7.5. Організація обліку нематеріальних активів

Для обліку руху і наявності об’єктів інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів запроваджено спеціальні носії інформації та визначено порядок їх складання []. Вони можуть також застосовуватися для оформлення операцій з іншими нематеріальними активами та ведення аналітичного обліку. Для цього необхідно у них зазначати назви і реквізити форми з обліку нематеріальних активів.

Уведення в експлуатацію нематеріальних активів оформляється Актом введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (ф. НА-1). Акт складається в одному примірнику для кожного об’єкту приймальною комісією, призначеною наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого органу (посадової особи), який здійснює керівництво підприємством. Акт заповнюється на основі технічної, науково-технічної та інших документів, що підтверджують майнові права на об’єкт нематеріальних активів (договору на використання майнових прав інтелектуальної власності, ліцензійного договору, авторського свідоцтва, свідоцтва на знак для товарів і послуг, патенту (деклараційного патенту) на винахід, деклараційного патенту на корисну модель, патенту на промисловий зразок тощо). В акті наводиться характеристика такого об’єкта, яка містить докладний його опис і порядок використання (письмовий та/або образотворчий опис з формулою, креслення, схема, зразок, дискета, аудіо-, відеокасета тощо), особливості і переваги, зазначаються основні якісні та кількісні показники об’єкта права інтелектуальної власності, вартість, строк корисного використання, особа, відповідальна за використання об’єкта., особливості і переваги.

Акт введення в господарський оборот права на використання вигод від скорочення викидів парникових газів складається за наявності верифікаційного висновку про обсяги скорочення антропогенних викидів парникових газів. Первинні документи про витрати на об’єкт нематеріальних активів, отриманий в результаті розробки, повинні, зокрема, містити інформацію про зміст витрат (виконання робіт зі створення нематеріального активу, витрачання матеріальних цінностей на створення об’єкта), кількісні і вартісні показники таких витрат, підписи уповноважених посадових осіб. Оформлений акт підписується головою та членами комісії, особою, відповідальною за прийняття для використання об’єкта права інтелектуальної власності, головним бухгалтером та затверджується керівником підприємства чи особою на те уповноваженою.

На кожний об’єкт нематеріальних активів бухгалтерія за показними Акта ф. НА-1 відкриває Інвентарну картку обліку об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (ф. НА-2). Одна інвентарна картка може застосовуватись для аналітичного обліку групи однотипних за призначенням та умовами використання об’єктів, що уводяться (надійшли) в експлуатацію в одному календарному місяці та закріплюються за однією відповідальною за їх використання особою. У картках зазначають назву об’єкта права інтелектуальної власності та назву документації, на підставі якої об’єкт введено в експлуатацію (договір на використання майнових прав інтелектуальної власності, ліцензійний договір тощо), а також наводять основні, притаманні цьому об’єкту ознаки або властивості.

Вибуття об’єкта права інтелектуальної власності в інвентарній картці відмічають на підставі Акту вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (ф. № НА-3). Акт складається комісією у двох примірниках на кожний окремий об’єкт нематеріальних активів. У ньому зазначаються причини вибуття (закінчення строку дії: майнових прав інтелектуальної власності, договору на використання майнових прав інтелектуальної власності, зберігання інформації щодо об’єктів права інтелектуальної власності як комерційної таємниці, ліцензійного договору; дострокове припинення ліцензійного договору тощо). Перший примірник акта передається до бухгалтерії, другий залишається у особи, що була відповідальною за використання об’єкта права інтелектуальної власності. Регістри аналітичного обліку об’єктів нематеріальних активів, що вибули, додаються до документів, якими оформлені операції вибуття цих об’єктів.

Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (ф. № НА-4) складається в одному примірнику при проведенні інвентаризації окремо за кожним місцезнаходженням об’єктів та за кожною особою, відповідальною за їх використання. В інвентарний опис включається кожний окремий об’єкт права інтелектуальної власності. При складанні інвентаризаційного опису особа, відповідальна за використання об’єктів права інтелектуальної власності, дає розписку про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи передані до бухгалтерії і всі об’єкти, одержані для використання і зберігання, оприбутковані, а ті об’єкти, що вибули (ліквідовані), списані.

Для систематизації на рахунках бухгалтерського обліку інформації, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах щодо операцій з нематеріальними активами, застосовуються регістри синтетичного та аналітичного обліку журнал 4, відомість 4.1 аналітичного обліку капітальних інвестицій і відомість 3.3 аналітичного обліку нематеріальних активів, форми яких затверджені наказом Міністерства фінансів України від 27.10.2000 № 356, або відомість 4-м, форма якої затверджена наказом Міністерства фінансів України від 25.06.2003 № 422.