2.1. Елементи наукової організації праці персоналу бухгалтерії

Ведення бухгалтерського обліку, складання звітності та здійснення контролю за фінансово-господарською діяльністю суб’єктів господарювання здійснюється бухгалтерією, тому від ефективності її роботи безпосередньо залежать оперативність, своєчасність та вірогідність інформації, на основі якої приймаються управлінські рішення, а тому і якість таких рішень. Апарат бухгалтерії може ефективно функціонувати лише при створенні певних умов для його роботи. Оптимальне та раціональне використання трудових ресурсів та зростання на цій основі ефективності роботи апарату бухгалтерії забезпечує наукова організація праці.

Наукова організація праці апарату бухгалтерії є комплексом організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, психофізіологічних і естетичних заходів, спрямованих на раціоналізацію облікової роботи, створення сприятливих умов праці та розвиток творчих здібностей працівників.

Основними елементами наукової організації праці апарату бухгалтерії є:

- організація трудового процесу на основі раціонального поділу і кооперування праці та створення ефективної структури апарату бухгалтерії, спроможного забезпечити виконання усього комплексу облікових робіт на підприємстві;

• планування облікових робіт з метою забезпечення їх своєчасного виконання, регламентування функцій структурних підрозділів та обов'язків кожного виконавця;

• вдосконалення організації робочої зони і робочих місць бухгалтерів шляхом оснащення комп’ютерною та організаційною технікою;

• впровадження у практику сучасних методів і способів облікової роботи;

• вдосконалення нормування облікової роботи та визначення чисельності апарату бухгалтерії за нормами норми часу на виконання кожного виду облікових робіт у розрізі об’єктів обліку та нормативами чисельності працівників бухгалтерії;

• вивчення та розповсюдження передового досвіду облікової роботи;

• раціональний підбір працівників на основі досвіду їх роботи, рівня освіти та кваліфікації, ставлення до виконання посадових обов’язків; спеціальна підготовка і систематичне підвищення рівня кваліфікації апарату бухгалтерії;

• створення сприятливих умов праці шляхом забезпечення науково-обґрунтованих параметрів мікроклімату у приміщенні бухгалтерії, її раціонального освітлення, зниження рівня шуму, естетичного оточення та інших оптимальних умов праці;

• розвиток творчих здібностей, здорової конкуренції у колективі та суспільної активності працівників шляхом розробки і впровадження системи заохочень і покарань, забезпечення духовного збагачення працівників, підвищення їх зацікавленості у результатах праці, створення у колективі почуття відповідальності за результати роботи, взаємної поваги та вимогливості.

Наукова організація праці у бухгалтерії впроваджується у три етапи. На першому вивчаються і аналізуються діючі засади організації праці апарату бухгалтерії: його структура і побудова; поділ і кооперування праці; наявність та якість внутрішніх нормативних документів, що регламентують функціонування апарату бухгалтерії (положення про бухгалтерію, положення про відділи (сектори) бухгалтерії, посадові інструкції, графіки облікових робіт, тощо); а також умови праці та оснащення робочих місць. На другому етапі розробляються і обговорюються пропозиції з наукової організації праці та техніко-економічні, соціальні, психофізіологічні і естетичні заходи, проводяться експерименти та створюються передумови для їх впровадження. На третьому етапі впроваджуються розроблені і апробовані заходи та організується спостереження за їх ефективністю з метою подальшого удосконалення.

Рекомендації з наукової організації праці слід розробляти комплексно, використовуючи принципи ергономіки, інженерної та соціальної психології. У процесі організації роботи апарату бухгалтерії необхідно встановлювати фактори, які сприяють зростанню продуктивності і якості праці та які ускладнюють процес виконання облікових робіт. Серед таких факторів найважливішими є: рівень професійної і загальної підготовки спеціаліста; підпорядкованість у трудовому колективі; задоволеність роботою; ступінь емоційного напруження, можливість стресових ситуацій та втоми, що ослаблює увагу і ускладнює виконання роботи; інтенсивність роботи та межі її підвищення; швидкість реакції, межі відповідальності; мікроклімат у колективі; конструкція елементів робочої зони і робочого місця; психологічне середовище у колективі; ступінь виробничого шуму та естетичний рівень навколишнього середовища. Невід’ємною складовою умов праці є взаємовідносини між учасниками трудового процесу, тому при організації роботи апарату бухгалтерії необхідно враховувати соціально-економічні і інженерно-психологічні фактори і чинники.

Важливим елементом організації праці апарату бухгалтерії є раціональне планування службових приміщень та створення комплексу організаційно-технічних умов, які забезпечують нормальну роботу у відповідності із санітарно-гігієнічними стандартами.

Одним із суттєвих чинників, що сприяють зростанню ефективності та якості роботи апарату бухгалтерії є створення комфортних умов праці бухгалтерів. Їх комплекс включає: 1) підтримання оптимальної температури у приміщеннях (18-20°) за рахунок опалення та оснащення кондиціонерами; 2) раціональне освітлення у відповідності із санітарними нормами; 3) зниження рівня шуму; 4) кольорове оформлення стін, що сприяє зростанню продуктивності розумової діяльності.

Робоче місце бухгалтера – це зона його трудової діяльності, яку необхідно оптимально пристосувати для виконання функцій, визначених посадовою інструкцією. Організація робочих місць – це створення найбільш оптимальних і сприятливих умов праці для працівника, забезпечення їх раціонального розміщення, розумне укомплектування усім необхідним для роботи на обмеженій площі, створення зручності та комфорту у роботі виконавців, усунення дії на них небезпечних факторів зовнішнього середовища, забезпечення безперебійного обслуговування робочих місць усім необхідним для успішного виконання облікових робіт.

У сучасних умовах комп’ютер стає основним функціональним елементом робочого місця бухгалтера, тому при його конструюванні необхідно дотримуватись вимог ергономічного забезпечення. Ергономічне забезпечення (ергономіка від грецьких слів ergon - робота та nomos - закон) – це сукупність методів і засобів, які створюють оптимальні умови для розробки, реалізації, впровадження відповідних технологій, що забезпечують нормальне функціонування інформаційної системи бухгалтерського обліку, а також швидке оволодіння працівниками і користувачами їх різних типів та категорій із урахуванням вимог якісної, нешкідливої, безпечної роботи. Воно включає комплекс гігієнічних, антропометричних, психофізіологічних, психологічних вимог. Зокрема, при використанні комп’ютерної техніки необхідно забезпечити:

• достатній робочий простір для бухгалтера, що дозволяє безперешкодно виконувати як ручну роботу, так і працювати на комп’ютері;

• зручний для сприйняття вигляд інформації на екрані монітора;

• достатні фізичні, зорові і слухові зв’язки між бухгалтером та комп’ютером, а також між операторами. Для цього діалог з системою будують так, щоб для відповіді користувача потрібно було натискати менше клавіш. Повідомлення системи повинні супроводжуватися короткими звуковими сигналами, а особливо важливі – довгими;

• оптимальне розміщення устаткування, завдяки чому забезпечується зручне положення бухгалтера при роботі;

• припустимий рівень акустичного шуму і вібрацій, створюваних комп’ютерною та іншою технікою;

• наявність на робочих місцях інструкцій з техніки безпеки.

Складовими ділового виробничого клімату у бухгалтерії є соціальний, моральний та психологічний мікроклімат.

Соціальне забезпечення включає виховання свідомого ставлення кожного бухгалтера до виконання посадових обов’язків, усвідомлення ними завдань і значення роботи бухгалтерії у функціонуванні підприємства, забезпечення дотримання правил трудової дисципліни та регламенту підприємства, розвиток творчої активності та ініціативи працівників, запровадження інституту наставників, тощо.

Зацікавленість працівників у результатах роботи безпосередньо залежить від системи оплати праці та, зокрема, системи заохочень. Апарат бухгалтерії не приймає безпосередньої участі у виробничих процесах, але забезпечує функціонування підприємства, тому його робота повинна оплачуватись нарівні із іншим категоріями управлінського персоналу. При цьому, заробітна плата головного бухгалтера не повинна у рази перевищувати заробітну плату його підлеглих. Для підвищення продуктивності і ефективності роботи апарату бухгалтерії необхідно розробити систему науково обґрунтованої системи мотивації праці шляхом запровадження диференційованої оплати, за якої рівень заробітної плати кожного виконавця безпосередньо залежить від результатів його роботи (своєчасного складання звітності або виконання облікових робіт, роботи без помилок та зауважень, суворого дотримання правил внутрішнього розпорядку, тощо). При цьому система матеріальної мотивації та заохочення повинна зацікавлювати бухгалтерів як у результатах власної праці, так і роботи усього підприємства у цілому. Для цього необхідно рівень оплати праці поставити у залежність від результатів фінансово-господарської діяльності підприємства, зокрема, за рахунок виплат за підсумками роботи за рік.

Ефективність роботи апарату бухгалтерії залежить, у першу чергу, від атмосфери взаємної пошани і поваги, свідомого підпорядкування своєї поведінки високим моральним ідеалам, співпраці між керівником і підлеглими, між працівниками як колегами. Важлива роль в ефективному забезпеченні праці належить моральному мікроклімату. У колективі повинні переважати взаємодовіра між працівниками, товариські взаємини і дружба, взаємодопомога, глибока пошана до кожного члена колективу, турбота про молоде покоління.

Психологічний клімат у бухгалтерії переважно залежать від раціональності дій головного бухгалтера та керівників структурних підрозділів бухгалтерії. Раціональність управління персоналом визначається такими факторами як: досвід керівництва, рівень знань не лише бухгалтерського обліку, але й інших економічних дисциплін, без яких неможливе керівництво сучасними обліковими структурами, комунікаційні якості, перспективність, свобода мислення, цілеспрямованість, гнучкість керівництва на усіх рівнях управління (секторами, відділами, групами), його творча активність та здатність приймати рішення у різних умовах.