10.1.Основи організації обліку витрат

Сукупність процесів збирання, обробки та видачі підсумкової обліково-економічної інформації з обліку витрат підприємства та калькулювання собівартості продукції є однією з найбільш складних і важливих підсистем у загальній системі обліково-економічної інформації. Необхідність безперервного зниження рівня витрат виробництва, виявлення резервів у використанні матеріальних і трудових ресурсів потребують своєчасної, повної та специфічної інформації, формування якої забезпечує облік витрат підприємства.

Об'єктами організації обліку витрат та обліково-економічними завданнями, розв’язання яких забезпечує підсистема, є:

• облік витрат за видами діяльності підприємства;

• облік витрат за економічними елементами;

• облік витрат основного і допоміжних (підсобних) виробництв;

• калькулювання собівартості продукції;

• організація роботи облікового апарату.

Кожне з перерахованих завдань на практиці деталізується на більш конкретні завдання і об’єкти, у розрізі яких і здійснюють упорядкування та подальше удосконалення обліку витрат та калькулювання собівартості продукції.

Для успішного функціонування підсистеми обліку витрат необхідно створити певні передумови: забезпечити досконалу структуру управління виробництвом (відповідність організаційного поділу виробництва на цехи та дільниці технологічному процесу, доцільність цехової або без цехової структури); науково-обґрунтоване нормування витрат виробництва та запровадити систему нормування витрат, адаптовану до обліку витрат і калькулювання собівартості продукції; теоретично обґрунтовані та практично апробовані принципи та методи обліку витрат; наявність сучасної комп’ютерної техніки та кваліфікованих кадрів.

У проекті організації обліку витрат та калькулювання собівартості продукції узагальнюються методи і способи обліку витрат, що відповідають формі обліку та наявним засобам комп’ютерної техніки. Проект складається з Розділів: 1) загальна частина; 2) організація обліку витрат; 3) організація калькулювання собівартості продукції; 4) особливості організації роботи облікового апарату (табл. 10.1).

Таблиця 10.1

Проект організації обліку витрат й калькулювання

собівартості продукції

У загальній частині проекту зазначають нормативні документи (централізовані і внутрішні) з обліку витрат; указують склад цехів основного та допоміжних (підсобних) виробництв; висвітлюють ступінь централізації або децентралізації обліку витрат; методику розробки робочого плану рахунків з обліку витрат; порядок групування витрат; принципи та методи організації обліку витрат, організаційні форми комп’ютеризації обліку.

Порядок обліку витрат та калькулювання собівартості продукції регламентують (П(с)бо 16 «Витрати» [] та Методичні рекомендації з формування собівартості продукції (робіт, послуг) у промисловості []. На їх основі кожним підприємством розробляються внутрішні нормативні документи: робоча інструкція з обліку витрат виробництва та калькулювання собівартості продукції; інструкція з обліку браку у виробництві; робоча інструкція з обліку витрат майбутніх періодів; інструкція з обліку та порядку розподілу загально виробничих витрат.

У наказі про облікову політику зазначають такі елементи (табл. 10.2).

Таблиця 10.2

Елементи облікової політики по витратах

Малі підприємства можуть вести облік із використанням 8 класу рахунків „Витрати за елементами”, 9 класу „Вит­рати діяльності” або із використанням рахунків і 8 і 9 класів. Підприємства (крім суб’єктів малого підприємництва) використовують для обліку витрат діяльності рахунки 9 класу. Рішення про одночасне використання рахунків 8 класу для обліку витрат за елементами вони приймають самостійно, що відображують у наказі про облікову політику. На практиці визначилась тенденція використання великими підприємствами при автоматизації облікового процесу для накопичення інформації про витрати і за елементами, і за видами діяльності одночасно рахунків 8-го і 9-го класів. При цьому може бути застосована така схема: витрати збирають спочатку на рахунках обліку витрат класу 8, а потім списують на рахунки класу 9 для обліку витрат за функціональними ознаками й на рахунок 23 „Виробництво”. Підсумкові обороти за рахунками класу 8 використовують для заповнення другого розділу Звіту про фінансові результати.

Одним з чинників, що істотно впливає на організацію обліку витрат, є структура підприємства і, зокрема, структура виробництва. Структура підприємства – це його внутрішній поділ на структурні підрозділи, що 1) виконують виробничий процес (цехи, дільниці); 2) управляють виробництвом та займаються його обслуговуванням. Структура підприємства зумовлюється способом виготовлення продукції, обсягами випуску продукції і організацією виробництва. Вона безпосередньо впливає на побудову обліку витрат. При виборі структурних підрозділів як об’єктів обліку необхідно виходити з потреб управління їхньою діяльністю. Оптимально побудована структура обліку витрат дозволить виявляти якість роботи окремих, територіально і адміністративно розмежованих структурних підрозділів підприємства. Залежно від ролі виробничих підрозділів у процесі виробництва, а також у виконанні основної виробничої програми вони діляться на: 1) основні, 2) допоміжні і 3) підсобні. Поділ структурних підрозділів на основні, допоміжні і підсобні залежить від їх ролі у виготовленні продукції, що призначена для реалізації стороннім споживачам.

Основні цехи беруть безпосередню участь у виготовленні продукції підприємства, що є головною метою його створення. Їх склад залежить від галузі економічної діяльності. Наприклад, на металообробному підприємстві до основних належать: 1) ливарні цехи (чавуноливарний, мідноливарний, тощо; 2) ковальський цех, 3) слюсарний цех, 4) механічний цех, 5) складальний цех. При поділі цехів за видами продукції, що виготовляється, до основних належать: дизельний цех, колісний цех, тощо. На підприємствах хімічної промисловості основними цехами є: 1) серно кислотний камерний цех, 2) серно кислотний баштовий цех, 3) азотний цех, 4) кальцинований цех, 5) каустичний цех, тощо; на підприємствах металургійного комплексу: 1) доменний, 2) бесемерівський, 3) мартенівський, 4) прокатний, тощо.

Допоміжними називаються підрозділи, які беруть участь у виконанні виробничої програми не безпосередньо, а через обслуговування основного виробництва. Обслуговування виражається у виготовленні або в ремонті інструменту, ремонті устаткування, виготовленні моделей, постачанні енергії, тощо. До допоміжних цехів належать: інструментальний, ремонтно-механічний, модельний, паросиловий, компресорна станція, теплоелектроцентраль, водокачка, транспортне господарство, тощо.

Підсобними називаються підрозділи, які виготовляють продукцію, що частково або повністю використовується основними цехами, але має самостійне призначення (бондарський цех на хімічному заводі (виготовляє тару для хімпродуктів), лісопильне виробництво, створене на металообробному заводі для його потреб, тощо). Підрозділи невиробничого характеру призначені для обслуговування побутових потреб персоналу: житлово-комунальне господарство, їдальні, перукарні.

Робочий план рахунків з обліку витрат призначений забезпечити ведення аналітичного обліку за напрямками, які необхідні для управління витратами. На його побудову впливає структура підприємства, наявність цехів (підрозділів) основного та допоміжних (підсобних) виробництв, асортимент продукції, тощо, тому рахунки аналітичного обліку до рахунку 23 „Виробництво” відкривають за видами виробництв, структурними підрозділами, центрами відповідальності і видами або групами продукції, що виробляється підприємством (рис. 10.1).

Рис. 10.1. Блок-схема формування робочого плану рахунків з обліку витрат виробництва

На побудову робочого плану рахунків впливає специфіка діяльності підприємства. Так, промислові та сільськогосподарські підприємства відкривають субрахунки обліку витрат за видами продукції, що виробляється; підприємства транспорту та зв’язку – за видами послуг; підрядні, геологічні та проектні – за видами будівельно-монтажних, геологорозвідувальних та проектно-пошукових робіт; підприємства громадського харчування – за видами продукції власного виробництва; підприємства торгівлі, постачання та збуту – за видами товарів, що реалізуються; дорожні господарства – за видами витрат на утримання й ремонт автомобільних доріг.

Наприклад, на меблевій фабриці є три цехи основного виробництва. Відповідно, для обліку витрат виробництва виділяють три субрахунки: 2311, 2312 та 2313. У кожному структурному підрозділі виділяють окремі субрахунки для обліку кожного виду продукції, що виготовляється. Для обліку столів, які збирають у першому цеху, виділяють субрахунок обліку витрат 231101, а для обліку стільців, відповідно, субрахунок 231202. Кожний різновид столів отримує окремий номенклатурний номер, який встановлюється виходячи із номера столів та кількості їх найменувань (2311012, 2311012, 2311013). Так саме кожний різновид стільців відповідно отримує окремий номенклатурний номер, який встановлюється виходячи із номера стільців та кількості їх найменувань (2312021, 2312022, 2312023). Таким чином, кожне найменування готової продукції отримує окремий номенклатурний номер, похідний від шифру структурного підрозділу, у якому її виготовлено.

Також усі підприємства відкривають рахунки обліку витрат для обліку допоміжних (підсобних) виробництв; обліку некапітальних робіт (будівництво тимчасових споруд, демон­таж припиненого будівництва), тощо. Робочий план рахунків для обліку їх витрат розробляється за аналогічною схемою.