9.4. Організація обліку дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги

Організація обліку дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги включає: вибір форми розрахунків, які найбільш відповідають укладеним договорам даного підприємства з покупцями та замовниками; розробку картотек відвантажувальних, розрахункових, адресних та інших реквізитів покупців; установлення порядку документування розрахункових операцій; розробку методики та техніки синтетичного та аналітичного обліку розрахунків із покупцями.

Форма розрахунків визначається за згодою сторін у договорах, укладених між контрагентами. При цьому обирають найбільш прогресивні форми (клієнт-банк-клієнт; акредитиви або договірні розрахунки). У договорах доцільно зазначати додаткові умови, призначені гарантувати своєчасність розрахунків та прискорення оберненості оборотних коштів (пропонувати передоплату), а також встановлювати фінансові санкції, що стягуються у разі недотримання термінів розрахунків або поставок, При розрахунках акредитивами необхідно встановлювати терміни поставок, що дозволить точніше визначати терміни відкриття акредитиву та уникнути уповільнення швидкості оберненості коштів та їх заморожування на рахунках акредитиву. При передоплаті вказують терміни сплати, її величину у відсотках від суми поставок та оговорюються умови, за яких вони можуть змінюватись.

Картотека адресних, розрахункових, відвантажувальних реквізитів покупців та замовників забезпечує правильне складання документів та прискорює облікові роботи, тому є необхідною складовою організації обліку дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги. Якщо картотеки ведуться на підприємстві децентралізовано, тоді по покупцям та замовникам їх ведуть у відділі збуту, а за іншими розрахунками – у бухгалтерії. Більш доцільно сформувати єдину картотеку у бухгалтерії (фінансовому відділі), але забезпечити доступ до неї усіх зацікавлених служб.

В договорах потрібно зазначити перелік документів, якими оформлюються поставки матеріальних цінностей та розрахунки за них, терміни й способи їх представлення, кількість екземплярів. Форми первинних документів по розрахункових операціях регламентуються інструкцією Національного банку України [], а по відвантажувальних – інструкціями Державного комітету статистики [] та іншими нормативними документами []. На підприємстві необхідно сформувати альбом з такими документами та навести вказівки про порядок складання та використання в обліку. Також необхідно проводити інструктаж працівників, які займаються розрахунками, для покращення засвоєння порядку оформлення документації.

Поставки продукції оформляються такими документами: доручення на право одержання цінностей; товарно-транспортна накладна; рахунок-фактура; акт здачі продукції; податкова накладна, технічний паспорт, специфікації, сертифікати. Для забезпечення контролю за своєчасним складанням документів та їх просуванням між виконавцями розробляється зведений графік руху документів по розрахунках із покупцями та замовниками.

Організація аналітичного і синтетичного обліку дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги залежить від форми обліку на підприємстві та організаційно-технічних засобів, що застосовуються для обліку. Облік розрахунків з покупцями і замовниками ведеться відділом з обліку реалізації продукції.

Аналітичний облік розрахунків із покупцями та замовниками ведуть у Відомості 3.1, яку заповнюють на підставі документів про відвантаження матеріальних цінностей та їх оплату, а синтетичний – у Журналі 3.