7.1. Основи організації обліку необоротних активів

Необоротні активи (устаткування, фабрики, дороги) є одним із фундаментальних факторів або складових економічного зростання [1, с. 491], тому відіграють стратегічну роль у функціонуванні усіх суб’єктів господарювання. Для оптимального управління основними засобами необхідна така організація обліку, яка б забезпечувала прийняття раціональних рішень щодо придбання нових потужностей, ліквідації застарілих об’єктів, ефективного використання наявних необоротних активів.

Організація обліку основних засобів – це процес цілеспрямованого вибору та безперервного упорядкування способів та прийомів збирання, обробки та видачі достовірної та своєчасної вихідної інформації про наявність, рух, збереження та використання належних підприємству основних засобів з метою прийняття управлінських рішень [6, с.135]. На побудову обліку необоротних активів впливають їх субстанціонарні (змістовні) характеристики (довготривалий термін використання, протягом якого необхідно забезпечити облік об’єктів; технічно складна та багатокомпонентна будова, яку потрібно детально відображати у регістрах обліку; величезна вартість об’єктів, необхідність нарахування амортизації, проведення ремонтів), тому раціональна організація обліку необоротних активів неможлива без обов'язкового закріплення об'єктів за конкретними матеріально-відповідальними особами, присвоєння кожному об’єкту інвентарного номера, розробки та дотримання графіків ремонтів та забезпечення їх необхідною технічною та кошторисно-фінансовою документацією, планування відтворення основних засобів.

Організація обліку необоротних активів є складною, цілісною системою, яка поєднує документування операцій з обліку руху необоротних активів, складання регістрів аналітичного й синтетичного обліку, а також заповнення форм фінансової звітності (рис. 7.1).

Рис. 7.1. Блок-схема організації обліку необоротних активів

У підсистемі організації обліку необоротних активів можна виділити наступні обліково-економічні завдання, які є об’єктами її створення та функціонування:

1. своєчасне документування операцій з приймання, списання, продажу або передавання необоротних активів, що підтверджує юридичні права власника на об’єкти;

2. облік амортизації;

3. облік наявності необоротних активів, призначений унеможливити крадіжки, розбирання, руйнування об’єктів у процесі їх експлуатації та забезпечити їх збереження як стратегічної частини майна власників;

4. «…виявлення економічних та юридичних наслідків господарських операцій» [5, с.53] з придбання, реконструкції, модернізації об’єктів або їх ліквідації.

Для організації обліку необоротних активів розробляється проект, який регламентує як загальні положення обліку необоротних активів, так і організацію документування операцій з приймання-передавання, списання об’єктів, організацію аналітичного і синтетичного обліку наявності та руху необоротних активів (табл. 7.1).

Таблиця 7.1

Макет проекту організації обліку необоротних активів

Організація обліку основних засобів базується на методологічних і методичних засадах нормативних документів, зокрема, П(С)БО 7 "Основні засоби" [87], П(С)БО 8 «Нематеріальні активи» [87], які визначають методику і порядок формування в бухгалтерському обліку інформації про основні засоби, інші необоротні матеріальні активи та незавершені капітальні інвестиції в необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи, а також розкриття інформації про них у фінансовій звітності.

Виходячи з вимог П(С)БО 7 «Основні засоби» [87] бухгалтерія разом з працівниками технічних служб повинна правильно встановити і оформити класифікаційні ознаки кожного об'єкту основних засобів, яким може бути:

1. конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій;

2. закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям до нього;

3. відокремлений комплекс конструктивно з’єднаних предметів однакового або різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні пристосування, приладдя та єдиний фундамент, унаслідок чого кожен предмет може виконувати свої функції, а комплекс – певну роботу тільки у складі комплексу, а не самостійно.

Так, об’єктом обліку силових машин і обладнання, робочих машин і обладнання є машина (верстат) з фундаментом, усіма пристосуваннями, що входять до її складу, приладами, пристроями й індивідуальною огорожею. Об’єктом обліку транспортних засобів є кожний автомобіль, включаючи запасні колеса з камерою та покришками і набір інструментів до кожного автомобіля. Об’єктом обліку вимірювальних та регулювальних пристроїв, інструментів, пристроїв та інвентарю є кожний предмет, що має самостійне значення і не є складовою іншого інвентарного об’єкта. Інвентарним об’єктом обліку є кожна окрема споруда (міст разом з опорами та фермами; естакада з під’їздами та підходами до неї). Єдиним інвентарним об’єктом обліку є комп’ютер, до складу якого входять усі предмети, що забезпечують його функціонування (монітор, системний блок, клавіатура, мишка, принтер). Інвентарним об’єктом обліку є кожна будівля та надвірні будови, що прилягають до неї. Кожна з частин складного об’єкта, які мають різний строк корисного використання (експлуатації), може визнаватись самостійним об’єктом обліку. Так, за рішенням підприємства, до вартості будівлі можна включати усі комунікації, що забезпечують її експлуатацію (опалювальні, електричні мережі та мережі водопостачання), або виділяти їх в окремий об’єкт обліку через менш тривалий термін використання.

Необхідною умовою раціональної організації обліку необоротних активів є класифікація основних фондів як складова державної системи класифікації та кодування техніко-економічної і соціальної інформації. Її застосування забезпечує організацію обліку та звітності в частині основних засобів; реалізацію комплексу облікових функцій з державної статистики основних засобів та здійснення міжнародних зіставлень за структурою і станом основних фондів; визначення норм амортизації за групами основних засобів та віднесення сум амортизації на витрати виробництва; визначення похідних економічних показників (фондоємність, фондоозброєність, фондовіддача), а також нормативів проведення ремонтів основних засобів.

Підприємству необхідно самостійно розробити класифікатор наявних основних засобів, який вводиться в дію наказом керівника з одночасним призначенням посадових осіб, відповідальних за його ведення і правильне застосування. Класифікацію основних засобів можна розробляти згідно Державного класифікатору України []. Його побудовано за ієрархічним методом класифікації основних засобів із використанням послідовної системи кодування. Кожна позиція у КОФ містить шестизначний цифровий код і назву відповідних класифікаційних угруповань, що позначаються відповідною кількістю цифр (рис. 7.2).

х х хх хх

група

підгрупа

клас

тип

Рис. 7.2. Структура коду основних засобів

Перелік інвентарних номерів основних засобів, розроблений згідно Державного класифікатора наведено у табл. 7.2.

Таблиця 7.2

Перелік інвентарних номерів основних засобів

У восьмизначній системі кодування першими трьома знаками позначають номер субрахунку обліку основних засобів, четвертим – підгрупу і останніми чотирма – порядковий номер об’єкта у підгрупі [13]. Розробка класифікації основних засобів починається із формування груп та підгруп об’єктів. У відомості за підметом записують групи об’єктів (будинки, споруди), а за присудком вказують підгрупи у кожній групі. Потім складається детальний перелік об’єктів основних засобів за кожною підгрупою, де кожному об’єкту присвоюється порядковий номер у підгрупі. Виходячи з порядкового номера об’єкта найбільшої групи, номера групи та номера підгрупи, кожному об’єкту встановлюється інвентарний номер (табл. 7.3).

Таблиця 7.3

Класифікація основних засобів за обліковими групами та підгрупами

Приклад розробки робочого плану рахунків обліку основних засобів із восьмизначними номерами наведено у табл. 7.4.