6.1. Об’єкти організації облікового процесу

Обліковий процес (від лат. processus – просування) – це сукупна послідовність дій, що забезпечують «виявлення, вимірювання, реєстрацію, накопичення, узагальнення, зберігання та передачу інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень» [66]. Обліковий процес формують елементи: операції, процедури, технологія, стадії (етапи), дільниці обліку.

Операція (від лат. operatio – дія) – це завершена дія або сукупність взаємопов’язаних дій, спрямованих на вирішення певних облікових завдань. За ступенем складності у бухгалтерському обліку розрізняють операції:

• механічні (складання або надходження документів, їх передавання, реєстрація);

• переробні (групування інформації, складання бухгалтерських проводок, заповнення регістрів, виконання розрахунків);

• творчі (формування підсумків, висновків, пропозицій) є продуктом облікової, контрольної та аналітичної роботи, забезпечуючи ефективність і якість управління.

Сукупність операцій формує облікову процедуру (франц. рrocedure від лат. рrocedo - просуваюсь) – це встановлений порядок, послідовність прийомів, дій і записів, які повинен виконувати бухгалтер у процесі роботи та які забезпечують вирішення облікових завдань, поставлених перед ним. Процедура – це модель технології обробки облікової інформації, що реалізується шляхом кваліфікації фактів господарського життя, тобто їх реєстрації, групування і інтерпретації (аналізу), що завершується прийняттям управлінських рішень [82, с.47].

Вихідну результативну інформацію можна отримати шляхом збирання, обробки, переробки та узагальнення показників, що характеризують господарські операції, тобто шляхом виконання певних послідовних дій над вхідною інформацією. Цей процес перетворення вхідної інформації в якісно нову за структурою та змістом інформацію можна розглядати як технологію облікового процесу. Технологія облікового процесу (грец. technë – майстерність, вміння та …логія) – це сукупність методів, прийомів та способів, що забезпечують збирання, обробку, інтерпретацію та узагальнення облікової інформації. За аналогією до будь-якого технологічного процесу у складі облікового процесу виділяють три технологічні стадії (етапи):

1) первинний облік (вхід до системи обліку) – процес збирання інформації, що складається з а) первинного спостереження, тобто сприйняття господарських операцій; б) їх вимірювання у натуральних та вартісних показниках; в) фіксації у носіях облікової інформації – у документах;

2) поточний облік – підготовка первинної інформації до обробки, контроль її достовірності, обробка, запис показників документів в облікових регістрах;

3) підсумковий етап (вихід із системи) – формування звітних показників за певний період та передача користувачам підсумкової інформації.

Система обліково-економічної інформації складається з цілого ряду взаємопов’язаних підсистем або топологічних ділянок обліку (облік необоротних активів, облік запасів, облік грошових коштів, облік витрат, тощо). Кожна така підсистема є складним системним утворенням, що складається з декількох обліково-економічних завдань або об’єктів обліку. Для їх реалізації у кожній підсистемі необхідно організувати рух носіїв обліково-економічної інформації у певних напрямках і з певною метою. Так, у підсистемі обліку запасів, основними потоками інформації є інформація щодо надходження запасів на склад підприємства, їх видачі зі складу у виробництво або для реалізації. При формуванні потоків інформації та створенні їх моделей слід орієнтуватись на вихідну, підсумкову інформацію, яку потрібно одержати і передати користувачам для управління та прийняття управлінських рішень щодо кожного об’єкта господарювання. Теоретичною основою технології обліку кожного об’єкта господарювання є методологічні засади, регламентовані нормативними документами, зокрема, П(С)БО та Планом рахунків

6.2. Організація облікових номенклатур

Облікова номенклатура (лат. nomenclatura – перелік) – це детальний, стислий, системний перелік найсуттєвіших ознак, що характеризують об’єкти обліку і необхідні для одержання вихідної результативної інформації. Їх склад залежать від об’єктивних чинників (галузі та виду економічної діяльності, обсягів діяльності, показників централізованої та внутрішньої звітності, об’єктів аналітично-контрольної роботи), тому кожне підприємство самостійно визначає тип, зміст, структуру та обсяги облікових показників, а також періодичність їх коригування та уточнення, інакше рішення будуть прийматись на основі застарілої, недостовірної інформації.

Організація номенклатур первинного обліку включає два види робіт: 1) вибір (формування) показників; 2) складання їх детального переліку у таблицях.

Номенклатури первинного обліку є вихідним джерелом облікових процедур на наступних етапах облікового процесу (поточного і підсумкового обліку), тому при їх вибір повинен бути достатнім для ведення аналітичного і синтетичного обліку (на етапі поточного обліку) і складання звітності (на етапі підсумкового обліку).

При формуванні показників необхідно вирішити певні завдання: 1) забезпечити однозначне описання господарської операції. Для цього необхідно кваліфікувати господарську операцію, тобто встановити її економічну та юридичну сутність; 2) встановити адекватність показників факту господарського життя; 3) створити умови для обробки показників за допомогою засобів комп’ютерної техніки.

Облікові номенклатури є певним інформаційним повідомленням, що складається з реквізитів. Реквізит – це мінімальний інформаційний елемент із самостійним змістовним навантаженням, обов’язковий у правильно оформленому документі. Виділяють реквізити реквізити-ознаки та реквізити-основи. Перші відображують якісні, а другі – кількісні характеристики об’єктів господарювання. Наприклад, назва продукції та її шифр (номер) – реквізити-ознаки, а її кількість, вартість – реквізит-основа. Кожний реквізит-основа разом із кількома реквізитами-ознаками утворюють економічний показник, один або кілька показників формують документ.

На формування номенклатур первинного обліку впливають особливості технології виробництва, організації праці, системи постачання і збуту та інші організаційно-технічні умови, що існують на підприємстві. Детальний перелік облікових номенклатур наводять у спеціальних таблицях (табл. 4.1).

Таблиця 4.1

Перелік номенклатур первинного обліку запасів

При формуванні переліку номенклатур необхідно передбачити можливість його поповнення новими об’єктами обліку та вилучення надлишкових і застарілих показників, усунення їх дублювання.

Номенклатури поточного обліку – це систематизований перелік показників, які характеризують економічно однорідні групи об’єктів господарювання. Розробку номенклатур починають із групування облікової інформації за певними ознаками. Спочатку об’єкти обліку поділяють на активи, капітал та зобов’язання, всередині них виділяють групи об’єктів відповідно до П(С)БО, плану рахунків та інструкції по його застосуванню. Після цього об’єкти кожної групи поділяють на підгрупи, субгрупи, виходячи із їх наявності на підприємстві та потреб управління в деталізації інформації. Кожній групі, підгрупі присвоюється певний порядковий номер, виходячи з якого встановлюється і записується номер для кожного об'єкта. Ця облікова номенклатура є основою робочого плану рахунків, зокрема, системою інвентарних або номенклатурних номерів. Облікові номенклатури бувають двох видів: прості (які не бувають деталізовані) і складні, які потребують подальшої деталізації.

Робочий план рахунків – це систематизований перелік синтетичних рахунків, субрахунків та рахунків аналітичного обліку, який підприємство використовує для нагромадження та групування облікової інформації про господарську діяльність з метою задоволення інформаційних потреб різних груп користувачів. Кожний рахунок робочого плану рахунків призначений детально, всебічно та повно характеризувати об’єкт обліку, для опису якого його призначено, чим забезпечується необхідний рівень деталізації інформації для управління, контролю і аналізу.

Робочий план рахунків складається із синтетичних рахунків, субрахунків та аналітичних рахунків, розроблених підприємством. У ньому наводять ті синтетичні рахунки Плану рахунків обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, які підприємство використовує для ведення обліку господарської діяльності. Рахунки, які не використовують, у робочому плані не зазначають. Робочий план рахунків формується шляхом поступового розкладання, деталізації рахунків вищого порядку на рахунки нижчого порядку. Синтетичні рахунки деталізують на субрахунки. Вони передбачені до багатьох синтетичних рахунків. У разі відсутності у плані рахунків субрахунків, підприємство за потребою вводить додатковий субрахунок, використовуючи для цього наступні за порядком цифри, і отримає для нього додатковий код. Наприклад, рахунок 28 “Товари ” може бути доповнений субрахунком 289 “Транспортно-заготівельні витрати”.

Субрахунки як рахунки другого порядку розкладаються, розпадаються, діляться на більш дрібні аналітичні рахунки. Їх виділяють окремо у межах кожного синтетичного рахунку та субрахунку. Перелік аналітичних рахунків (третього, четвертого, тощо, порядку) залежить від фактичної наявності об’єктів господарювання. Для формування робочого плану рахунків можуть застосовуватись методи послідовного групування об’єктів обліку та виділення їх вертикальної (ієрархічної) і горизонтальної (інформаційних зв’язків) структури. При фасетному способі групування інформації показники паралельно реєструють за декількома аналітичними ознаками. Це дозволяє у межах одного синтетичного рахунку одержати декілька різних систем аналітичних рахунків, що всебічно характеризують, розкривають первинну інформацію [40, с. 56]. Багатоступенева ієрархічна структура робочого плану рахунків, побудована шляхом застосування методу послідовного групування об’єктів обліку, забезпечує узагальнення активів, капіталу та зобов’язань на різних рівнях управління та проведення поглибленого, послідовного аналізу їх наявності та змін.

Таблиця 4.2

Витяг з робочого плану рахунків з обліку необоротних активів

Номенклатури підсумкового обліку є системою показників, які характеризують стан активів, капіталу і зобов’язань та його зміну. Вони поділяються:

а) за характером – на показники державної та внутрішньогосподарської звітності;

б) за змістом – на показники оперативної, фінансової, податкової звітності;

в) за періодичністю складання – на показники поточної, річної звітності.

Перелік та зміст номенклатур державної звітності регламентується законодавчими й нормативними документами. Номенклатури внутрішньої звітності формують згідно потреб управління. Вони залежать від виду діяльності підприємства, його структури та інших об’єктивних чинників.