Поступление материалов с недостачей Учетная процедура

Если при приемке материальных ценностей обнаружены количественные или качественные расхождения фактически поступивших ценностей с данными сопроводительных документов поставщика, то вместо приходной накладной составляется "Акт о приемке материалов". Данная форма документа также используется для оформления материальных ценностей, поступивших без платежных документов.

Акт составляется приемной комиссией, назначенной приказом руководства предприятия, с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия

Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию предприятия и является основанием для бухгалтерских записей, второй - передается в отдел снабжения для оформления и предъявления претензий поставщику или сообщения ему о необходимости доплаты за излишки. Наличие акта исключает выписку приходной накладной.

Сумма недостач относится в дебет счета 374 "Расчеты по претензиям" и в кредит счета 631 "Расчеты с отечественными поставщиками".

Реализация в компьютерной бухгалтерии

Стандартный документ типовой конфигурации "Приходная накладная" предназначен для ввода информации приходной накладной и не в полной мере отвечает требованиям ввода актов приемки материальных ценностей, составляемых при обнаружении отклонений. В нем отсутствуют реквизиты, отражающие величину отклонения от обязательств по поставке. Соответственно не производится формирование проводок, отражающих претензию поставщику на величину обязательств выявленного отклонения.

Тем не менее, данный документ в сочетании с режимом ручного ввода операций может быть использован и для отражения фактов поступления материальных ценностей с недостачей. Рассмотрим конкретную задачу из хозяйственной деятельности условного предприятия "Добро".

Задача 17-3

02.08.2003 на склад материалов № 1 от поставщика "ООО Ивент" поступили материалы в сопровождении товарно-транспортной накладной и счета № 31 от 23.07.2003. В счете указано:

При приемке материалов обнаружена недостача материала "Шита ДСП 1.0x0.6" вместо 400 единиц продукции в наличии оказалось 360 единиц. Составлен акт№1 от 02.08.2003, в котором указано:

Документы переданы в бухгалтерию. Необходимо отразить факт поступления материалов и факт недостачи в компьютерном учете. Отразить претензию поставщику "ООО Ивент" по недостаче материалов и выставить счет на сумму недостачи Также, при формировании задачи следует помнить, что в главе 11 был введен счет от поставщика ООО "Ивент", содержание которого должно быть изменено в соответствии с условиями данной задачи

Для реализации поставленной задачи потребуется выполнить следующие действия.

1. При помощи стандартного документа "Приходная накладная" вводятся фактические данные по приходу материалов, указанные в акте.

2. Претензия поставщику на величину отклонения отражается в учете в режиме ручного ввода операций.

Использование документа "Поступление материалов"

Рассмотрим порядок ввода документа "Приходная накладная". Пример заполнения диалоговой формы документа показан на рис. 17-9. При вводе реквизитов шапки документа необходимо указать:

1. поставщика, путем его выбора из справочника "Контрагенты",

2. договор (счет) по которому произведена поставка, путем выбора из справочника "Договоры (счета)",

3. склад, на который оприходованы материалы, путем выбора из справочника "Места хранения".

Рис. 17-9. Заполнение формы диалога документа "Приходная накладная" по факту прихода материалов

В табличную часть документа вводится информация о фактически поступивших материальных ценностях Сначала в графе "ТМЦ" из соответствующего справочника выбирается некоторый материал, затем вводятся необходимые количественно-суммовые реквизиты.

Возможны несколько вариантов их ввода

Если указанные материалы уже поступали в организацию ранее, то для заполнения табличной части документа можно воспользоваться кнопкой «Подбор», расположенной в нижней части формы ввода При этом открывается справочник "Номенклатура", в котором следует выбрать наименование материала и указать фактически полученное количества

Если в справочнике "Номенклатура" у поступающего материала заполнен реквизит "Цена", то значение реквизита переносится в табличную часть. Если оно не совпадает с ценой, указанной в документах поставщика, то значение графы "Цена" следует исправить, указав цену поставщика.

В реквизите "НДС" указывается сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая уплате поставщику по конкретному материалу. Она рассчитывается документом автоматически, но при необходимости может быть изменена вручную в соответствии с документами поставщика.