Ввод справочной информации

Если на предприятии имеется устоявшаяся номенклатура материалов и МБП, то данные об этих объектах учета целесообразно ввести в справочники заранее, до ввода хозяйственных операций. Также допускается ввод сведений о приобретаемых материалах и МБП непосредственно в процессе ввода хозяйственных операций и документов Поскольку при вводе операций по учету основных средств, ввод справочной информации предварял ввод операций, то в данном разделе рассмотрим второй вариант ввода справочной информации -непосредственно в процессе ввода хозяйственных операций.

Справочник "Места хранения" предназначен для ведения списка мест хранения МПЗ. Он организован в виде простого списка Каждый элемент описывается двумя реквизитами "Код" и "Наименование". Ввод информации в справочник целесообразно произвести заранее, поскольку данная информация достаточно устойчива и используется при решении многих задач различных участков учета В связи с этим рассмотрим следующую задачу.

Задача 17-1

На предприятии Добро хранение товарно-материальных ценностей осуществляется на пяти складах, среди которых:

• общий склад;

• склады материалов № 1 и № 2;

• склад готовой продукции;

• инструментальная кладовая.

Необходимо на основе этих данных заполнить справочник "Места хранения МПЗ"

Для реализации поставленной задачи необходимо обратиться к форме ввода информации в справочник "Места хранения". Это можно сделать через меню: "Справочники - Места хранения". На экране развернется окно с формой ввода информации, представленной в виде списка Ввод новых элементов в данный список осуществляется обычными способами через меню "Действия - Новый", при помощи клавиши 1п8ег1 или при помощи соответствующей пиктограммы.

Используя один из названных способов введем в экранную форму список складов предприятия согласно постановке задачи.

Рис. 17-3. Заполненный по условию задачи справочник "Места хранения"

После завершения ввода информации обо всех складах окно с формой справочника следует закрыть, что обеспечит автоматическое сохранение введенной информации.

При работе с документами и вводе операций корректировать данный справочник невозможно. В этой связи, при необходимости обновления справочника его следует снова открыть из главного меню программы и выполнить действия по корректировке информации.

Приходные документы

Для автоматизации ввода хозяйственных операций по приобретению материалов и МБП используются два документа "Приходная накладная" и "Расходы на приобретение".

Документы позволяют оприходовать сразу несколько МПЗ одного вида.

В последующих параграфах рассматриваются особенности практического применения этих документов для автоматизации ввода хозяйственных операций, отражающих различные аспекты приобретения материалов и МБП.

Рассмотрим пример использования документа "Приходная накладная" для ввода хозяйственных операций по приобретению МБП у поставщика за плату.

Поступление материалов (МБП) на склад Учетная процедура

При поступлении материалов или МБП на склад, кладовщик проверяет комплектность поставки, ее соответствие документам поставщика, и при отсутствии отклонений составляет приходную накладную.

Для сокращения количества первичных документов разрешается оформление поступивших товарно-материальных ценностей без использования приходных накладных. При полном соответствии количества и качества поступившего груза сопроводительным документам разрешается непосредственно на документах поставщика проставлять и заполнять специальный штамп, содержащий основные реквизиты приходного ордера Приходные документы передаются в бухгалтерию.

На основании приходных документов в бухгалтерии факт поступления материалов (МБП) отражается проводками.

Первая проводка отражает факт оплаты поставщику материалов или МБП. Данная операция вводится по факту перечисления денежных средств на счет поставщика на основании выписки банка Она может, как предшествовать операции поступления материальных ценностей, так и вводиться после нее. Данные операции относятся к банковским. Для их ввода в типовой конфигурации предусмотрен документ "Банковская выписка", который был рассмотрен в главе 9 "Кассовые и банковские операции".

Вторая операция - "Поступление" - отражается двумя проводками. Первая проводка списывает стоимость фактически поступивших материалов (МБП) без НДС с кредита счета 631 в дебет счета учета материальных ценностей 20 или 22. Вторая проводка списывает сумму НДС с кредита счета 631 в дебет соответствующего субсчета счета 644. Кроме того, если ранее поставщику была сделана предоплата, то возможен ввод третьей проводки по зачету суммы предоплаты в размере стоимости поступивших МПЗ.

Задача 17-2

29.07.2003 на инструментальный склад ЗАО ДОБРО от поставщика "Азер" поступили инструменты в сопровождении товарно-транспортной накладной и счета № 231/37 от 23.07.2003. В счете:

При приемке инструмента количественных и качественных расхождений

не выявлено.

На складе составлен приходный ордер № 1.

Документы переданы в бухгалтерию, необходимо отразить факт

поступления МБП в компьютерном учете