Использование документа "Списание тмц"

Форма документа "Списание ТМЦ" содержит шапку и табличную часть. В шапке документа требуется указать, с какого склада отпускаются материалы (согласно постановке задачи это- Склад материалов № 1), и на какой счет списывать стоимость материалов (809 "Прочие материальные затраты" или 92 "Административные затраты").

В зависимости от выбранного счета затрат ниже появляются поля для ввода значений субконто. Поскольку аналитический учет на счете 809 ведется в разрезе видов затрат и видов деятельности, то в форме будут представлены соответствующие два поля.

В качестве статьи затрат выберем "Административные затраты -Прочие общехозяйственные затраты".

Поле "Виды деятельности" заполним значением "Общая".

Ввод данных табличной части документа может выполняться двумя способами - путем ввода новых строк, или способом множественного подбора информации по "ТМЦ" или "Партии" с использованием кнопки «Подбор».

Рис. 19-3. Заполнение формы диалога документа "Списание ТМЦ" методом подбора

После данной операции документ сохраняется в компьютерной системе предприятия и становится доступным на других рабочих местах-в бухгалтерии, на складе.

Рис. 19-4. Документ "Списание ТМЦ"

В форме документа предусмотрена кнопка «Печать». Нажатие этой кнопки приведет к формированию печатной формы документа "Акт списания ТМЦ". То есть, данный документ может использоваться не только для проведения операции в бухгалтерском учете, но и для подготовки первичного документа.

Данную особенность удобно использовать при работе с программой в многопользовательском режиме.

Предположим, программа установлена на трех рабочих местах: в цеху, на складе, в бухгалтерии. Рассмотрим, каким образом может быть организован процесс подготовки и прохождения документа "Акт списания ТМЦ " при реализации операции отпуска материалов со склада

В цеху материально ответственное лицо, решившее затребовать материальные ценности, выписывает документ. Это можно сделать на компьютере, используя документ типовой конфигурации "Списание ТМЦ". В шапке документа указывается дата составления и склад с которого отпускаются материальные ценности. В табличной части указываются наименования материалов и затребованное количества Документ не проводится.

Подготовленный таким образом документ передается лицу, уполномоченному принимать решения о необходимости затребования материальных ценностей, например, руководителю подразделения. Последний ставит свою подпись и возвращает документ материально- ответственному лицу для передачи его на подпись должностному лицу, разрешающему отпуск и списание. Лицо, разрешающее отпуск, ставит свою подпись, после чего возвращает документ материально ответственному лицу для получения материальных ценностей на складе.

На складе лицо, отпускающее материальные ценности, проставляет в графе "Количество" фактически переданное количество материальных ценностей каждого наименования. Эти же данные он отражает в компьютерной форме документа Для этого понадобится найти соответствующий документ в журнале "Складские", обратиться к нему и ввести данные о фактическом отпуске. Компьютерный вариант документа сохраняется, но не проводится. Бумажный документ, подписывается лицом, отпустившим, после чего передается в бухгалтерию.

В бухгалтерии, на основании бумажной копии документа, бухгалтер отыскивает в компьютерном журнале документов "Складские" соответствующий документ и производит его бухгалтерское оформление В форму документа вводится номер корреспондирующего счета и субсчета, а также необходимые значения субконто. Бухгалтер сохраняет документ и проводит его. В результате в компьютерном журнале "Складские" будет сохранен окончательный вариант документа, а в компьютерном учете будут зафиксированы все необходимые проводки.

Проанализируем, к каким результатам приводит ввод такого документа.

Анализ результатов ввода документа

Рассмотрим, прежде всего, какие записи отразились в регистрах компьютерного учета. В журнале документов "Складские" появилась запись, отражающая факт ввода данного документа в систему

.

.

Обратим внимание на то, что в проводках дебетуется счет производственных затрат 809 . Согласно правилам учета, принятым для нашего учебного примера, на данном счете было решено не вести учет затрат как по 9, так и по 8 классу. Закрытие счетов затрат 8 класса на счета затрат 9 класса будет сделано документом "Финансовые результаты" в конце месяца или отчетного периода

Анализ информации по отпуску материалов на общехозяйственные расходы

Проверим, как операции по отпуску материалов повлияли на бухгалтерские итоги счета учета материальных ценностей.

Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 201 за один день "9 августа 2003 года" в целом по предприятию. В ней мы сможем увидеть остатки материалов на начало дня, движение материалов за день и остатки на конец дня. Данные приводятся как в стоимостном, так и натуральном измерителях, в силу чего достаточно просто проверить правильность формирования отпускной цены материала по "партионной" методике.

Ниже приводится фрагмент ведомости, относящийся к материалам, фигурирующим в задаче.

Сравнение данных оборотно-сальдовой ведомости с суммами, полученными в проводках, подтверждает правильность расчета компьютером отпускной цены.

Отпуск материалов в основное производство

Особенность учета операций по отпуску материалов на основное производство проявляется в том, что списание материальных затрат производится на счет 23, на котором ведется аналитический учет не только по статьям затрат, но и по видам деятельности.

Соответственно, при ручном вводе операций и проводок, а также при использовании документов требуется в обязательном порядке конкретизировать вид деятельности, на который производится списание материала. Только при этом условии можно обеспечить корректное ведение аналитического учета материальных затрат на основное производство.

Рассмотрим несколько примеров и возможных ситуаций по учету отпуска материалов на основное производство, сформулированных в виде следующей задачи.

Задача 19-2

Необходимо отразить в компьютерной бухгалтерии факты отпуска материалов в основное производство, имевшие место в августе 2003 г. 12.08.2003 в столярный цех по Требованию-накладной № 2 со склада Л& 1 переданы материалы на производство кухонной мебели. В требовании-накладной указано:

Необходимо отразить факт передачи материалов в производство в компьютерной бухгалтерии.

16.08.2003 в столярный цех по Требованию-накладной № 3 со склада материалов № 1 переданы материалы на производство столов обеденных. В требовании-накладной указано:

Необходимо отразить факт передачи материалов в производство в компьютерной бухгалтерии.