Ввод справочных сведений о подотчетных лицах

Для организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами необходимо иметь сведения о подотчетных лицах. Поскольку деньги выдаются под отчет только сотрудникам предприятия, то сведения о подотчетных лицах берутся из справочника "Сотрудники".

Справочник "Сотрудники" предназначен для хранения информации о сотрудниках организации. Он используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета на счетах.

В типовой конфигурации для справочника "Сотрудники" предусмотрена трехуровневая структура, тем самым допускается объединение сотрудников в произвольные группы и подгруппы, например, по категориям персонала и по подразделениям.

Рассмотрим порядок заполнения справочника сведениями, необходимыми для учета расчетов с подотчетными лицами на конкретном примере.

Задача 17-4

Приобретение материальных ценностей за наличный расчет на предприятиях торговли и у производителей осуществляется сотрудником:

ФИО — Крохин Дмитрий Юрьевич. Паспортные данные: МХ № 321341321, 02.01.65 Днепровским РУГУ МВД г. Киева. Подразделение -транспортный отдел. Должность - водитель-экспедитор. Необходимо в справочной информации компьютерной бухгалтерии отразить сведения о данном подотчетном лице

Обратиться к справочнику "Сотрудники" можно через меню "Справочники - Сотрудники".

В силу того, что справочник "Сотрудники" предназначен не только для учета расчетов с подотчетными лицами, но и для расчетов по заработной плате и кадрового учета, соответственно в него включены все необходимые реквизиты, как для одного, так и для других участков учета

Для реализации операций по учету расчетов с подотчетными лицами не обязательно заполнять все реквизиты справочника, достаточно ввести только те, которые имеют отношение к рассматриваемому участку.

Обратимся к форме ввода нового элемента справочника, которая показана на рис. 17-11 и 17-12.

Рис. 17-11. Форма диалога справочника "Сотрудники"

. Рис. 17-12. Ввод паспортных данных сотрудника

Закладки "Данные по з/п", "Налоговые данные" используются для ввода информации, необходимой для расчетов по заработной плате.

Закладка "Паспортные данные" используется для ввода паспортных данных.

Таким образом, для обеспечения расчетов с подотчетными лицами достаточно ввести реквизиты, указанные в закладках "Общие" и "Паспортные данные". Их заполнение, согласно условиям постановки задачи, показано соответственно на рисунках 17-11, 17-12 и не должно вызвать затруднений.

Введенные данные используются при выписке первичных документов: расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и др.

Оприходование материалов, приобретенных за счет подотчетных сумм

Рассмотрим первый вариант организации учета поступления материальных ценностей от подотчетных лиц. Для этого обратимся к очередному примеру.

Задача 17-5

21.07.200} водителем-экспедитором транспортного отдела предприятия Добро Крохиным Ц.Ю. в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру № 2 получены под отчет наличные в размере 3000.00 грн. на приобретение материальных ценностей в мелкооптовом магазине при предприятии ГУП "Маяк" и на предприятии ТОО "Дубок".

22.07.2003 на предприятии ГУП "Маяк" Крохиным Д.Ю. за наличные приобретены следующие материальные ценности. В документах поставщика указано:

В этот же день тем же сотрудником на предприятии ТОО "Дубок" приобретены следующие материальные ценности. В документах поставщика указано:

22.07.2003 приобретенные материальные ценности в полном объеме доставлены на склад материалов № 1, где приняты кладовщиком и оприходованы приходными ордерами№6 и№7.

Операции прихода материальных ценностей от поставщиков рассматривались в предыдущих параграфах. Их регистрация в компьютерном учете выполнялась при помощи документа "Приходная накладная", входящего в типовую конфигурацию. Рассматриваемый вариант учета также предполагает использование того же документа Однако отражение хозяйственных операций по приобретению МПЗ подотчетным лицом имеет свои особенности.

Особенность операции состоит в том, что материальные ценности приобретаются за наличный расчет.

Использование документа "Приход материалов"

По условию задачи водителю-экспедитору Крохину Д.Ю. в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру № 2 выданы под отчет наличные в размере 3000.00 грн. на приобретение материальных ценностей, что отображено на рис. 17-13.

Рис. 17-13. Ввод документа "Расходный кассовый ордер"

Вводу документа "Приходная накладная" предшествует заполнение поле "Заказ", в котором выбирается документ, на основании которого мы формируем данную приходную накладную, допустим, это будет "Счет входящий".

Аналогичный счет будет сформирован и для контрагента "ТОО Дубок". В момент оплаты за товарно-материальные ценности на основании этих счетов, необходимо ввести входящие "Налоговые накладные", т.е. зарегистрировать их в "Книге приобретения".

Рис. 17-15. Ввод документа "Запись книги приобретения"

После ввода документов "Запись книги приобретения'^ журнале "Книга приобретения" появятся записи:

Теперь выполним ввод реквизитов документа "Приходная накладная" для реализации поставленной задачи.

Рис. 17-16. Ввод документа "Приходная накладная"

На рис. 17-16 показан пример заполнения документа для реализации части задачи, относящейся к поступлению материалов, приобретенных в ТОО "Дубок".

Как правило, операции приобретения материальных ценностей подотчетными лицами не предполагают регулярных договорных отношений с поставщиками (продавцами). В таких случаях поле "Заказ" можно заполнить, выбрав служебное значение - "Без договора", но в нашем случае это конкретный счет от 22.07.2003.

Так как у нас есть оформленный счет, то удобнее всего ввести документ "Приходная накладная" на его основании. Табличная часть приходного документа будет сама автоматически рассчитана

Для того чтобы документ "Приходная накладная" сформировал проводки, необходимые при учете товаров от подотчетного лица на закладке "Дополнительные" предусмотрен флаг "Закрыть подотчет на сумму".

Рис. 17-17. Ввод документа "Приходная накладная" с учетом особенностей подотчетных сумм

Аналогичный документ должен быть сформирован и по контрагенту ГУП "Маяк".

Результаты ввода документа "Приход материалов" от подотчетного лица

Ввод операций по реализации поставленной задачи должен привести к тому, что в компьютерном учете будут зафиксированы следующие результаты.

В журнале документов "Приходные накладные" отразятся две записи о введенных документах по приходу материалов от поставщиков "Маяк" и "Дубок".

Аналогичные записи о данных документах будут зафиксированы и в журнале операций.

Этим документам будут соответствовать следующие проводки.

В проводках отражается приход материалов (дебет счета 201) от соответствующего поставщика (кредит счета 631). Причем на счете 201, на который поступили материалы, выделяется аналитические признаки: субконто 1 - «Места хранения», субконто 2 - «ТМЦ», субконто 3 -«Партии» . Таким образом, дебетуется не только в целом счет материалов, но и конкретные его аналитические счета На счете 631 в качестве аналитического признака (субконто 1) указан контрагент-поставщик, тем самым кредитуется аналитический счет конкретного поставщика В качестве значения субконто 2 - конкретный заказ. Следующие проводки отражают сумму НДС по приобретенным материальным ценностям и закрытие взаиморасчетов с поставщиком через подотчетное лица