Реализация в компьютерной бухгалтерии

Обратим внимание на то, что операции получения подотчетной суммы и окончательный расчет с подотчетным лицом относятся к кассовым операциям. Порядок их реализации в компьютерном учете рассматривался в главе 9 "Кассовые и банковские операции". Для этой цели в типовой конфигурации предусмотрены средства автоматизации ввода подобных операций при помощи встроенных документов "Приходный кассовый ордер" и "Расходный кассовый ордер". Эти документы автоматически регистрируются в журнале "Кассовая книга". Одновременно ими формируются необходимые бухгалтерские проводки.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 372 "Расчеты с подотчетными лицами". В рабочем плане счетов типовой конфигурации на данном счете предусмотрено два субсчета, соответственно для расчетов в гривнях и в валюте.

Учет на счете в целом и на его субсчетах ведется в разрезе субконто "Сотрудники", которому соответствует одноименный справочник. В этом справочнике хранится информация о сотрудниках предприятия.

Факт прихода материальных ценностей от подотчетного лица может быть оформлен двояко.

При первом варианте при сдаче подотчетным лицом материальных ценностей на склад факт прихода материалов оформляется в компьютерном учете при помощи уже знакомого нам документа "Приходная накладная". Этот документ формирует проводки в дебет счета 20 и кредит счета 631. Тем самым, с одной стороны, отражается факт поступления материальных ценностей на склад предприятия, а, с другой стороны, фиксируется факт возникновения кредиторской задолженности перед поставщиками (продавцами) материальных ценностей. Кроме того, Документ формирует проводки по НДС в дебет счета 6415 и кредит счета 631.

При утверждении отчета подотчетного лица используется документ "Авансовый отчет", который формирует проводки в дебет счета 631 и кредит счета 372, которыми, с одной стороны, гасится задолженность перед поставщиками (продавцами) материальных ценностей, а, с другой стороны, происходит зачет суммы аванса, выданного подотчетному лицу.

При втором варианте при поступлении материальных ценностей на склад, использование документа "Авансовый отчет" выполняет все операции. Дело в том, что документ "Авансовый отчет" формирует проводки в дебет любого выбранного счета, и кредит счета 372, таким образом, выбрав в качестве корреспондирующего счет 20, можно отразить факт оприходования материалов.