Ввод справочной информации

Справочник "Необоротные активы" является аналогом картотеки необоротных активов. Программа предусматривает два варианта ввода информации в справочник:

• справочная информация подготавливается предварительно, а затем осуществляется ввод операций и документов;

• справочная информация вводится непосредственно во время ввода бухгалтерских операций и документов.

Рассмотрим первый вариант, когда ввод справочной информации об объекте предваряет ввод операций. Выполним ввод сведений об инвентарном объекте необоротных активоа

Задача 12-1

Необходимо ввести в справочник "Необоротные активы" сведения о следующем объекте НА.

Наименование объекта: "Станок универсальный деревообрабатывающий ДУН".

Вид необоротного актива: определяется в бухгалтерии.

Инвентарный номер: присваивается в бухгалтерии.

Амортизационные отчисления относятся на счет: 23 (83) "Амортизация производственных ОС, НМЛ и др. необоротных активов".

Первоначальная стоимость: 25 000 грн.

Метод начисления амортизации: Уменьшение остатка

Ликвидационная стоимость: 560.

Срок полезного использования: 48 месяцев.

Группа налогового учета: 2.

Вид деятельности: определяется в бухгалтерии.

Поскольку справочник является двухуровневым, имеется возможность обеспечения дополнительной группировки необоротных активов. В качестве групп НА можно определить типовые классификационные группы, установленные органами статистики: здания, сооружения, передаточные устройства, машины и оборудование и т.п.

Однако вспомним, что для определения принадлежности необоротного актива к типовым группам в справочнике предусмотрен реквизит "Вид необоротного актива", который позволяет организовать учет наличия и движения НА по классификационным группам. В этих условиях определяющим фактором при группировке элементов справочника Должно явиться удобство доступа к справочной информации

Для иллюстрации возможностей двухуровневой организации справочной информации на первом уровне иерархии выделим группу "Основные фонды", на втором уровне иерархии выделим две группы основных фондов - "Производственные" и "Непроизводственные". На подчиненных уровнях будем отражать инвентарные объекты основных фондов.

Процесс ввода в справочник двух групповых элементов проиллюстрирован на рис. 12-2.

Рис. 12-2. Процесс добавления в справочник необоротных активов групповых элементов

Сначала через меню "Справочники - Необоротные активы" открывается форма справочника. Нажатием клавиш С1г1+Р9 или через меню "Действия - Новая группа" выполняется переключение в режим ввода нового группового элемента На экране развернется форма диалога для ввода группового элемента справочника В ней требуется заполнить два поля - "Код" и "Наименование".

Далее, двойным щелчком мыши по пиктограмме, расположенной слева от наименования группы, следует войти в группу "Производственные" и осуществить ввод в нее сведений об инвентарном объекте "Станок СДУ-11".

Нажатием клавиши 1пзег1 осуществляется переключение в режим ввода нового элемента. На экране развернется форма диалога для ввода элемента справочника - информации об инвентарном объекте.

Необходимо заполнить входящие в ее состав реквизиты, как это показано на рис. 12-3.

Как правило, инвентарный номер отличается от кода объекта Формирование кода происходит автоматически, код получит значение, поскольку в справочнике установлена сквозная нумерация всех объектов вне зависимости от их принадлежности к группам.

Если на предприятии используется иная система кодирования инвентарных номеров НА, то этот номер может быть изменен вручную.

Обычно в бухгалтерии существует определенная система формирования инвентарных номеров объектов НА. Примем и мы некоторую систему построения инвентарного номера, которой будем следовать при реализации задач по учету необоротных активоа

Первый разряд кода - код группы НА, который может принимать следующие значения:

1- здания и сооружения;

4- машины и оборудование;

6- транспортные средства.

Последующие три разряда - порядковый номер объекта в группе.

Таким образом, новый объект получает инвентарный номер - 4001, который надо ввести вручную в соответствующее поле формы диалога

Шифр объекта носит информационный характер и может заполняться бухгалтерий по желанию.

В графу "Наименование" вводится наименование объекта.

В графу "Полное наименование" вводится полное наименование объекта.

В графу " Вид необоротного актива" вводится одно из возможных значений принадлежности НА к типовой группе - путем выбора одного из значений перечисления. Заполним это поле, выбрав группу, к которой принадлежит данный объект- "Основные фонды".

В графу "Счет учета" вводится информация о счете учета необоротного актива в бухгалтерском учете.

В графе "Вид деятельности" устанавливается вид деятельности из справочника "Виды деятельности". Значения справочника представляют собой экономическую деятельность предприятия. Следует отметить, что в процессе эксплуатации отдельные основные средства могут переходить из одного вида деятельности в другой вид деятельности, что может быть связано с изменением профиля работы отдельного подразделения предприятия.

В реквизите "Дата ввода в эксплуатацию" указывается дата зачисления основного средства на баланс организации по акту (накладной) приемки-передачи необоротных активов. В рабочем режиме она заполняется при проведении документа «Ввод в эксплуатацию». Для арендованных необоротных активов этот реквизит не заполняется

Форма элемента справочника включает две закладка Реквизиты второй закладки "Дополнительно" содержат информацию, необходимую для организации учета амортизации НА. Ввод этой группы реквизитов связан с особенностями учета производственных затрат и рассматривается в главе 18 "Организация учета затрат на производство". Кстати, в реальной практике ведения бухгалтерского учета эти данные также могут вводиться в другое время.