khoz_operatsii1

Использование документа "Расходный кассовый ордер"

Рассмотрим порядок отражения в компьютерной бухгалтерии операций по сдаче наличных на расчетный счет в банке на следующем примере.

Задача 9-4

По приказу руководителя предприятия 14 от 02.04.00 кассиром производится сдача наличных денежных средств, полученных в качестве вклада учредителей, в размере 37 500 грн. на расчетный счет 45567655645 в КИ1В ЖОВТНЕВЕ В1ДД1ЛЕННЯ П1Б. Необходимо данный факт хозяйственной деятельности отразить в компьютерном учете.

Выписку расходного кассового ордера лучше всего выполнить с использованием документа "Расходный кассовый ордер", входящего в типовую конфигурацию программы. Диалоговая форма ввода документа показана на рис. 9-6.

Первое поле предназначено для ввода номера документа Автоматически первому документу присваивается номер "000001". Во втором поле указывается дата документа, которая должна соответствовать дате сдачи наличных на расчетный счет.

В поле "Касса" необходимо выбрать кассу из справочника "Счета нашей фирмы".

В поле "Вид операции" выбирается одно из значений перечисления, которое характеризует суть операции.

Рис. 9-6. Форма ввода документа "Расходный кассовый ордер"

Поле "Счет" предназначено для ввода счета, корреспондирующего по кредиту со счетом 301 . В нашем случае необходимо выбрать счет 311.

В зависимости от выбранного корреспондирующего счета ниже появятся поля для ввода аналитических объектов, в разрезе которых ведется учет на выбранном счете (поле "Субконто"). На счете 311 аналитический учет ведется в разрезе расчетных счетов в банках, поэтому профамма автоматически включает в документ поле для ввода реквизита "Р/с (Расчетный счет)". Его потребуется заполнить путем выбора значения из соответствующего справочника, обращение к которому осуществляется нажатием кнопки. В данном случае придется выбрать из справочника единственное содержащееся в нем значение.

Поле "По документу" заполняется, если наличные выдаются физическому лицу, в этом случае в нем указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность.

В поле "Сумма" вводится сумма взноса учредителей в размере 37500 грн.

В поле "Основание" указывается содержание хозяйственной операции по выдаче денег из кассы: "Вклад учредителей в уставный капитал".

В поле "Приложение" перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру: Приказ № 14 от 02.04.00 о перечислении вклада учредителей на расчетный счет.

После заполнения всех полей документа нажатие экранной кнопки «Печать» приведет к выводу на экран окна, содержащего печатную форму документа "Расходный кассовый ордер".

Бухгалтер должен проверить правильность составления документа Если документ сформирован верно, все поля заполнены правильно, можно распечатать данный документ на принтере.

После завершения печати документа окно с печатной формой можно закрыть, а также завершить процесс ввода документа нажатием кнопки «ОК» в диалоговой форме ввода документа, при этом подтвердив его сохранение в информационной базе. Выписка расходного кассового ордера может не сопровождаться формированием проводок, поскольку они вводятся на основании банковской выписки. В связи с этим при сохранении документа имеется возможность отказаться от его проведения; в этом случае проводки сформированы не будут. После получения банковской выписки можно повторно обратиться к документу по тем записям, которые зафиксированы в журналах компьютерной бухгалтерии, и выполнить его проведение.

Результаты ввода документа

Действия, выполненные бухгалтером, приведут к следующим результатам.

Сформирован расходный кассовый ордер № 1, который распечатан и сохранен в информационной базе.
В журнале "Касса" зарегистрирована запись о документе, датированная 02.04.2002, в которой указаны наиболее важные реквизиты документа.

В журнале операций зарегистрирована запись о документе, датированная 02.04.2002, в которой указано:

По записям, зарегистрированным в журналах, можно повторно обратиться к документу, например, при необходимости формирования проводок. Для этого нужно:

двойным щелчком мыши по записи раскрыть этот документ,
на экране раскроется форма документа, которую следует закрыть нажатием экранной кнопки «ОК»;
на запросы программы: "Сохранить документ?" и "Провести документ?" необходимо дать утвердительный ответ.

Проведение документа вызовет автоматическое формирование проводки, которая сохраняется в журнале проводок. В данной проводке в качестве субконто дебетуемого счета фигурирует наименование расчетного счета в банке.

Форма ввода первичного документа (см. рис. 9-6) сохранена в компьютере и остается доступной для просмотра и корректировки. Ее вызов может быть осуществлен из журнала операций или из журнала документов "Касса" двойным щелчком мыши по соответствующей записи. Кнопка Печать в экранной форме позволяет повторно напечатать неограниченное число копий данного документа

Как видим, бухгалтеру понадобилось ввести в компьютер документ "Расходный кассовый ордер" путем заполнения экранной формы документа. Все остальные действия по формированию печатного документа, разноске регистрационных записей о документе и операциях по журналам, формирование и регистрацию проводок компьютер выполнил автоматически. Таким образом, можно видеть, что режим ввода документов обеспечивает большое удобство и высокий уровень автоматизации выполнения учетных процедур.

Содержание