Подготовка справочников

Обычно технология ведения компьютерного учета предполагает выполнение первоначального подготовительного этапа по вводу справочной информации. К справочной информации относятся сведения об учредителях предприятия, его контрагентах, номенклатуре товарно-материальных ценностей, сотрудников и т.п. В последующем справочная информация используется в двух аспектах.

Во-первых, справочные данные необходимы для оформления различных документов и включения в них справочных сведений. Например, для физических лиц это - фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес места жительства и другие реквизиты. Для юридических лиц - наименование предприятия, почтовый и юридический адреса, банковские реквизиты и т.п.

Во-вторых, справочники используются для формирования списков возможных значений субконто, то есть для организации аналитического учета на счетах бухгалтерского учета Часто на счетах бухгалтерского учета ведется аналитический учет, детализируемый в разрезе некоторых субъектов или объектов учета: учредителей, поставщиков, покупателей, материалов, МБП, основных средств и т.п. С этой точки зрения важно, что справочники содержат перечни объектов, в разрезе которых ведется учет, например перечень наименований материалов, основных средств, организаций и т.п.

Общие принципы ведения аналитического учета, состав и структура справочников закладываются на этапе конфигурирования программы. На этапе использования программы важно научиться правильно работать с существующими справочниками - добавлять в них новые элементы, удалять ненужные, исправлять значения реквизитов.

Обращение к справочнику

Форму любого справочника можно вызвать на экран через главное меню программы "Операции - Справочники". В этом списке клавишами или мышью следует выбрать наименование нужного справочника и затем нажать кнопку "ОК". На экран будет выдано окно со списком всех существующих в системе справочников, которое показано на рис. 4-1.

Рис. 4-1. Окно выбора справочника

Кроме того, при конфигурировании могли быть определены и другие способы для вызова справочника Например, в рассматриваемой конфигурации программы в главном меню существует специальный пункт "Справочники". Через него можно обратиться к списку наиболее часто используемых справочников. Так, справочник "Контрагенты" можно вызвать через меню "Справочники - Контрагенты".