Основные причины возникновения некачественной первичной информации

На долю первичной информации на предприятиях приходится до 60—70% общего объема учетной информации. Качество первичной ин­формации существенно влияет на качество всего процесса управления, а также статистического, бухгалтерского и оперативного учета.

Ошибочная, недостоверная информация может возникнуть как на первичном уровне, так и на любой стадии обработки и преобразования данных. Вероятность появления искажений информации в действующих системах первичного учета по некоторым оценкам превышает допусти­мые значения в сотни раз. При этом до 80% ошибок человек допускает на начальной стадии учетного процесса. Причем значительно число со­знательных искажений первичных данных в личных или групповых инте­ресах, т.е. по существу — это не ошибки. Следует учесть, что ни сниже­ние затрат ручного труда в процессе подготовки первичной информа­ции, ни совершенствование методологии первичного учета не дают в полном объеме желаемого эффекта без организации соответствующего первичного контроля.

Рассмотрим некоторые типичные ошибки и искажения информа­ции, приводящие к потере ею достоверности и других качественных ха­рактеристик. Эти ошибки и искажения необходимо разделить по край­ней мере натри группы:

1) связанные с человеческим фактором;

2) связанные с техническими, технологическими, организационны­ми факторами;

3) связанные со спецификой формирования и обработки информа­ции в компьютерных системах, а также в отношениях человек — машина.

Первая группа ошибок включает сознательную фальсификацию первичной информации и ошибки работников.

Сознательная фальсификация первичной информации происхо­дит (или возможна) под действием организационных, экономических, юридических и морально-психологических факторов. К числу организа­ционных факторов относятся такие, как отсутствие системы контроля и функционирование на предприятии чрезмерно жесткой централизован­ной системы управления.

Бесконтрольность, бесхозяйственность являются питательной сре­дой для приписок, хищений, нерационального использования ресурсов. Чрезмерно жесткая централизованная система управления вызывает у работников апатию, безразличие, отсутствие творческого подхода к делу, стремление достичь результата любой ценой, в том числе и фаль­сифицируя информацию. Возникновение некачественной первичной ин­формации связано с отсутствием продуманной системы первичного кон­троля на двух стадиях первичного учетного процесса: сбора и регистра­ции данных и их первичной обработки. Потери достоверности, сознательная фальсификация первичных данных работниками возмож­ны на любой стадии, однако они более реальны на стадии сбора и регист­рации, особенно в массовом производстве.

К явной фальсификации работниками первичной информации приводят и особенности действующей на предприятии структуры управ­ления. Это наиболее характерно для предприятий с высокой степенью централизации, где руководство высшего звена привыкло отдавать при­казы и распоряжения.

К экономическим факторам сознательной и явной фальсификации первичной информации работниками необходимо отнести следующие. Отсутствие заинтересованности, стимулов в обеспечении достоверно­сти, в проведении контроля. В данном случае речь идет о прямом стиму­лировании эффективной проверки достоверности первичных данных. Мы говорим о той ситуации, экономических условиях производственной деятельности, которые моделируют соответствующее этим условиям по­ведение работника. Эти условия в одном случае делают его равнодуш­ным к достоверному отражению в первичном учете событий и фактов производства, в другом — прямо заинтересовывают в искажении пер­вичной информации, в третьем — заставляют заботиться об обеспече­нии полноты и достоверности первичных данных.

В принципе, все экономические факторы, приводящие к фальси­фикации работниками первичной информации, в той или иной степени можно отнести к недостаткам системы оценочных и плановых показате­лей. Способствуют фальсификации также отсутствие четкой системы взаимоотношений и ответственности, просчеты в нормировании и опла­те труда.

Один из юридических факторов сознательной явной фальсифика­ции первичных данных—отсутствие в некоторых случаях юридической доказательности первичной информации. Это в первую очередь связано с определением причин и виновников отклонений и потерь. К явной фальсификации может привести и отсутствие четко закрепленных прав, обязанностей, функций и ответственности работников в первичном уче­те, несоответствие действий работников и хозяйственных операций нор­мативным актам, несогласованность действий работников и фактов хо­зяйственной деятельности с действующими инструкциями и целями предприятия, атакже действующими законами.

К числу морально-психологических факторов фальсификации первичной информации относятся такие, как использование недостат­ков (технических, технологических, организационных) в системе сбора, регистрации, передачи первичной информации; низкий уровень культу­ры работников и культуры производства; сложный морально-психологи­ческий климат в коллективе.

К числу факторов сознательной фальсификации первичной ин­формации необходимо отнести скрытое ее искажение работниками. Об­наружить его во многих случаях гораздо сложнее, чем явное. Иногда для этого требуется специально решать вопросы об организации сбора ин­формации и процедуре первичного учета. Скрытое искажение связано: с нарушением сроков представления информации; неполным отражение» информации в первичных документах или нефиксированием ее на носи­телях информации; согласованием между работниками или структурны­ми подразделениями искажения информации (даже при наличии взаим­ного контроля) для удовлетворения интересов обеих договаривающихся сторон (например, при срыве поставок цехом-поставщиком его руковод­ство и потребители договариваются с учетом реальной производствен­ной ситуации о том, чтобы не фиксировать в данном отчетном периоде этот срыв в первичной документации при определенных уступках со сто­роны цеха-поставщика и при условии погашения долга в следующем от­четном периоде); с «потерей» первичной информации после ее первона­чального фильтрующего контроля (если первичный документ возвраща­ется на дооформление или переделку бухгалтерией из-за ошибок или неправильного оформления, он может быть «потерян», может «выпасть» из обработки в интересах тех или иных работников).

Именно на стадии составления первичной документации, на ста­дии сбора и регистрации информации происходит, как показывает практика, значительное число случаев сознательной фальсификации данных.

Сознательная фальсификация первичной информации, как прави­ло, связана с достижением одной или нескольких целей: 1) завысить, приукрасить результат труда или хозяйственной деятельности для полу­чения завышенной оценки итогов и более высокого вознаграждения; 2) хищения имущества предприятия.

Характерной особенностью хищений имущества является то, что при их осуществлении обычно используются документы. В теории и на практике подложные документы обычно делят на два вида: поддельные (материальный подлог), где сфальсифицированы текст, цифровые запи­си, оттиски печатей и штампов, и внешне правильно оформленные (под­лог интеллектуальный), но содержащие сведения, не соответствующие действительности.

Некачественная первичная информация возникает и из-за ошибок работников, регистрирующих первичную информацию.

В обеспечении качества первичной информации не последнюю роль играют факторы техники, технологии и организации производства и первичного контроля. К техническим факторам относятся: отсутствие или недостаточность технических средств контроля; несоответствие параметров технических средств контроля требуемым; погрешности изме­рений этих средств. Технологические факторы: недостаточный учет тех­нологических особенностей производства при выборе контрольных то­чек и контролируемых параметров; отсутствие разработанной техноло­гии учета и контроля. К организационным относятся следующие факто­ры: отсутствие отлаженной системы первичного контроля; слабая увязка и сбалансированность планов и нормативов; недостатки системы пер­вичного документирования и документооборота; отсутствие или недо­статки инструктивного обеспечения работников по ведению учета и конт­роля; недостатки в организации и применении специальных методов контроля.

Появлению некачественной, недостоверной информации способ­ствуют различные факторы, связанные с использованием ЭВМ в процес­се ее сбора, регистрации и обработки, например недостатки програм­много обеспечения, особенности обработки информации. Что касается фактора воздействия человека, можно сказать следующее. Хотя в ком­пьютерных системах гораздо сложнее исправление или сокрытие недо­статков, в определенной степени это возможно при вмешательстве че­ловека. Даже в крупных компьютерных системах до 0,1 части всех учет­ных записей выполняют люди. Производители ЭВМ утверждают, что половина всех проблем связана с ошибками, которые они допускают.

Усложнение форм, средств и методов машинной обработки эконо­мической информации приводит к тому, что она становится все более уязвимой из-за постоянного увеличения объема данных в ограниченных местах, расширения числа потребителей, имеющих непосредственный доступ к информации, системе обработки данных, усложнения режимов эксплуатации вычислительных систем и др.

Проблемы получения качественной первичной информации для управления решаются созданием системы первичного контроля, которая базируется на самоконтроле и взаимном контроле работников, а также автоматизированном контроле информации.