Характеристика отклонений в процессе производства и функции контроля в их выявлении и оценке

В процессе хозяйственной деятельности практически невозможно создать условия, при которых полностью исключалось бы появление различного рода отклонений. В этом смысле, как мы уже говорили, от­клонения в ходе производства— обычное явление, они — свидетельство возникающих в производстве противоречий, источник ценной информа­ции для управления. Но роли отклонений в производстве и оценке ре­зультатов хозяйственной деятельности различны. Различны и методы контроля этих отклонений.

Для организации работы по выявлению отклонений в ходе произ­водства методами контроля необходимо рассмотреть укрупненную клас­сификацию отклонений.

Все отклонения могут быть сгруппированы по ряду признаков, в первую очередь по двум важнейшим:

• с точки зрения особенностей их возникновения и формирования информации о них;

• с точки зрения последствий их влияния на процесс производ­ства, конечный результат хозяйственной деятельности и деятельность конкретных работников.

По особенностям возникновения и формирования информации от­клонения подразделяются на следующие группы.

С точки зрения экономических интересов участников произ­водства все отклонения можно разделить следующим образом:

• отклонения, ущемляющие интересы данного структурного под­разделения или работника. Вероятность появления информации об этих отклонениях весьма высока, поскольку в этом непосредственно заинте­ресованы сами работники, условия деятельности которых нарушаются, что не может не сказаться на оценке их труда и конечном результате;

• отклонения, не затрагивающие интересов данного коллектива или работника. Вероятность появления информации о таких отклонени­ях существенно ниже, чем в первом случае;

• отклонения, в которых данный коллектив или работник заинтере­сованы. Для выявления таких отклонений необходимо применять специ­альные приемы контроля.

Процесс информирования об отклонениях первой группы не вызы­вает проблем, функции первичного контроля надежно реализуются ра­ботниками, чьи экономические интересы ущемлены (например, срыв по­ставок полуфабрикатов, комплектующих изделий, не позволяющий данному работнику или звену выполнить производственное задание).

Процесс информирования об отклонениях третьей группы затруд­нителен. Требуются специальные меры по недопущению подобных от­клонений (например, при изменении производственной программы не были внесены изменения в потребление материальных или энергетических ресурсов, в результате возникли их излишки, «незаслуженная эко­номия»). Распространены в выявлении подобных отклонений как расчет­ные методы контроля, так и фактическая корректировка ресурсного обеспечения при изменении производственной программы.

По степени отражения в учете отклонения подразделяются так:

• выявленные при первичном контроле в момент возникновения информации. Такие отклонения наиболее «удобны» в информативном плане, поскольку есть возможность получить необходимую информацию в любом объеме непосредственно при ее возникновении. Эти отклоне­ния в свою очередь подразделяются на отклонения, выявленные спосо­бом фактического контроля или способом контроля информации;

• не выявленные первичным контролем. Эти отклонения можно также подразделить на несколько групп, в частности, на неучтенные и согласованные. Неучтенные возникают при последующем контроле ин­формации и документов. Их существенным недостатком является невоз­можность во многих случаях установить причины, виновников и обстоя­тельства их возникновения, что не всегда позволяет эффективно ис­пользовать данные о них в управлении. Согласованные отклонения так­же относятся к числу фактически неучтенных, хотя формально они выявлены. Однако из-за возможности взаимной договоренности о путях и сроках быстрой их ликвидации между участниками производства по­следствия устраняются на уровне их возникновения, не фиксируются в учете и, следовательно, данные о них не передаются вышестоящим под­разделениям, органам управления.

Размер не выявленных, не учтенных в ходе первичного контроля отклонений характеризует качество контроля и учета, качество первич­ной информации. Причины возникновения невыявленных, неучтенных отклонений различны: отсутствие необходимых технических средств контроля, неквалифицированность работников, значительная трудоем­кость контроля, сознательное искажение данных, отсутствие порядка и правил (процедур) контроля и др. Неучтенные отклонения могут быть вы­явлены различными способами последующего контроля: инвентариза­цией, расчетным путем и т.п.

По структуре отклонения делятся на простые, характеристика ко­торых исчерпывающе ясна, и комплексные, т.е. имеющие сложную цепь причинно-следственных связей и ряд виновников (инициаторов) возник­новения.

По методам расчета отклонения подразделяются на абсолютные и относительные:

• полученные до возникновения хозяйственной операции (возму­щения). Эти отклонения наиболее «удобны», поскольку можно однознач­но определить причины их возникновения и виновников;

• полученные в момент возникновения хозяйственной операции. Информация о таких отклонениях приближена к ситуации возникнове­ния, что позволяет обеспечить ее полноту и достоверность;

• выявленные после совершения хозяйственной операции или за­вершения процесса производства. Получить информацию о таких откло­нениях сложнее.

С точки зрения достоверности данных об отклонениях все от­клонения можно разделить на достоверные, предположительные (ориен­тировочные), недостоверные.

По характеру возникновения отклонения подразделяются на случайные (разовые), периодические, систематические. Соответствен­но и подходить к ним нужно по-разному. Особого внимания к себе требу­ют систематические отклонения.

По влиянию на процесс производства отклонения подразделя­ются на устранимые и неустранимые.

По влиянию на расход ресурсов отклонения делятся на потери или дополнительный эффект в натуральной форме (перерасход или эко­номия конкретных видов материальных ресурсов, степень загрузки кон­кретных материальных ресурсов, степень загрузки конкретных видов оборудования, уровень использования рабочей силы и рабочего време­ни) и по стоимости (экономия, перерасход, неизменность затрат).

Кроме того, отклонения в использовании ресурсов необходимо разделить на следующие группы:

• отклонения, вызывающие количественные изменения необходи­мых производственных ресурсов:

— отклонения в обеспечении предметами труда (срыв поставок сырья, материалов, полуфабрикатов, топлива, энергии и т.п. или, наоборот, излишняя нежелательная поставка, приводящая к об­разованию сверхнормативных запасов; отклонения в обеспече­нии средствами труда, нехватка или излишек оборудования, его поломка и различные виды простоев и пр.);

— отклонения в обеспечении трудовыми ресурсами (недоста­ток или избыток рабочей силы для выполнения производствен­ной программы, потери рабочего времени по разным причинам ит.д);

• отклонения, вызывающие качественные изменения используе­мых производственных ресурсов, необходимость дополнительных тру­довых усилий коллектива для их ликвидации:

— отклонения полученных предметов труда по качеству (нару­шения типоразмера и др., вызывающие необходимость дополни­тельных затрат труда);

— отклонения в использовании оборудования (затраты по ре­монту, наладке и тому подобные, выходящие за установленные рамки);

— отклонения, связанные с использованием дополнительного рабочего времени в связи с нехваткой трудовых ресурсов.

При осуществлении контроля за этими отклонениями необходимо исходить из того, что ту часть, которая не зависит от деятельности дан­ного коллектива или работника (центра ответственности), довольно лег­ко отразить в учете, так как она находится под контролем лиц, непосред­ственно заинтересованных в их фиксации. Дополнительные усилия по ликвидации таких отклонений, как правило, стимулируются дополни­тельной оплатой, т.е. поощряются. Для повышения достоверности дан­ных такого контроля необходимо иметь лишь подтверждающую инфор­мацию, осуществлять подтверждающий контроль.

Если ликвидация подобных отклонений связана не с поощрением, а с наказанием работников данного подразделения, необходимы меры активного контроля;

• отклонения, вызывающие уменьшение трудовых усилий данного производственного коллектива. Эти отклонения также можно разделить на зависящие и не зависящие от данного центра ответственности. К чи­слу таких отклонений относятся: поставка более качественного материа­ла, приводящая к уменьшению затрат на обработку (например, замена поковок точным литьем); изготовление или приобретение более произ­водительного оборудования; рост квалификации и производительности труда работников, их умелости, рационализаторства и др.

Если эти отклонения не зависят от деятельности данного центра ответственности, то для получения информации о них необходимо ис­пользовать данные входного контроля и контроля других подразделений. Если зависят — контроля данного центра ответственности с подтвержде­нием данными других центров ответственности;

• отклонения, не вызывающие серьезных изменений в ходе произ­водства и использования ресурсов в данный момент, в связи с их ком­пенсацией за счет имеющихся плановых резервов и запасов у данного центра ответственности. Эти отклонения фиксируются и контролируются самим подразделением, но необходимо осуществлять, кроме того, под­тверждающий контроль.

По влиянию на выпуск продукции отклонения подразделяются на потери или дополнительный эффект в изменении качества продукции (ухудшение, улучшение, неизменность качества) и объема производства и номенклатуры (выполнение, перевыполнение или срыв выполнения (невыполнение) плана по объему продукции и конкретной номенклатуре продукции).

Влияние на эффективность производства продукции отдельных отклонений определяют исходя из конкретных видов и связи с конкрет­ным показателем эффективности.

С точки зрения оценки деятельности работников и коллекти­вов структурных подразделений предприятия отклонения подразде­ляются на зависящие от деятельности данного работника или коллекти­ва (центра ответственности) и не зависящие от него (зависящие от другого конкретного работника или коллектива).

С точки зрения управления важное значение имеет масштаб­ность, значимость и степень устранимости отклонений. Их можно разделить на критические, значительные и малозначительные (незначительные).

Безусловно, каждое из возникающих отклонений нельзя заранее и однозначно отнести к той или иной группе. В зависимости от конкретной хо­зяйственной ситуации меняется отношение участников производства к воз­никающим отклонениям. Тем не менее при организации контроля очень важно иметь разностороннюю подробную характеристику отклонений.

Важным этапом в оценке отклонений является выявление причин их возникновения. Причины многих отклонений в ходе производства не очевидны, они требуют специальных усилий по выявлению и проверке. Причина отклонения — исходная предпосылка определения виновников (инициаторов) отклонений для их устранения (одобрения).

Часто причин отклонения несколько, что значительно усложняет контроль, повышает его трудоемкость. Для выявления такого причинно­го ряда во многих случаях необходимо участие специалистов различных служб, а также работников, связанных кооперацией труда. Установление причин отклонений позволяет определить их связь с деятельностью кон­кретного работника или коллектива, и с этой точки зрения они подразде­ляются на зависящие от данного центра ответственности и не зависящие от него. Но этого недостаточно. Данные об отклонении не есть информа­ция, они становятся ею только после их оценки.

Оценка отклонений — определение: отношения к ним менедже­ров в конкретной производственной ситуации; последствий этих откло­нений для процесса производства в данных производственных условиях (устранимые, неустранимые, нежелательные); его влияния на расход ре­сурсов как по стоимости, так и в натуральной величине (экономия, пере­расход, неизменность затрат), и результат производства (потери, допол­нительный эффект).

Кроме того, необходимо доказать, что отклонение связано с дея­тельностью конкретных работников, и установить степень зависимости его возникновения от их деятельности.

Оценка отклонений требует разработки процедуры взаимоотно­шений участников производства, с тем чтобы ее объективность и досто­верность также находились под взаимным контролем работников.

Отклонение, прежде чем трансформироваться в экономию или пе­рерасход (потери или дополнительный эффект), должно быть подвергну­то контролю и анализу, т.е. нужны дополнительные усилия по получению необходимой контрольной информации. Ведь часто экономию по сто­имости следует рассматривать как прямые потери в потребительной стоимости, например, в случае вынужденной замены материала в изде­лии более дешевым по стоимости с соответствующим снижением каче­ственных характеристик изделия.

В цикле преобразования данных об отклонении в информацию: «отклонение — экономия (перерасход) — эффект (потери)» — первично­му контролю принадлежит значительная роль.

На многих предприятиях оценка отклонений сводится к определе­нию его финансовых последствий. Если на данный объем выпуска про­дукции ресурсов израсходовано больше, чем предусматривалось, такое отклонение автоматически считается перерасходом для данного подраз­деления, если меньше — экономией. С точки зрения оценки финансово­го результата это оправдано, а с точки зрения оценки результата дея­тельности данного работника или коллектива это нельзя признать верным. Если отклонение связано с дополнительной затратой ресурсов по внешним, не зависящим от деятельности данного работника (коллек­тива) причинам, то оно не может рассматриваться в оценке их деятель­ности как перерасход, потеря ресурсов, снижение эффективности на данном рабочем месте. То же самое можно сказать и об отклонениях, вызвавших снижение расхода ресурсов. С точки зрения контроля эф­фективности производства экономию или перерасход ресурсов необхо­димо связывать не только с местом их возникновения, но и с центром от­ветственности за него, с виновником (инициатором).

ВЫЯВЛЕНИЕ ПРИЧИН И ВИНОВНИКОВ ОТКЛОНЕНИЙ. В орга­низации работы по выявлению виновников отклонений необходимо ру­ководствоваться определенными основными принципами:

1. Подразделение, ведущее контроль и учет затрат, является ви­новником неучтенных отклонений и, соответственно, возникших из-за этого потерь, т.е. вина за плохое качество учета и контроля лежит на тех подразделениях и работниках, которые этот учет организуют.

2. Факт отклонения подтверждается подразделением по закреп­ленной за ним функции ответственности за затраты.

3. Последствия отклонений обосновывают подразделения, за кото­рыми закреплены функции учета и контроля.

4. Определение виновника начинается с низших уровней. Выше­стоящие уровни вмешиваются только в том случае, когда вопрос не ре­шился внизу.

5. Системный подход при выявлении виновников. При наличии сис­темы она сама по себе требует четкости в выявлении виновников и мак­симальной достоверности в доказании вины.

6. Стимулирование поиска виновников происходит следующим об­разом: виновником неучтенных отклонений являются подразделения ре­гистрации или предполагаемый виновник отклонения устанавливается подразделением, оформляющим первичный документ. Часто здесь до­пускается принципиальная ошибка, поскольку на практике в первичном документе сразу фиксируется виновное лицо, но это может быть лишь предполагаемый виновник, определенный ориентировочно, без наличия доказательств и знания конкретной ситуации по отклонению. Винов­ность перед записью в первичный документ нужно доказать и учесть возражения предполагаемого виновника. Кроме того, виновников может быть несколько или виновником может оказаться другое лицо.

Кроме отнесения отклонений на виновников дополнительно, в це­лях стимулирования, применяются штрафные санкции, так как послед­ствия отклонений зачастую намного превышают размер самих отклоне­ний. Известно, чем ближе к финишной операции, например при изготов­лении машиностроительной продукции, тем ббльшие последствия вызывает даже малейшее отклонение, увеличивается негативная весо­мость.

7. Без наличия первичных документов виновником является под­разделение, оформившее операцию без документов. Если первичный документ, связанный с отклонением, оформлен без указания причин и виновника, то виновником считается подразделение, осуществляющее контроль за составлением документов. Подразделение, не полностью оформившее документ, также признается виновником отклонения. Это принцип вины оформителя документа.

8. Виновника не может определять подразделение или работник, которые сами могут быть виновниками. Виновность определяется выше­стоящей службой либо службой, не заинтересованной в результатах этой работы.

9. Своевременность предъявления претензий и их предъявления вообще. Для реализации этого принципа устанавливаются предельные сроки предъявления и рассмотрения претензий. Несвоевременное предъ­явление претензий является поводом для отказа от их рассмотрения.

10. Подтверждение виновником вины или отказ от подтверждения в случае разногласия, подтверждение виновности вышестоящим под­разделением. Коллегиальный поиск виновника и окончательное реше­ние принимает подразделение, ответственное за этот вид работы. Для установления виновников необходимы определенные процедуры взаи­моотношений, поскольку в ряде случаев процесс доказания достаточно сложен. Иногда в процедуре нет необходимости, так как виновность мо­жет определить и один человек, причем с достаточной степенью досто­верности. Так, контролер ОТК фиксирует брак после определенной опе­рации с четким указанием виновника. Но работники ОТК часто бывают перегружены работой по контролю качества и другими обязанностями, например регистрацией дефектов, ведением номерного учета автомо­билей на главном конвейере. Это необходимо учитывать при организа­ции их работы, связанной с первичным контролем.

Виновник может быть определен сразу и однозначно в случае при­знания им своей вины. Виды работ, по которым виновник может быть оп­ределен сразу, целесообразно при организации первичного контроля выделять в особую группу.

Виновность в некоторых случаях устанавливают однозначно исхо­дя из формы самого документа при заранее заданных правилах его со­ставления и применения.

Однако такой метод срабатывает не всегда, поскольку необходи­мы определенные условия.

Виновников отклонений можно определять различными способа­ми. Приведем некоторые из них.

1. На основании анализа выполнения контрольного задания. На­пример, в случае поломки инструмента виновником может быть рабочий, наладчик оборудования, работник смежного подразделения. В этом слу­чае для доказательства вины необходимо повторно выполнить опера­цию в присутствии специалистов.

Виновником может быть и не один работник, и не одно подразделе­ние. Тогда необходимо выяснить степень виновности каждого из участ­ников, вопрос может решаться и на арбитражной комиссии.

2. Виновность необходимо, по мере возможности, определять по­средством первичного контроля, по факту отклонения. Хотя виновников также может быть несколько.

3. Нельзя, чтобы подразделение, определяющее виновника, иска­ло его там, где само может быть виновато. При этом нарушается принцип контроля, поскольку виновник оказывается заинтересованным в том, чтобы не признать свою вину.

4. При определении виновника надо применять принципы контро­ля, иначе в качестве причины отклонения в первичном документе дела­ют запись «прочие причины». В итоге эти причины составляют на некото­рых предприятиях до 40% общего их числа. Так часто бывает, когда хотят скрыть причину и виновника.

5. При наличии приказов и распоряжений руководителей предпри­ятия внеплановые затраты относят на производство, при их отсут­ствии — на подразделения, формирующие затраты.

6. Дополнительные работы вызывают отклонения и рост затрат, однако их можно исключить, если включить в плановые работы. Напри­мер, чистка оборудования должна входить в циклы планово-предупреди­тельного обслуживания с увеличением расходов на трудовые затраты, т.е. перевод постоянно производимых дополнительных работ в основные без фиксирования отклонений и виновности необходим для снижения затрат на выполнение контрольных операций и информационной пере­грузки управления.

7. Виновность выявляется при разборе претензий, аварий, просто­ев, превышении затрат.

8. Распределение потерь по виновникам может осуществляться двумя методами:

• прямым, когда вина однозначно доказана и есть прямая связь между результатами действия или бездействия подразделения или работника и потерями;

• косвенным:

— пропорциональное распределение потерь по виновникам;

— косвенное доказательство вины с полным отнесением потерь на виновное лицо.

Иногда в литературе отмечают, что необходимо различать ответ­ственного за производственный сбой и виновного в сбое. Здесь деление, видимо, не совсем точное, так как нельзя определять ответственного за сбой. Ответственным можно быть за какой-то вид деятельности. Ответ­ственность ограничивается правами и обязанностями, должностными инструкциями, функциями и полномочиями работника. Необходимо учи­тывать, что ответственный за определенный вид деятельности (подраз­деление или работник) может быть виновным даже в том случае, когда причина сбоя (отклонения) от него не зависит,— в случае неправильного действия или бездействия по устранению возникшего отклонения (при­мер бездействия: непредъявленная вовремя претензия, непринятие сво­евременных мер по снижению потерь). Кроме того, он может быть при­знан виновным в несвоевременном действии. В этих случаях ответ­ственный становится виновником или соучастником. Таким образом, от­ветственность всегда предполагает и принятие мер по уменьшению потерь.

9. Для определения доказательства виновности или невиновности а различных отклонениях помимо стандартных первичных документов могут использоваться служебные записки произвольной формы.

В настоящее время в практике работы предприятий используются цве формы доказательства виновности и сбора данных о виновности: предварительный акцепт; последующий акцепт.

Форма предварительного акцепта в доказательстве виновности предполагает обязательное подтверждение виновником отклонения наличия его вины в первичном документе в момент возникновения откло­нения (первичный документ о потерях или простое).

Форма последующего акцепта не предполагает такой оперативно­сти, а первичный документ, который составляет бригадир производ­ственной бригады и подписывает мастер, является основой для предъявления претензий виновникам или непосредственно влияет на оценку труда виновников.

Важное значение имеет отработка процедуры взаимоотношений участников производства в ходе выявления причин и виновников отклонений для последующей оценки итогов хозяйственной деятельности работников и коллективов, а также своевременного принятия мер по устра­нению отклонений.

В месте возникновения отклонения (цех, участок) соответствую­щий линейный руководитель (мастер) заполняет первичный документ-извещение об отклонении с кратким изложением его сути. Это извеще­ние передается в соответствующий функциональный отдел, в котором проводится анализ отклонения, определяются его физический объем и предполагаемая причина, делается предположение о виновном подраз­делении. Таким отделом может быть либо специально созданный отдел, либо эта работа поручается одному из «стандартных» отделов, напри­мер производственно-диспетчерскому.

Затем информация и документ передаются в планово-экономичес­кий отдел для расчета суммы ущерба и снова возвращаются в функцио­нальный отдел для регистрации суммы ущерба и передачи виновному подразделению.

Подразделение — предполагаемый виновник отклонения — ана­лизирует причину отклонения, делает отметку о признании или непризна­нии суммы ущерба. При оценке причины как внешней по отношению к данному подразделению оформляют и передают хозрасчетную претен­зию другому подразделению (линейному или функциональному).

После этого информация вновь поступает в функциональный от­дел, первоначально определивший причину и виновника отклонения. Здесь регистрируется ответ виновного подразделения. При отказе от вины материалы передаются в арбитражную (претензионную) комиссию. В одном из функциональных отделов (планово-экономическом или отде­ле организации труда и заработной платы) ведется сводный учет сумм отклонений по виновникам (а также причинам) для передачи материалов на балансовую (хозрасчетную) комиссию для расчета величины премий работников и фонда премирования коллективов подразделений.

Таким образом, информация об отклонениях, их причинах и винов­никах, прежде чем найти отражение в первичных документах, проверя­ется и контролируется. Достоверность этой информации обеспечивает­ся сотрудничеством заинтересованных и ответственных лиц и подтверж­дается ими.