Процедуры первичного контроля

Для организации и проведения первичного контроля необходимо разрабатывать специальные процедуры, которые определяют порядок действий, выполнения работ по первичному контролю. Процедуры конт­роля, хотя и являются составляющими технологических элементов уп­равления (в частности, контроля), тем не менее имеют свои особенности и методы применения, которые позволяют повышать эффективность технологии управления в целом.

Технология контроля — это механизм, включающий выбор мето­дов и процедур, при помощи которых происходит отбор данных, необхо­димых для выявления отклонений от целей управления.

Внедрять самостоятельные процедуры первичного контроля на производстве нет необходимости, поскольку они не самоцель, а элемент технологических процедур управления. Тем не менее знание общих за­кономерностей, методов, принципов, особенностей, условий первичного контроля позволяет, создавая процедуру первичного контроля, «накла­дывать» ее на ту или иную процедуру управления, соответствующим об­разом корректируя технологию управления. Известно, что процедура уп­равления существенно расширяет круг знаний о системе организации информации на предприятии, способствует более глубокому пониманию работниками всего цикла работ по формированию, передаче, хранению и обобщению информации, а также позволяет избежать субоптимизации отдельных частей системы информации, поскольку совершенствование системы информации в целом требует иных подходов, чем при улучше­нии отдельных ее частей.

Процедуры управления являются базой для совершенствования информационных подсистем и системы в целом, для внедрения новых идей и разработок. Они способствуют обучению персонала, выполнению новых операций или освоению нового информационного процесса.

Процедуры закрепляют порядок проведения первичного контроля: круг работников, участвующих в формировании того или иного показа­теля или его качественной характеристики; основы взаимоотношений работников по формированию первичной информации, их права, обя­занности и ответственность; связь результатов контроля с оценкой дея­тельности работников.

Отсутствие действующих процедур управления приводит к нера­циональному взаимодействию звеньев аппарата управления, наруше­нию документооборота, нежелательной самодеятельности работников в формировании информации, затрудняет процесс совершенствования действующего порядка формирования и обобщения данных.

При разработке процедур управления необходимо ориентировать­ся на сложившуюся функциональную специализацию органа управле­ния, круг управленческих проблем.

Процедуры конкретизируют и регламентируют взаимоотношения работников по формированию исходных первичных данных о производ­ственном процессе как в организационно-техническом, технологичес­ком, экономическом, так и в юридическом аспектах. Процедура закреп­ляет в нормативном порядке права и обязанности работников в процессе производства и формирования информации.

Наличие процедур первичного контроля конкретных хозяйствен­ных операций позволяет обучать людей на конкретных рабочих местах, разъяснять цели, способы и средства контроля и первичного учета.

Процедуры контроля разрабатываются как на стадии формирова­ния первичных данных, так и на стадии их обработки и обобщения. Осо­бая роль в силу недостаточной изученности вопроса принадлежит разра­ботке процедур на стадии формирования первичных данных по каждой хозяйственной операции.

Процедура контроля состоит из следующих элементов.

1. Формирование основ взаимоотношений участников производ­ства:

а) определение круга работников, участвующих в формировании, контроле и анализе первичных данных в стандартной ситуации и при возникновении отклонения;

б) установление прав и обязанностей участников первичного конт­роля и анализа в рамках их взаимоотношений;

в) обеспечение юридической полноценности результатов первич­ного контроля;

г) закрепление ответственности за достоверность первичных данных;

д) установление связи результатов контроля и анализа с оценкой результатов деятельности и стимулированием работников (поощрением или наказанием).

2. Разработка системы первичных документов, средств и способов первичного учета, контроля и анализа:

а) определение круга первичных документов или носителей ин­формации по каждой хозяйственной операции как для стандартной ситуа­ции, так и в случае возникновения отклонения;

б) определение способа заполнения, корректировки и оценки дан­ных первичного носителя информации;

в) фиксация контролируемых точек хозяйственной деятельности и контролируемых параметров объекта контроля;

г) разработка методов и способов первичного контроля, учета и анализа данных в стандартных и проблемных хозяйственных ситуациях.

3. Разработка организационных основ первичного контроля, учета и анализа:

а) установление порядка взаимоотношений работника по поводу первичного контроля, учета и анализа;

б) закрепление общего руководства организацией первичного конт­роля, учета и анализа;

в) разработка системы документооборота от начала формирова­ния каждого первичного документа до сдачи его в архив;

г) выбор и обоснование методов контроля по каждой хозяйствен­ной операции.

Резюме

Для принятия стратегического решения (выбора альтернативного варианта действий) необходимо сначала определить условия и элемен­ты стратегического анализа. Далее следует уяснить себе, какая инфор­мация необходима для стратегического планирования и какова роль от­носительных показателей в процессе сопоставления результатов дея­тельности предприятия и его конкурентов, а также их рыночных позиций. Важную роль здесь играют данные о затратах и ценах.

Изучая вопросы управленческого контроля, важно представлять, что такое контрольная среда и какое место в сфере контроля занимают центры ответственности, а также как они классифицируются. Для изме­рения результатов работы центров ответственности служат трансферт­ные цены.

Не менее важны субъективные аспекты управленческого контроля, например поведение участников процесса производства, их мотивация.

Поскольку для управленческого контроля так важен учет по цент­рам затрат, а он имеет свою специфику, нужно ввести новую классифи­кацию затрат (подконтрольные, неподконтрольные, достоверные, изме­няемые, неизбежные).

Особое внимание следует обратить на контроль за формировани­ем информации, причины появления некачественной первичной инфор­мации.

Один из разделов данной главы посвящен возникновению откло­нений в процессе производства, их выявлению, оценке, контролю и уста­новлению виновников этих отклонений.