19.4. Компьютерные технологии бухгалтерского учета

Учетная система предполагает последовательность шагов от фик­сации событий до подготовки отчетов и закрытия счетов. Данная после­довательность называется учетным циклом.

Учетный цикл можно представить следующим образом:

• отражение операций в первичных документах;

• запись операций в журнал;

• перенесение записей в Главную книгу;

• формирование финансовых отчетов;

• обработка счетов для закрытия текущего периода и подготовки к началу нового учетного цикла.

Использование метода двойной записи позволяет трансформиро­вать каждый факт хозяйственной деятельности в бухгалтерскую провод­ку, фиксируемую на счетах.

С одной стороны, синтетические счета являются элементами ин­формационной системы, видовыми признаками, по которым совокуп­ность информации разделяется на локальные части, позволяющие полу­чать обобщенные показатели для контроля и анализа хозяйственной деятельности. С другой стороны, синтетический счет выступает в каче­стве информационной подсистемы, состоящей из аналитических счетов и субсчетов, в которых детализируется и группируется информация, объединяемая на данном синтетическом счете.

Счета бухгалтерского учета можно рассматривать как локальные са­мостоятельные (взаимосвязанные) информационные элементы, отражаю­щие движение определенных объектов учета, связанные в единую инфор­мационную систему. Размеры этой системы определяются Планом счетов бухгалтерского учета, который содержит обязательную для применения во всем народном хозяйстве номенклатуру счетов, обеспечивающую:

• взаимосвязанную систематизацию, группировку и обобщение информации о хозяйственной деятельности;

• единообразную методологию учета в народном хозяйстве;

• обобщение и контроль показателей в условиях рациональной организации бухгалтерского учета, основанной на применении прогрес­сивных форм и методов учета.

Обработка данных является важнейшей и трудоемкой функцией учета. Эта функция должна реализовываться с учетом следующих огра­ничений: оперативность (работа в реальном режиме времени) и затраты на обработку. Речь идет о способности системы бухгалтерского учета обрабатывать определенные объемы информации, поступающие с опре­деленной частотой. При этом, поскольку поступающие данные относятся к определенному временному периоду, система учета должна решать проблему хранения и архивации данных, относящихся к прошедшим пе­риодам, а также обеспечивать доступ к данным, которые могут быть скорректированы или использованы для оперативного анализа.

Обобщение информации в учете и формирование финансовой отчет­ности необходимо для вывода обработанной информации за пределы ука­занных выше ограничений, чтобы обеспечить доступ к ней любому пользо­вателю. Дополнительная потребность в информации о хозяйственной деятельности предприятия восполняется за счет экономического анализа.

В процессе развития бухгалтерский учет использовал различные формы, которые разрабатывались с целью усовершенствовать систему учета и облегчить труд бухгалтера. В настоящее время в России применяют­ся в основном, как мы уже говорили, простая, мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета. Наряду с этими ручными формами учета все большее распространение получают специальные программы по бух­галтерскому учету, решающие задачи его автоматизации.

Программное обеспечение — это тот инструментарий, при помощи которого бухгалтер может вести весь процесс обработки данных начиная с ввода в машину информации и заканчивая получением регистров бухгал­терского учета. Использование вычислительной техники решает ряд про­блем, связанных с ручным ведением учета, обеспечивая:

• уменьшение объема рутинных операций;

• ускорение обработки данных первичных документов;

• автоматизацию расчетов (налоги, износ и т.д.);

• автоматизацию формирования отчетных форм;

• углубление аналитического учета;

• отказ от пользования типографскими бланками первичных до­кументов и отчетности и т.д.

Новые информационные технологии в области бухгалтерского учета открывают большие возможности для руководителей предприятий в процессе принятия решений. Программное обеспечение позволяет бо­лее оперативно получать информацию по всем вопросам, связанным с деятельностью предприятия, и своевременно принимать управленче­ские решения.

Схематично сравнение ручных (на примере журнально-ордерной формы) и компьютерных форм учета можно представить следующим об­разом:

Журнально-ордерная форма учета

Функции бухгалтерского учета, как автоматизированного, так и руч­ного, можно условно разбить на две основные группы — сводный учет и подготовка данных для сводного учета.

Сводный учет представляет собой фиксацию первичных докумен­тов, обработку данных, содержащихся в этих документах, и обобщение полученной информации в отчетах. Здесь вся информация при помощи метода двойной записи отражается по синтетическим счетам в стоимост­ной форме, и после этого не составляет труда извлечь ее из банка дан­ных для расчетов и заполнения отчетов.

Подготовка данных для сводного учета более трудоемкий процесс, ибо он включает ведение учета по его отдельным участкам, а также расчет различных экономических показателей. Участки учета могут дробиться до бесконечности. Это зависит от размеров предприятия, его организационной структуры, объемов и видов деятельности и других факторов. Но на боль­шей части предприятий учет ведется по следующим направлениям:

• учет основных средств;

• учет материальных ценностей (складской учет);

• учет затрат и прибыли;

• учет кассовых операций;

• учет операций по расчетному (валютному, текущему и др.) счету;

• учет расчетов;

• учет заработной платы.

В связи с этим программное обеспечение можно подразделить на следующие классы:

1. Проводки — Главная книга — баланс (мини-бухгалтерия).

2. Интегрированная бухгалтерия.

3. Комплексная бухгалтерия.

4. Сетевая версия бухгалтерского учета.

Рассмотрим особенности и характерные признаки каждого класса специализированных бухгалтерских программ.

1. ПРОВОДКИ — ГЛАВНАЯ КНИГА — БАЛАНС. Бухгалтерские программы этого класса реализуют в основном сводную функцию учета. Программы данной группы достаточно просты и универсальны. При этом достаточно широк диапазон их мощности — от исключительно синтети­ческого учета до многоуровневой аналитики и сводного учета. Поэтому в данном классе можно выделить следующие подгруппы:

• программы, реализующие функции синтетического учета,— ве­дение журнала операций на уровне проводок, формирование журналов-ордеров, Главной книги, оборотно-сальдового баланса и форм финансо­вой отчетности;

• программы, которые в дополнение к функциям первой группы позволяют вести одноуровневый, а иногда двухуровневый аналитиче­ский учет. Это делает их подходящими для малых предприятий и пред­приятий, ведущих учет по упрощенной форме;

• программы ведения сводного учета. Их характерная черта — возможность привязки к синтетическим счетам развернутой многоуров­невой системы аналитических счетов;

• головные модули функциональных комплексов. Их главной зада­чей является прием проводок от программ, специализированных для ве­дения различных участков учета, с целью осуществления сводного уче­та. Отличительной чертой этих программ является мощный интерфейс­ный блок, необходимый для импорта проводок из других программ комп­лекса.

2. ИНТЕГРИРОВАННАЯ БУХГАЛТЕРИЯ. Особенностями про­грамм данного класса являются:

• наличие количественного и суммового учета;

• реализация всех функций программ предыдущего класса;

• автоматизация отдельных участков учета (учет материалов, основных средств, заработной платы и др.);

• единое поле проводок;

• ориентация программы для использования на одном рабочем месте.

3. КОМПЛЕКСНАЯ БУХГАЛТЕРИЯ. Характерная черта данного класса — автоматизированный комплекс бухгалтерского учета — состоит из отдельных функционально законченных АРМов; есть интерфейс переда­чи информации для сведения баланса и развернутый аналитический учет.

4. СЕТЕВАЯ ВЕРСИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. Особенности данного класса программ заключаются в следующем:

• возможность сетевого обмена внутри каждого рабочего места одного АРМа и между различными АРМами;

• осуществление обмена информацией только по сети;

• возможность одновременной работы разных АРМов с доступом к любой разрешенной информации. Это означает, что если в ком­плексной бухгалтерии сведение данных происходит эпизодически, то в сетевой версии все введенные данные одновременно могут быть до­ступны всем пользователям.

Резюме

Поскольку основными функциями бухгалтерского учета являются количественное отражение и качественная характеристика фактического состояния хозяйствующего субъекта, важны регистрация (документи­рование) первичной информации о его деятельности, группировка и обобщение данных о процессах и явлениях, на нем происходящих.

Все собранные первичные сведения фиксируются в документах, имеющих свою классификацию. Для обобщения данных служат бухгал­терские счета, где методом двойной записи группируются данные о хо­зяйственных операциях и их источниках. В связи с этим рассматривают­ся три формы учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная и журнал-Главная.

Вторая важная тема данной главы — основные информационные потоки, возникающие на предприятии. В этой связи выделено несколько основных направлений (разделов) учета: учет расчетов с персоналом по оплате труда; учет основных средств; учет производственных запасов. Дана общая схема учета затрат на производство. Изучается такой важ­ный вопрос, как реализация продукции (работ, услуг).

Заключительный раздел посвящен компьютерным технологиям бухгалтерского учета. Ручные и компьютерные формы учета сопостав­ляются на примере журнально-ордерной формы учета.

Описаны классы программного обеспечения: 1) проводки — Главная книга — баланс (мини-бухгалтерия); 2) интегрированная бух­галтерия; 3) комплексная бухгалтерия; 4) сетевая версия бухгалтерско­го учета.