Реализация в компьютерной бухгалтерии Настройка плана счетов

Обратимся к настройке счета дохода от реализации продукции и счета себестоимости реализованной продукции в рабочем плане счетоа

Счет 701 является пассивным, однако на конец отчетного периода данный счет закрывается и не имеет сальдо. Аналитический учет на счете ведется по двум видам субконто: "Виды деятельности" и "Места хранения".

Счет 901 является активным. По дебету счета аккумулируется себестоимость реализованной продукции. На конец отчетного периода данный счет закрывается и не имеет сальдо. Аналитический учет на счете ведется по одному виду субконто: "Виды деятельности".

Вид субконто "Виды деятельности" рассматривался нами при обсуждении вопросов организации аналитического учета на счетах производственных затрат.

Виду субконто " Места хранения " соответствует одноименный справочник. Он используется для аналитического учета на балансовых счетах 701 "Доход от реализации готовой продукции", счетах материального учета.

Средства автоматизации формирования первичных документов и ввода хозяйственных операций

В типовой конфигурации имеются несколько встроенных документов, предназначенных для автоматизации работы на участке учета реализации готовой продукции.

Документ "Счет" предназначен для выписки счетов на оплату. Данный документ не проводится и не формирует бухгалтерских проводок Его основное назначение - формирование печатной формы документа и возможность использования введенных данных для выписки расходных накладных, используя режим "Ввод на основании".

Документ "Расходная накладная" служит для оформления операций, связанных с отпуском товаров и отгрузкой продукции собственного производства покупателям.

Документ "Оказание услуг (акт сдачи - приемки работ)" предназначен для отражения в бухгалтерском учете факта оказания услуг заказчику.

В настоящем пособии рассмотрим использование документов типовой конфигурации для ввода хозяйственных операций, связанных с реализацией готовой продукции собственного производства

Следует иметь в виду, что работа с документами ведется не только в бухгалтерии, но и в ряде сопутствующих подразделений и служб предприятия. В связи с этим, представляется важным рассмотреть технологию обработки учетной информации, в многопользовательском режиме, когда функции по работе с документами распределены между отдельными исполнителями и отделами.

При работе с бухгалтерской программой в многопользовательском сетевом режиме, доступ к бухгалтерским данным (документам, отчетам, проводкам) получают все пользователи, подключенные к компьютерной сети. Однако, жизнь диктует необходимость управления доступа отдельных сотрудников (или категорий сотрудников) к различным информационным ресурсам, а также управления набором разрешенных действий по отношению к информации, доступной пользователям. Например, для некоторых из них, может потребоваться закрыть для просмотра отдельные документы, отчеты журналы, для другой части пользователей они могут быть доступны для просмотра, но закрыты для внесения изменений или выполнения бухгалтерских операций и т.п. Средства управления доступностью информационных ресурсов сетевой бухгалтерии называются средствами распределения прав пользователей

В настоящей главе познакомим читателей с механизмом разграничения прав пользователей в сетевых версиях программы "1С:Бухгалтерия". Для этой цели рассмотрим пример разграничения прав пользователей по использованию документов "Счет" и "Расходная накладная" при организации учета реализации готовой продукции. Для этого будем исходить из следующих предположений относительно распределения функций среди персонала предприятия условного предприятия "Добро".

На данном предприятии помимо бухгалтерии пользователем компьютерной системы является торговый отдел.

Сотрудниками торгового отдела (товароведами) осуществляется выписка счетов покупателям готовой продукции и накладных на отпуск готовой продукции со склада.

Из торгового отдела накладная поступает на склад. Один экземпляр остается у кладовщика, другой - передается покупателю. На складе по накладной производится отпуск продукции. Подписанный покупателем и кладовщиком документ поступает в бухгалтерию.

В бухгалтерии данный документ является основанием для формирования проводок по реализации товара со склада покупателю.

Как в предполагаемых условиях наиболее рационально организовать работу сотрудников бухгалтерии, склада, торгового отдела, если они работают с единой информационной базой в сетевой версии программы "1С:Бухгалтерия"? Рассмотрим поэтапно данный процесс.

Разграничение прав пользователей

Для тех, кому интересно познакомиться с действием механизма разграничения прав пользователей в сетевых программных продуктах, рекомендуем прочитать данный параграф и выполнять последующие за ним задания с учетом разграничения допустимых действий для различных групп пользователей.

Тем же, кто работает с однопользовательской версией программы или тем, кого данные вопросы не интересуют, данный параграф можно пропустить, а последующие задания выполнять без учета требований о распределении выполняемых функций по различным рабочим местам, описанным в данном разделе.

Определение наборов прав для различных категорий сотрудников

Смысл этой операции состоит в том, что каждый пользователь компьютерной системы регистрируется в ней под своим именем и получает свой уникальный пароль для входа в систему. Для каждого конкретного пользователя определяется набор прав по доступу к информации. Причем наиболее типичной является ситуация, когда разные сотрудники, относящиеся к одной категории, обладают одинаковыми правами. В связи с этим в программе "1С:Бухгалтерия" права доступа к информации определяются не для каждого отдельного сотрудника, а для их типичных групп, например, для товароведов, бухгалтеров, работников склада, администрации и т.п. То есть, предварительно должны быть сформированы типовые наборы прав доступа к информации, и только после этого каждому конкретному сотруднику ставится в соответствие один из ранее определенных наборов прав. Рассмотрим на конкретном примере, каким образом в программе осуществляется ввод в систему информации о новых пользователях и их правах доступа к информации.

Задача 24-1

В сетевой версии программы "1С: Бухгалтерия" необходимо зарегистрировать двух новых пользователей:

Сотрудник торгового отдела, товаровед по фамилии Товарский Т.П., который осуществляет выписку счетов и накладных. Сотрудник бухгалтерии, бухгалтер по фамилии Бухтин Б.С., который осуществляет ввод в систему хозяйственных операций по реализации готовой продукции.

Сотрудника Товарского Т.П. следует наделить набором прав доступа к информации, предусмотренных для сотрудников торгового отдела, сотрудника Бухтина Б.С. следует наделить набором прав, предусмотренных для сотрудников бухгалтерии

Для сотрудников торгового отдела разрешен ввод документов "Счет" и "Расходная накладная", но при этом запрещено выполнять проведение документов (формирование проводок). В то время как сотрудникам бухгалтерии проведение документов не запрещена

Как уже было сказано ранее для того, чтобы дать какие-то права конкретному пользователю необходимо предварительно определить типовые наборы таких прав.

Определение наборов прав реализуется в режиме конфигурирования при помощи следующей последовательности действий.

В окне дерева конфигурации выбирается закладка "Права", которая, как правило, расположена в его нижней части. В результате чего на экране раскроется окно, содержащее список "Наборы прав". В этом списке, как минимум, должна присутствовать одна запись "Администратор". Под администратором в данном случае понимается администратор компьютерной системы, который обладает всеми возможными правами доступа к информации и ее модификации.

В существующий список необходимо добавить два новых набора прав (рис. 24-1), соответствующих двум группам пользователей, назовем их соответственно:

• бухгалтерия;

• торговля.

Ввод нового элемента в список осуществляется, как и всегда, через меню "Действия - Новый", через контекстное меню, или при помощи соответствующей пиктограммы.

Вновь введенные элементы удобнее всего для начала снабдить всеми правами. Для этого потребуется поочередно выделять необходимые наименования наборов прав и обращаться к меню "Действия - Установить все права". Те же действия можно выполнить и через контекстное меню.

Рис. 24-1. Добавление в список "Наборы прав" двух новых элементов

В последствии, в любой момент времени эти права можно ограничить, что мы и сделаем немного позже.

Следующая процедура будет состоять в создании списка пользователей, которых будем наделять теми или иными наборами праа