Использование документа "Расходная накладная"

Расходные накладные предназначены для оформления операций, связанных с отпуском товаров и продукции собственного производства покупателям.

Для ввода документа "Расходная накладная" предусмотрен режим, значительно сокращающий трудоемкость ввода исходных данных, -"Ввод на основании". Основанием для ввода накладной служит информация ранее введенного счета

Итак, предположим, на другом рабочем месте того же торгового отдела, другой сотрудник выполняет формирование накладной, например, при наличии документов, подтверждающих оплату счета (или руководствуясь другими основаниями, распоряжениями, указаниями).

Рассмотрим, как в данном случае выполняется ввод на основании

Получив копию счета от клиента, сотрудник торгового отдела по дате и номеру счета отыскивает в компьютерной системе (в журнале документов "Счета-фактуры" или в журнале операций) запись об этом документе.

Помечает эту запись мышью и обращается к меню "Действия - Ввести на основании" (тот же самый режим можно вызвать и через контекстное меню).

На экране появляется автоматически заполненная форма накладной, в которую попали все необходимые реквизиты из счета, как это видно из рис. 24-9.

Рис. 24-9. Заполнение диалоговой формы документа "Расходная накладная"

Документ "Расходная накладная" предназначен для отражения в типовой конфигурации операций, связанных с отпуском товарно-материальных ценностей, продукции с оптового склада, реализации различных работ, услуг.

Ввод нового документа осуществляется выбором пункта "Расходная накладная" меню "Документы" главного меню программы.

Заполнение экранной формы документа следует начать с выбора покупателя из справочника "Контрагенты".

Если учет взаиморасчетов с покупателем ведется в разрезе договоров, и соответственно в справочнике "Контрагенты" для него определен базовый договор купли-продажи, то наименование этого документа отобразится в поле "Заказ" электронной формы "Расходной накладной". С помощью кнопки выбора, можно изменить значение этого реквизита, выбрав в нем другой документ-заказ из журнала "Отбор заказов по контрагенту".

Кроме того, можно сделать документ "Расходная накладная" первым документом в цепочке взаиморасчетов с клиентом, т.е. документом-заказом. В этом случае в поле "Заказ" будет отображаться строка "Без заказа".

Если клиенту уже был выписан "Счет", то "Расходную накладную", соответствующую отгрузке по данному счету, нужно выписывать только в режиме "Ввод на основании" по этому счету. При этом, в зависимости от того, какой документ был заказом в такой цепочке - договор или счет, его наименование и реквизиты будут отображаться в поле "Заказ".

Как уже отмечалось выше, если "Расходная накладная" является первым документом в цепочке взаиморасчетов с контрагентом, в поле "Заказ" будет отображаться строка "Без заказа".

В реквизите "Валюта" следует указать валюту, в которой будет выписана накладная (по умолчанию подставляется валюта документа-заказа, если накладная была введена на его основании) и курс этой валюты.

Реквизит "Вид торговли" установится в то значение, которое указано по умолчанию для данного клиента в справочнике "Контрагенты". При этом, если выбран вид торговли "за наличные", то дополнительно в реквизите "Касса" следует указать соответствующий счет учета наличных денежных средств организации. Обратим внимание на то, что документ допускает продажу за валюту только на условиях предоплаты

В поле "Место хранения" нужно выбрать склад, с которого отгружается продукция и/или товары, из справочника "Места хранения". Отметим, что склад должен иметь вид "Оптовый". Для оформления продажи с розничных складов (магазинов) в типовой конфигурации предусмотрен документ "Розничная накладная".

В графе "Остаток" отобразится остаток товара на складе.

Отметим, что реквизиты "Сумма б/с", "Скидка" появляются в табличной части документа только в случае, если константа "Использовать скидку" установлена в значение "Да" и соответственно итоговые суммы по строке с НДС и без НДС будут рассчитаны с учетом или без учета скидки. С помощью кнопки "Дать скидку >" можно задать различные способы расчета скидок: одним процентом или суммой для каждого товара в отдельности (опции "Суммой по строке", "Процентом по строке"), либо после заполнения табличной части документа можно определить сумму или процент скидки для накладной в целом (опции "Суммой по накладной", "Процентом по накладной").

При введении на основании "Расходной накладной" "Налоговой накладной", сумма скидки будет подставлена в соответствующую графу этого документа.

Заполнение табличной части документа можно производить несколькими способами: обычным построчным вводом или методом множественного подбора из справочника "ТМЦ". Для этого в диалоговой форме документа присутствует кнопка "Подбор" (см. раздел "Форма ввода документа").

На закладке "Дополнительно" можно внести информацию о доверенности (реквизиты в группе "Доверенность") и о сотруднике, который отпустил товары (реквизит "Отпустил"). Напомним, что сотрудник, который обычно отпускает товары (продукцию) может быть задан в константе "Кто обычно отпускает товары".

В реквизитах "Субконто валовых доходов", "Вид НДС", "Счет покупателя" указывается аналитика для формирования бухгалтерских проводок по счетам валовых доходов, НДС и счет учета взаиморасчетов с клиентом-покупателем.

Для редактирования суммы предварительной оплаты служит флажок "Указать сумму предварительной оплаты вручную".

С помощью кнопки "Печать" можно выбрать вариант печатной формы документа - будет ли это расходная накладная (опция "Расходная накладная") или акт о выполненных работах (в случае реализации услуг).

При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, состав которых зависит от типа номенклатуры, вида торговли и позиционирования расходной накладной в цепочке взаиморасчетов с контрагентом. Кроме того, если при операции, оформляемой настоящей накладной, у организации возникло налоговое обязательство и константа "Автоматическое создание налоговых накладных" установлена в значение "Да", то при ее проведении будет сформирован документ "Налоговая накладная".

По нажатию кнопки "Печать" формируется печатная форма документа в двух или любом заданном количестве экземпляров (рис. 24-10).

На данном рабочем месте (товароведа) проведение документа не выполняется, так как нами закрыт режим проведения данного документа для этого рабочего места.

Таким образом, в системе, в журнале операций документ зарегистрирован, сохранена запись о документе, но на данном рабочем месте он не порождает проводок.

Фаций (01.01.01-31.12.01)

Из торгового отдела накладная поступает на склад. Один экземпляр остается у кладовщика, другой - передается покупателю.

На складе по накладной производится отпуск продукции. Подписанный покупателем и кладовщиком документ поступает в бухгалтерию. Данный документ является основанием для формирования проводок по реализации товара со склада покупателю.

Рис. 24-10. Печатная форма документа "Расходная накладная"

В бухгалтерии бухгалтер, обрабатывающий документ, отыскивает запись о данном документе в компьютерной бухгалтерии в журнале операций и обращается к данному документу, сверяет его с бумажным экземпляром и, в случае совпадения реквизитов, выполняет проведение документа.