Преобразование линейного справочника в иерархический

Для организации аналитического учета на счетах 46 и 40 используется справочник "Контрагенты". Кроме того, этот же справочник понадобится для ведения учета расчетов с поставщиками, покупателями, заказчиками. Изначально он был создан как единый линейный список без выделения в нем групп или подгрупп.

Естественно, что это не единственный способ организации справочника контрагентов. Для облегчения поиска элементов справочника их можно группировать по каким-либо признакам. Например, на верхнем уровне выделить две группы: "Юридические лица" и "Физические лица". Юридических лиц можно разделить по территориальному признаку: предприятия "Северной зоны", "Восточной", "Западной и Южной зон", или по профилю: "Банки", "Производство", "Торговля" и так далее. Физических лиц можно разделить на предпринимателей и частных лиц, не занимающихся предпринимательской деятельностью - это позволит бухгалтеру быстрее ориентироваться в оформлении отношений с этими лицами,

Но как это часто бывает в жизни, хорошие мысли приходят с опозданием. Вот и в нашем случае, хотелось бы организовать справочник контрагентов по-новому, но уже введены проводки, получены отчетные ведомости. Не перечеркнет ли реорганизация справочника весь предшествующий труд?

Рассмотрим, как выполняется реорганизация структуры справочника в условиях функционирующей учетной системы, к каким последствиям может привести вмешательство в сложившуюся структуру справочной информации.

Задача 8-1

Необходимо в справочнике "Контрагенты" включить групповые элементы, обеспечив объединение однотипных контрагентов в группы, подобно тому, как это показано на рисунке 8-1.

На первом уровне выделяются две группы: "Физические лица" и "Юридические лица".

На втором уровне для физических лиц будут вводиться конкретные представители этой группы. Для юридических лиц выделяется еще две подгруппы: "Банки" и "Организации".

Рис. 8-1. Вариант организации многоуровневого справочника "Контрагенты"

Конкретные представители юридических лиц будут вводиться уже на третьем уровне в соответствующие подгруппы. Таким образом, справочник из одноуровневого линейного должен быть преобразован в трехуровневый иерархический.

Создание групповых элементов

Для образования новой группы в многоуровневом справочнике следует нажать кнопку на панели инструментов окна справочника или комбинацию клавиш Ог1+Р9 на клавиатуре, или воспользоваться меню "Действия - Новая группа". При этом необходимо, чтобы режим вывода списка по группам был включен.

Процесс ввода новой группы "Физические лица" проиллюстрирован на рис. 8-2.

Так же, как и при вводе в справочник нового элемента, редактирование кода, наименования и других реквизитов группы осуществляется в выводимом на экран диалоговом окне. В другой конкретной конфигурации может быть разрешено использование двух способов - в диалоговом окне и непосредственно в строке справочника Тогда конкретный способ редактирования устанавливается выбором пункта меню "Действия - Редактировать в диалоге".

Рис. 8-2. Ввод в справочник "Контрагенты" новой группы "Физические лица"

После заполнения полей диалогового окна для записи новой группы в справочник следует нажать кнопку ОК или закрыть окно диалога нажатием на кнопку «Закрыть». Если на экран будет выдан запрос о сохранении изменений, следует выбрать ответ "Да" для записи в справочник новой группы, или "Нет" - для отказа от записи.

Аналогичным образом можно ввести следующую группу "Юридические лица". В результате на первом уровне справочника появятся два новых (но уже групповых!) элемента с кодами 6 и 7. Причем групповые элементы в крайней левой колонке обозначены символом.

Проще всего раскрыть группу в справочнике двойным щелчком мышью на знаке в нужной строке таблицы, также можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+Стрелка Вниз. Более долгий путь -воспользоваться командой меню "Действия - Следующий уровень"

В результате будет открыта для просмотра выбранная группа Название этой группы и всех групп верхних уровней будут выданы в первых строках таблицы.

Возврат на предыдущие уровни обеспечивается двойным щелчком мыши на знаке в строке с наименованием нужной группы Часто группы более высокого уровня называют родительскими по отношению к входящим в их состав подчиненным группам и элементам.

Теперь необходимо, чтобы две новые группы "Банки" и "Организации", попали в группу "Юридические лица", которая для них будет являться родительской. Для этого сначала следует перейти в родительскую группу, и после этого можно знакомыми нам приемами вводить новые групповые элементы. После выполнения указанных действий будет создана вложенная структура групповых элементов, которая хорошо просматривается в дереве групп.

Как видим из рис. 8-3, для большей наглядности представления иерархических справочников в программе используется метафора "папки". Справочник рассматривается как папка, в которую могут помещаться карточки с описанием объектов, а также другие папки, которые, в свою очередь, также могут содержать, как карточки, так и папки. Глубина вложенности папок ограничивается десятью уровнями

Рис. 8-3. Вариант иерархической организации справочника "Контрагенты"

Заметим, что родительские элементы в дереве групп могут быть представлены в свернутом или развернутом видах Если группа свернута, то слева от имени группы будет установлен знак "+". Щелчком мышью можно развернуть эту группу, тогда станут видны имена вложенных групп, а знак "+" заменится на знак "-".