17.7.1. Порядок пересчета (перерасчета) и возврата ндфл при изменении статуса работника-иностранца (нерезидент стал резидентом)

Иностранный работник приобретает статус налогового резидента РФ только тогда, когда пробудет на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). Причем статус налогоплательщика может меняться из месяца в месяц. Это связано с тем, что период в 12 месяцев не ограничен рамками календарного года и определяется на каждую дату выплаты налогоплательщику дохода (Письма Минфина России от 14.07.2011 N 03-04-06/6-170, от 14.07.2011 N 03-04-06/6-169, от 25.05.2011 N 03-04-06/6-122, от 19.05.2011 N 03-04-06/6-117).

Примечание

Подробнее о том, как определить период в 12 месяцев и период в 183 календарных дня, см. разд. 1.1.1 "Как посчитать период в 12 месяцев при определении статуса физического лица (резидентства)" и разд. 1.1.2 "Как посчитать период в 183 календарных дня при определении статуса физического лица (резидентства)".

В связи с этим каждый раз, когда учреждение начисляет доход иностранному работнику, следует определять применимую ставку НДФЛ. Так, если на дату начисления выплаты работник является резидентом РФ, ставка НДФЛ составит 13%. В противном случае применяется ставка 30% (п. п. 1, 3 ст. 224 НК РФ).

Например, Р.М. Кикнадзе впервые въехал на территорию РФ 1 сентября 2011 г. и устроился на работу в государственное (муниципальное) учреждение. При исчислении заработной платы за первые два месяца 2012 г. (январь, февраль) его налоговый статус был определен как "нерезидент РФ". В связи с этим бухгалтер удерживал из его доходов НДФЛ по ставке 30%.

При начислении работникам заработной платы за март 2012 г. было установлено, что налоговый статус Р.М. Кикнадзе поменялся на "резидент РФ", и поэтому НДФЛ с его дохода за март был исчислен по ставке 13%. В течение 2012 г. Р.М. Кикнадзе находился в длительных командировках за границей (не пребывал на территории РФ) с 1 апреля по 31 мая включительно и с 1 июля по 11 ноября включительно.

Таким образом, статус "резидент РФ" сохранялся у него до сентября 2012 г. включительно. В этот период к доходам Р.М. Кикнадзе применялась налоговая ставка 13%.

На конец октября и конец ноября он был признан нерезидентом РФ. Соответственно, за эти месяцы налог с его доходов был рассчитан по ставке 30%.

Информация о налоговом статусе Р.М. Кикнадзе в соответствующие месяцы 2012 г. и размере налоговой ставки по НДФЛ приведена в таблице.

В момент изменения статуса работника (когда нерезидент становится резидентом) пересчитывать налог, удержанный с начала года по ставке 30%, не нужно. Дело в том, что окончательный налоговый статус работника в зависимости от времени его нахождения в РФ определяется по итогам налогового периода. Именно в конце года производится пересчет налога, удержанного с его начала (п. 1.1 ст. 231 НК РФ, Письма Минфина России от 28.10.2011 N 03-04-06/6-293, от 16.05.2011 N 03-04-05/6-353).

Разница между НДФЛ, удержанным по ставке 30%, и налогом, который пересчитан по ставке 13%, является излишне удержанной суммой налога. Она подлежит возврату налогоплательщику.

Иностранец должен обращаться за возвратом излишне удержанного НДФЛ в налоговую инспекцию, где он состоит на учете по месту жительства (месту пребывания). Для этого он представляет налоговую декларацию и документы, подтверждающие статус налогового резидента (п. 1.1 ст. 231 НК РФ, Письма Минфина России от 09.08.2012 N 03-04-06/6-230, от 16.05.2011 N 03-04-06/6-108, от 22.11.2010 N 03-04-06/6-273 (п. 2), ФНС России от 21.03.2012 N ЕД-3-3/910@, УФНС России по г. Москве от 22.03.2011 N 20-14/3/026851@, от 18.02.2011 N 20-14/3/015325).

Налоговые органы поясняют, что в числе таких документов можно представить, к примеру, проездные документы о въезде в РФ и выезде из РФ, копию паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы, справки от работодателя, составленные на основе табеля учета рабочего времени, квитанции о проживании в гостинице (Письма УФНС России по г. Москве от 13.05.2011 N 20-14/04697@, от 18.02.2011 N 20-14/3/015325).

Примечание

Указанные положения введены в Налоговый кодекс РФ Федеральным законом от 27.07.2010 N 229-ФЗ и применяются с 1 января 2011 г. (пп. "б" п. 17 ст. 2, ч. 2 ст. 10 Закона N 229-ФЗ).

О документах, которыми можно подтвердить статус налогового резидента РФ, см. в разд. 1.2 "Документальное подтверждение статуса резидента и нерезидента (времени пребывания на территории РФ)".

На практике может сложиться ситуация, когда учреждение начислило иностранцу заработную плату за один месяц налогового периода, а выплатило ее с задержкой на несколько месяцев. В связи с этим возникает вопрос: какую дату учитывать для определения статуса налогового резидента? В данном случае датой получения дохода в виде заработной платы является последний день месяца, за который начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ). А значит, статус иностранного работника для целей НДФЛ следует определять именно на эту дату независимо от срока фактической выплаты вознаграждения.

Например, учреждение начислило 31 мая 2012 г. своему работнику Р.М. Кикнадзе (гражданину Грузии) заработную плату за май. Однако в связи с финансовыми трудностями фактическая выплата денежных средств работникам произведена лишь в июле 2012 г.

Для определения наличия или отсутствия у Р.М. Кикнадзе статуса налогового резидента учреждению следует учитывать период в 12 месяцев, предшествующих 31 мая 2012 г.

Если на дату получения дохода, включая день увольнения, работник учреждения являлся налоговым резидентом РФ, то при его увольнении до окончания налогового периода каких-либо перерасчетов сумм налога, удержанных по ставке 13%, налоговый агент не производит (Письма Минфина России от 14.07.2011 N 03-04-06/6-170, от 14.07.2011 N 03-04-06/6-169, от 25.05.2011 N 03-04-06/6-122).

Отметим, что до 2011 г. возврат излишне удержанного НДФЛ производил налоговый агент на основании заявления иностранного работника (п. 1 ст. 231 НК РФ).

При этом у чиновников не было однозначного мнения о том, каким образом следует пересчитывать налог в подобном случае. Так, исходя из разъяснений контролирующих органов такой пересчет мог производиться:

- на дату, после которой статус физического лица уже не изменится в текущем году (Письма Минфина России от 17.07.2009 N 03-04-06-01/176, от 25.07.2008 N 03-04-06-01/231, ФНС России от 25.06.2009 N 3-5-04/881@, УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 N 18-15/3/007427@, от 24.06.2008 N 28-10/059251);

- на конец налогового периода, если статус до конца года может поменяться (Письма Минфина России от 26.03.2010 N 03-04-06/51, от 07.11.2008 N 03-04-06-01/331, ФНС России от 25.06.2009 N 3-5-04/881@, УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 N 18-15/3/007427@, от 24.06.2008 N 28-10/059251);

- на дату прекращения трудовых отношений (Письма Минфина России от 07.11.2008 N 03-04-06-01/331, от 25.07.2008 N 03-04-06-01/231).

Уточним, что в Налоговом кодексе РФ не было оговорено, что пересчет НДФЛ производится, только если статус налогового резидента уже не сможет измениться в текущем году. То есть учреждение было вправе пересчитать налог на дату выплаты дохода, который иностранец получил уже в статусе резидента. Однако, если он утрачивал статус налогового резидента, нужно было пересчитать налог по ставке 30%. В связи с этим целесообразно было следовать рекомендациям контролирующих органов и пересчитывать НДФЛ, когда было окончательно ясно, что иностранный работник до конца года не лишится статуса налогового резидента РФ.

Если же в течение года это определить было невозможно, НДФЛ следовало пересчитать по окончании налогового периода (года) при условии, что по его итогам иностранец останется налоговым резидентом РФ.

ПРИМЕР

налогообложения заработной платы иностранного работника при приобретении им статуса налогового резидента РФ

Ситуация

Гражданин Украины П.В. Григоренко въехал на территорию РФ 2 марта 2012 г.

20 апреля 2012 г. он был принят в штат казенного учреждения с ежемесячной заработной платой в размере 20 000 руб.

П.В. Григоренко имеет одного ребенка.

С 1 сентября 2012 г. (183-й день пребывания на территории РФ) П.В. Григоренко является налоговым резидентом РФ. До этой даты НДФЛ с выплачиваемых ему доходов работодатель удерживал по ставке 30% и, соответственно, стандартных налоговых вычетов ему не предоставлял (п. 4 ст. 210 НК РФ).

В августе и сентябре 2012 г. П.В. Григоренко был выплачен аванс в размере 10 000 руб. за каждый из этих месяцев. Заработная плата за август и сентябрь 2012 г. начислена в размере 20 000 руб. за каждый месяц. В соответствии с правилами, действующими в учреждении, заработная плата выплачивается работникам через кассу не позднее 20-го числа расчетного месяца и 5-го числа месяца, следующего за расчетным.

Решение

1. Исчислим сумму НДФЛ с заработной платы, выплаченной П.В. Григоренко за август 2012 г.

На дату выплаты дохода, т.е. на последний день августа (согласно п. 2 ст. 223 НК РФ), П.В. Григоренко не являлся налоговым резидентом, так как на 31 августа его пребывание на территории РФ составляет 182 календарных дня за последние 12 месяцев. Следовательно, НДФЛ учреждение исчисляет по ставке 30%, не предоставляя ему вычета на ребенка (п. 3 ст. 210, п. 3 ст. 224 НК РФ).

Сумма налога, которую учреждение должно удержать из заработной платы за август, - 6000 руб. (20 000 руб. x 30%).

2. При выплате работнику заработной платы через кассу (с учетом ранее выплаченного аванса) необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Заработная плата к выплате равна 4000 руб. (20 000 руб. - 10 000 руб. - 6000 руб.).

3. Исчислим сумму НДФЛ с заработной платы П.В. Григоренко за сентябрь.

На дату выплаты дохода, т.е. на последний день сентября (согласно п. 2 ст. 223 НК РФ), П.В. Григоренко является налоговым резидентом, так как на 30 сентября период его пребывания на территории РФ за последние 12 месяцев составляет 213 дней. Следовательно, НДФЛ учреждение исчисляет по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Для этого определим доход П.В. Григоренко за сентябрь. Он составит 20 000 руб. <3>

--------------------------------

<3> Налог по ставке 13% должен рассчитываться нарастающим итогом по доходам с начала года (п. 3 ст. 226 НК РФ). Следовательно, НДФЛ следует пересчитать с начала года. Однако пересчет налога в связи с приобретением статуса налогового резидента РФ возможен только по итогам года (п. 1.1 ст. 231 НК РФ). В связи с этим налог исчисляется нарастающим итогом начиная с доходов, полученных П.В. Григоренко с сентября 2012 г.

С учетом положенного П.В. Григоренко стандартного вычета на ребенка (за сентябрь) его налоговая база по НДФЛ составит 18 600 руб. (20 000 руб. - 1400 руб.) <4>.

--------------------------------

<4> Напомним, что стандартный вычет на ребенка предоставляется до тех пор, пока доход, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, не превысит 280 000 руб. (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Предположим, что доход П.В. Григоренко нарастающим итогом в сентябре 2012 г. не превысил 280 000 руб.

4. Сумма НДФЛ, подлежащая удержанию из доходов П.В. Григоренко за сентябрь 2012 г., - 2418 руб. (18 600 руб. x 13%).

5. Выплачиваем работнику заработную плату из кассы (с учетом ранее выплаченного аванса), удерживаем сумму НДФЛ и перечисляем ее в бюджет.

Заработная плата, подлежащая выплате работнику, составит 7582 руб. (20 000 руб. - 2418 руб. - 10 000 руб.).

Сумму удержанного НДФЛ (2418 руб.) нужно перечислить в бюджет не позднее 5 октября 2012 г. (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ).

В бюджетном учете отражены следующие операции, связанные с выплатой заработной платы за август.

В бюджетном учете отражены следующие операции, связанные с выплатой заработной платы за сентябрь.

ПРИМЕР

пересчета НДФЛ по итогам года с заработной платы иностранного работника при приобретении им статуса налогового резидента РФ

Ситуация

Воспользуемся условиями предыдущего примера и предположим, что общая сумма дохода П.В. Григоренко за 2012 г. составила 168 571 руб.

Допустим, что НДФЛ нарастающим итогом по ставке 30% был удержан с апреля по август 2012 г. в размере 26 571 руб. из полученных в тот периодов доходов в сумме 88 570 руб. А по ставке 13% налог был удержан в сумме 9672 руб. из доходов за сентябрь - декабрь 2012 г. (13% х (20 000 руб. х 4 - 1400 руб. х 4)).

Решение

1. Определим налоговую базу в отношении работника П.В. Григоренко за 2012 г.

С учетом положенного П.В. Григоренко стандартного вычета на ребенка (за апрель - декабрь) его налоговая база составит 155 971 руб. (168 571 руб. - 1400 руб. x 9) <5>.

--------------------------------

<5> Напомним, что стандартный вычет на ребенка предоставляется до тех пор, пока доход, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, не превысит 280 000 руб. (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Доход П.В. Григоренко за 2012 г. составил 168 571 руб., т.е. не превысил 280 000 руб.

2. Определим сумму НДФЛ, подлежащую удержанию из доходов П.В. Григоренко за 2012 г. Она составит 20 276 руб. (155 971 руб. x 13%).

3. Определим сумму НДФЛ, излишне удержанную из доходов П.В. Григоренко за 2012 г. Она равна 15 967 руб. (20 276 руб. - 26 571 руб.- 9672 руб.).

Эту сумму учреждение должно отразить в п. 5.6 Справки по форме 2-НДФЛ, подаваемой в налоговую инспекцию по месту учета не позднее 1 апреля 2013 г. (п. 7 ст. 6.1, п. 2 ст. 230 НК РФ). За возвратом излишне удержанного НДФЛ П.В. Григоренко следует обратиться по окончании 2012 г. в налоговую инспекцию по месту учета, представив налоговую декларацию и документы, подтверждающие статус налогового резидента (п. 1.1 ст. 231 НК РФ).

ПРИМЕР

налогообложения заработной платы иностранного работника при приобретении им статуса налогового резидента РФ и возврата ему излишне удержанной суммы в 2010 г.

Ситуация

Гражданин Украины П.В. Григоренко въехал на территорию РФ 2 марта 2010 г. (отметка органа пограничного контроля в миграционной карте).

21 апреля 2010 г. он принят в штат бюджетного учреждения на должность инженера с ежемесячной заработной платой в размере 20 000 руб. Подтверждения своего постоянного местопребывания на территории Украины П.В. Григоренко не представил. Следовательно, при налогообложении его доходов применяются нормы Налогового кодекса РФ.

Статус налогового резидента РФ П.В. Григоренко приобрел с 1 сентября 2010 г. До этой даты НДФЛ с выплачиваемых ему доходов работодатель удерживал по ставке 30% и, соответственно, стандартных налоговых вычетов ему не предоставлял (п. 4 ст. 210 НК РФ).

2 сентября 2010 г. П.В. Григоренко написал заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ и о предоставлении ему стандартных налоговых вычетов на себя и на ребенка (у П.В. Григоренко есть один ребенок).

В соответствии с действующими в бюджетном учреждении правилами заработная плата выплачивается работникам из кассы 20-го числа расчетного месяца и 5-го числа месяца, следующего за расчетным. Следовательно, 3 сентября 2010 г. (на дату выплаты заработной платы за август) П.В. Григоренко уже является налоговым резидентом РФ.

В августе П.В. Григоренко выплачивался аванс в размере 10 000 руб. Заработная плата за август 2010 г. начислена в размере 20 000 руб. Общая сумма его дохода за период с января по июль 2010 г. составила 67 272,72 руб. С начала года удержан НДФЛ в размере 20 182 руб. Заработная плата выплачивается из кассы учреждения за счет бюджетных средств.

Решение

1. 2 сентября 2010 г. (на основании заявления П.В. Григоренко) бухгалтер учреждения пересчитывает сумму НДФЛ, удержанную ранее с доходов П.В. Григоренко.

Для этого определим его налоговую базу за период с января по июль 2010 г.

С учетом положенных П.В. Григоренко стандартных вычетов на себя (за апрель и май) и на ребенка (за апрель - июль) его налоговая база составит 62 472,72 руб. (67 272,72 руб. - 400 руб. x 2 - 1000 руб. x 4) <8>.

--------------------------------

<8> Напомним, что стандартные вычеты на налогоплательщика и на ребенка в размере 400 руб. и 1000 руб. соответственно предоставляются до тех пор, пока доход, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, не превысит 40 000 руб. (для вычета на налогоплательщика) и 280 000 руб. (для вычета на ребенка). Начиная с месяца, в котором доход превысит установленные ограничения, налоговые вычеты не предоставляются (пп. 3, 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

2. Определим сумму НДФЛ, подлежащую удержанию с доходов П.В. Григоренко за период с января по июль 2010 г.

Сумма НДФЛ составит 8121 руб. (62 472,72 руб. x 13%).

3. Определим сумму НДФЛ, излишне удержанную из доходов П.В. Григоренко за период с января по июль 2010 г.

Она составит 12 061 руб. (20 182 руб. - 8121 руб.).

4. Исчислим сумму НДФЛ, подлежащую удержанию с доходов П.В. Григоренко при выплате заработной платы за август 2010 г.

Доход П.В. Григоренко за период с января по август 2010 г. составил 87 272,72 руб. (67 272,72 руб. + 20 000 руб.). Его налоговая база за этот период составит 81 472,72 руб. (87 272,72 руб. - 400 руб. x 2 - 1000 руб. x 5) <8>.

Следовательно, сумма НДФЛ, которую учреждение должно удержать с заработной платы за август, составит 2470 руб. (81 472,72 руб. x 13% - 8121 руб.).

5. Выплачиваем работнику заработную плату из кассы (с учетом ранее выплаченного аванса), удерживаем сумму НДФЛ и перечисляем ее в бюджет.

Заработная плата, подлежащая выплате работнику, составит 7530 руб. (20 000 руб. - 2470 руб. - 10 000 руб.).

В бухгалтерском учете отражены следующие операции, связанные с выплатой заработной платы за август.

В бухгалтерском учете отражены следующие операции, связанные с корректировкой НДФЛ.

Возврат излишне удержанного НДФЛ налоговый агент отразит следующими записями.

Примечание

Подробнее о порядке возврата излишне удержанного НДФЛ см. разд. 11.2.1 "Как возвращается излишне удержанный налог".