15.9.1.3. Бухгалтерский учет возмещения командировочных расходов в автономных учреждениях с 2011 г.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на следующих счетах (п. 107 Инструкции N 183н):

- 0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам",

- 0 208 22 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг",

- 0 208 26 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг".

Получение денежных средств подотчетным лицом при условии полного его отчета по ранее выданному авансу согласно его заявлению с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается, отражается по дебету счетов 0 208 12 000, 0 208 22 000, 0 208 26 000 и кредиту счетов 0 201 11 000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства", 0 201 34 000 "Касса", 0 201 27 000 "Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации" (абз. 2 п. 108 Инструкции N 183н).

Принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем Авансового отчета (ф. 0504049) с приложенными к нему оправдательными документами отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 105 00 000 "Материальные запасы", 0 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы", 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг", 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам", 0 304 03 000 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда", 0 401 20 200 "Расходы хозяйствующего субъекта" и кредиту счетов 0 208 12 000, 0 208 22 000, 0 208 26 000 (абз. 2 п. 109 Инструкции N 183н).

Возврат остатков подотчетных сумм отражается по дебету счетов 0 201 11 000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства", 0 201 34 000 "Касса" и кредиту счетов 0 208 12 000, 0 208 22 000, 0 208 26 000 (абз. 4 п. 109 Инструкции N 183н).

ПРИМЕР

отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете

Ситуация

По приказу руководителя государственного автономного учреждения, расположенного в г. Москве, работник П.Р. Михайло направлен в командировку в г. Краснодар.

Положением о командировках, действующим в учреждении, суточные установлены в размере 100 руб. в день.

Из кассы учреждения П.Р. Михайло было выдано 11 000 руб. (в счет оплаты расходов на проезд - 8600 руб., по найму жилого помещения - 2000 руб. и оплаты суточных - 400 руб.).

Согласно отметкам в командировочном удостоверении:

- дата выбытия из Москвы - 2 августа;

- дата прибытия в Краснодар - 2 августа;

- дата выбытия из Краснодара - 5 августа;

- дата прибытия в Москву - 5 августа.

Авансовый отчет по произведенным расходам представлен П.Р. Михайло в бухгалтерию и утвержден руководителем учреждения 8 августа.

Командировочные расходы осуществляются за счет субсидии на выполнение государственного задания. Указанные затраты признаются учреждением прямыми и отнесены непосредственно на себестоимость оказываемой учреждением услуги.

Решение

Определим сумму оплаты командировочных расходов, которые не подлежат обложению НДФЛ.

Таким образом, сумма оплаты командировочных расходов, освобождаемая от обложения НДФЛ, составит 11 500 руб. (8600 руб. + 2000 руб. + 400 руб. + 1000 руб. - 500 руб.). Под обложение НДФЛ подпадает сумма оплаты за пользование мини-баром в размере 500 руб.

В бухгалтерском учете нужно сделать следующие записи.

Примечание

Согласно п. 21 Инструкции N 157н и Плану счетов в 1 - 17 разрядах номера счета отражается аналитический код по классификационному признаку поступлений и выбытий. В таблице указаны 18 - 26 разряды номера счета.