9.2. Общие требования к систематизации документов.

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов. Для этого составляется номенклатура дел, которая закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел. Она используется для обеспечения поиска документов, учета дел, построения ИПС.

Номенклатуры дел могут быть: типовыми, примерными, индивидуальными.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатывается службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть (в отрасли, административно-территориальной единицы). Типовые номенклатуры дел носят обязательный характер, примерные – рекомендательный. Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры каждая организация составляет свою номенклатуру.

Номенклатура дел составляется по следующей форме:

Название раздела.

Разделами номенклатуры дел являются в основном названия ее структурных подразделений в соответствии с организационной структурой. При этом в качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность предприятия в целом.

Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого подразделения. Например: 01-1, 02-2, 01-12,.,02-1, 02-2, 02-35 и т.д.

Заголовок дел рекомендуется указывать в следующей последовательности:

• организационно-распорядительная документация;

• плановая документация;

• отчетная документация;

• документация, относящаяся к выполнению основной деятельности;

• документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле, оно делится на тома и части.

В графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.

В пятой графе службой ДОУ проставляются отметки:

• о заведении дел;

• о переходящих делах;

• о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях;

• о передаче дел в другую организацию;

• о местонахождении подлинника;

• о передаче дел в ведомственный архив и т.п.

На основании номенклатурных дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел предприятия, при этом оформляется титульный лист на общем бланке предприятия.

Номенклатура дел предприятия подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Архивного учреждения и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) предприятия.

Форма номенклатуры дел предприятия представлена в табл. 9.4.

Форма итоговой записи к номенклатуре дел представлена в табл. 9.5.

Таблица 9.4.