11.6. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учета и сохранность документов коммерческой тайны

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ» (см. табл. 11.10).

При значительном объеме документов могут быть заведены журналы для входящих, исходящих и внутренних документов. Документы, имеющие гриф «КТ» формируются в отдельное дело. На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом.

В начале подписывается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подписывается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ».

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ», представленном в таблице 11.11.

Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату в тот же день.

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставиться в известность руководитель предприятия, и принимаются все меры к розыску документа. На утерянные документы, после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к «КТ», обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действует в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором (контрактом).

При передаче дел в архив на документы с грифом «кт» составляется отдельная опись.

Таблица 11.10

Журнал регистрации документов с грифом «КТ»

Таблица 11.11

Журнал учета выдачи документов с грифом «КТ»