7.4 Обработка исходящих (отправленных) документов

Маршрут исходящего документа представлен на рис. 7.5 Технологическая схема процесса работ с исходящими документами представлена на рис. 7.6

Процесс обработки исходящих документов включает следующие операции:

• Составление проекта исходящего документа

• Согласование проекта исходящего документа (виза)

• Проверка правильности оформления документа

• Подписание документа руководителем (в изменённом док), или вернуть на обработку

• Регистрация документа (журнал или РКК)

• Простановка индекса (номера) на документе

• Проверка правильности адресации

• Отправка документа адресат

• Подшивка второго экземпляра в дело

• Текущее хранение и использование документа

• Передача документа на архивное хранение

• Хранение и использование документа

• Уничтожение документов

Рис 7.5 Маршрут исходящего документа

8.Организация контроля исполнение документов.

Цель контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов, получение аналитической информации, необходимой для оценки исполнительской дисциплины подразделений и исполнителей, выполнения требований к оформлению документов.

Контроль исполнения документов включает следующие этапы:

- постановка документов на контроль;

- определение документов, подлежащих контролю;

- проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

- учет, обобщенный анализ результатов контроля исполнения контроль исполнения ведется на следующих уровнях:

- формализованный контроль своевременности исполнения;

- анализ существа и полноты исполнения поручений заданий, ответов на запросы;

- контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

- контроль соответствия формы удостоверения каждого документа,

- соответствия подписей их расшифровкам;

Контроль исполнения обычно осуществляется централизованно службой ДОУ или специально назначенной группой контроля (сотрудником). Важными факторами системы контроля исполнения является определение перечня документов, подлежащих контролю исполнения; определению ответственного за снятия с контроля; определение срока исполнения; анализ исполнительской дисциплины.

Техническими средствами контроля являются: журнал регистрации с пометкой (графой) контроля исполнения, регистрационно-контрольная карточка или специальная контрольная карточка.

Причинами неисполнения документов могут являться:

- слишком высокая централизация полномочий;

- перегрузка руководителей и исполнителей разного уровня;

- недисциплинированность исполнителей;

- недостаточные сроки для качественного исполнения;

- нерациональная система документооборота.

Различают следующие виды контроля:

• Текущий;

• Предупредительный;

• Итоговый.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Предупредительный контроль проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудники имеют ещё время для решения вопроса.

Итоговый контроль – аналитическая работа по обобщению исполнительской дисциплины. Итоговый контроль проводится еженедельно, ежемесячно, ежеквартально.

Технологическая схема процесса контроля исполнения представлена на рис. 8.1. Примерный перечень документов, подлежащий контролю исполнения с указанием сроков исполнения представлен в табл. 8.1. Нормативы времени на составление документов-отчётов представлены в табл. 8.2.

1 2 3 4

Да

7 6. Нет

5

8 9 12 13

Да

Нет

10 11 Нет

14 15

20 19

да

21 Нет 17 16

18

Рис. 8.1. Технологическая схема процесса контроля над сроками исполнения и правильностью оформления документов.

Таблица 8.1

Примерный перечень документов, подлежащих контролю исполнения с указанием сроков исполнения

Таблица 8.2.

Нормативы времени на составление документов-ответов

Контроль исполнения осуществляется либо с помощью регистрационно-контрольных карточек, либо с помощью контрольных карточек.

Регистрационно-контрольная карточка представлена в табл. 8.3. Порядок заполнения регистрационно-контрольной карточки представлен в табл. 8.4. Образцы контрольной карточки представлены в табл. 8.5 и 8.6.

Таблица 8.3.

Регистрационно-контрольная карточка