3.2.1. Система организационно-распорядительной документации

Организационно-распорядительные документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти предприятий, организаций и должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на следующие основные группы документов:

• Организационные – уставы, положения, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы;

• Распорядительные – приказы, распоряжения, решения;

• Справочно-информационные документы – письма, справки, протоколы, докладные и служебные записки;

• Справочно-аналитические документы – акты, справки, сводки и т.д.;

Перечень документов, входящих в перечисленные группы представлен в табл. 3.2., 3.3., 3.4.

Таблица 3.2.

Перечень организационно-правовой документации

Устав

Договор (Учредительный договор, трудовой договор) об организации

Положение (о подразделениях)

Инструкция (о планировании, о премировании, должностная инструкция)

Структура и штатная численность

Штатное расписание

Правила (внутреннего трудового распорядка)

График (отпусков)

Таблица 3. 3.

Перечень распорядительной документации

Решение

Постановление

Приказ

Указание

Распоряжение

Таблица 3. 4.

Примечание 1

В зависимости от классификации документов, принятой в организации, к организационно-распорядительным документам могут быть отнесены:

• Документы личному составу – приказы, трудовые договоры, личные дела и др.) (ОКУД, Стеюков М.В.);

• Коммерческие документы – коммерческие договоры и другие документы, входящие в состав договора (Стенюков М.В.);

• Документы по обращению граждан – предложения, заявления граждан (Стенюков М.В.);

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов

1. Положение — правовой акт, определяющий порядок образова­ния, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.

2. Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и пра­ва предприятия, организации, учреждения.

3.. Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и не­которыми центральными органами коллегиального управления в целях раз­решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед дан­ными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

4. Решение — правовой акт, принимаемый исполкомами местных Советов депутатов трудящихся в коллегиальном порядке в целях разре­шения наиболее важных вопросов их компетенции.

Решениями именуются также совместные акты, издаваемые нескольки­ми неоднородными органами (коллегиальными и действующими на осно­ве единоначалия; государственными органами и общественными органи­зациями и т. п.).

5. Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично ру­ководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, име­ет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, дол­жностных лиц и граждан.

6. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа госу­дарственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных за­дач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касать­ся широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчи­ненности.

7. Инструкция — правовой акт, издаваемый органом государст­венного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях уста­новления правил, регулирующих организационные, научно-технические, тех­нологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учре­ждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должно­стных лиц и граждан².

8. Указание - правовой акт, издаваемым органом государствен­ного управления преимущественно по вопросам информационно - методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией испол­нения приказов, инструкции и других актов данного органа и вышестоя­щих органов управления.

9. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседа­ниях коллегиальных органов.

10. Извещение о заседании, собрании, конференции — документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.

11. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтвер­ждающий установленные факты и события.

12. Заключение — документ, содержащий мнение, вывод учрежде­ния, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

13. Докладная записка — документ, адресованный руководите­лю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями состави­теля.

14. Обзор — документ, составленный в целях информации подведом­ственных и других организаций о работах в той или иной области или о деятельности группы учреждений в определенный период.

15. Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

16. Сводка — документ, представляющий собой обобщенные сведе­ния по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и. т. п.).

17. Письмо — обобщенное название различных по содержанию доку­ментов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересы­лается по почте).

18. Телеграмма — обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

19. Телефонограмма — обобщенное название различных по со­держанию документов, выделяемых в связи с особым способом передача текста (передается по телефону и записывается получателем).

20. Личная карточка — документ, служащий для анализа со­става и учета движения кадров.

21. Заказ на размножение документов — содержат просьбу о воспроизведении или размножении документов каким-либо спо­собом.

22. Договор — документ, фиксирующий соглашение сторон об уста­новлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

23. Стенограмма — дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

24. Доклад — документ, содержащий изложение определенных воп­росов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

25. Предложение — разновидность докладной записки, содержа­щая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

26. Объяснительная записка — документ, поясняющий со­держание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

27. Отзыв — документ, содержащий мнение учреждения или специ­алиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

28. План — документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

29. О т ч е т — документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, подготовке мероприятий, поручений и проведении мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

30. Список — документ, содержащий перечисление лиц или предме­тов в определенном порядке, составленный в целях информации или реги­страции.

31. Перечень — систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распростране­ния на них определенных норм или требований.