1. Документооборот для всей организации
Схема документальных связей работ (функций) и документов (п. 1.1) – это графическое изображение работ (функций) и связанных с ними документов.
Достоинства: возможность показать связи работ (функций) и документов и, таким образом, представить все документы (весь документооборот) организации (предприятия)
Недостатки: невозможность показать связь документов и исполнителей, а также операции по обработке документов
Схема документальных работ (функций) и документов (фрагмент) представлена на рис. 6.5. Схема документооборота (для всей организации) представлена на рис. 6.6.
Условные обозначения документов
1 – протокол о намерениях
2 – протокол учредителей о создании
3 – бизнес-план создания
4 – договор о создании предприятия
5 – устав предприятия
6 – заявление о регистрации
7 – свидетельство о регистрации
8 – договор аренды помещения
9 – структура и штатная численность
10 – штатное расписание
11 – правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале)
12 – положения о подразделениях
13 – должностные инструкции работникам
14 – трудовой договор(контракт)
15 – приказ о приеме на работу
16 – заявление о приеме на работу
17 – приказ по основной деятельности
18 – договор на производство работ
Вершина графа
—5,35 Коды документов и направление их движения 1-40 Коды работ
Рис. 6.5. Схема документооборота
Схема документооборота – это графическое изображение документов с их наименованием, структурных подразделений с их наименованиями и связей документов с подразделениями.
Достоинства – возможность показать связь документов с подразделениями; возможность показать документооборот всей организации (предприятия).
Недостатки – невозможность показать операции обработки документов
Схема документооборота (на примере плановой документации) представлена на рис. 6.6.
ПВП
Рис 6.6 Схема документооборота плановой документации
Условные обозначения
ОНР – основные направления развития
ПВП – план выпуска продукции
РДП – расчетно-платежные документы
ГП – годовой план предприятия
СП – стратегический план
БПР – бизнес-план развития
ПП – план производства
ПРО – план ремонта оборудования
ПОР – план обеспечения ресурсами
ПМТС – план МТС
ФП – финансовый план
ОП – организационный план
ПМ – план маркетинга
Подразделения:
ОМ – отдел маркетинга
ПЭО – планово-экономический отдел
ООУ – отдел организации управления
ФО – финансовый отдел
ОМТ – отдел материально-технического снабжения
БСП – бюро стратегического планирования
ОГМ – отдел главного механика
Документограмма (одним из видов которой является карта линейной ответственности (КЛО)) – это графическое изображение предприятия (структурные подразделения, должности), которые являются исполнителями и документы (решения) и операции над документами. Могут быть изображены части структурных подразделений (это определяется целью, задачей, исполняемым документом), а также часть документов (решений). Операции изображаются условными обозначениями.
Модель, построенная на принципе карты линейной ответственности (КЛО) характеризует систему с точки зрения:
Взаимосвязи полномочий и ответственности
Условия возникновения проблем;
Входной и выходной информации по различным группам пользователей и о взаимодействии с различными внешними организациями.19
Достоинства: возможность изображения документов по операциям; возможность представления всех документов для всех подразделений организации на одной документограмме. Относительная простота.
Недостатки: отсутствие возможности показать потоки движения документов
Карта линейной ответственности (на примере разработки «бизнес-плана развития предприятия») представлены на рис 6.7.
Карта линейной ответственности
Исполнители
Документы (решения) | Предприятие | ||||||||||||||||||||||
Генеральный директор | Экономическая служба |
| Техническая служба | ||||||||||||||||||||
Зам. ген. директора по экономике | ПЭО | ОТИЗ | Главный инженер |
| ОКГ |
| ОГТ | ||||||||||||||||
Зав. ПЭО | Зам. зав. ПЭО | Ст. инженер | Инженер | …………….. | Зав. ОТИЗ | Зам. зав. ОТИЗ | Зав. бюро орг. управления | Зав. бюро труда и зар. | ……………... | Гл. конструктор | Зав. отделом | Зав. бюро | ……………….. | ……………… | Главный технолог | Зав. отделом | Зав. бюро | Ст. инженер | ………………… | ||||
Бизнес-план развития предприятия |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 6.7 Карта линейной ответственности (на примере разработки «бизнес-плана развития предприятия»)
Схема документальных связей (схема получаемых и отправляемых документов) – представляет собой таблицу, на которой показаны: перечень документов, получаемых организацией (наименование формы документа, наименование организации-отправителя документов, периодичность (срок) получения документов) и перечень документов отправляемых организацией (наименование формы документа, наименование организации-получателя документа, периодичность (срок получения документов)).
Достоинства – простота.
Недостатки – отсутствие операций над документами и над операциями, отсутствие маршрута движения документов.
Документооборот предприятия представлен в табл. 6.11
Таблица 6.11
Документооборот предприятия (организации) получает:
Наименование формы документа | Наименование организации – отправителя документа | Периодичность (срок) получения документа |
|
|
|
Организация отправляет:
Наименование формы документа | Наименование организации – получателя документа | Периодичность (срок) получения документа |
|
|
|
Рис 6.8 Схема документооборота всей организации
Схема документооборота всей организации – это графическое изображение потока движения документа с изображениями операций работы над документами, как основных (над информацией, содержащейся в документе) так и вспомогательных (над самим документом)(Рис 6.8).
Существует два вида схемы документооборота:
С изображением исполнителя операции (располагается над операцией)
Без изображения исполнителя операции
Данные схемы документооборота разрабатывается для:
Отдельных групп документов (входящие, исходящие, внутренние)
Отдельных документов (балансовый отчёт, счёт-фактура и др.)
На схеме документооборота может быть показана трудоёмкость выполнения операции.
Операции могут иметь условные обозначения.
Достоинства: возможность показать маршрут движения документов (отдельного документа), операции работы с документами, исполнителей операции, трудоёмкость операций.
Технологическая схема процесса организации работы с документами представлена на рис. 6.9. Схема документооборота (входящих документов) представлена на рис 6.10. Схема документооборота (исходящих документов) представлена на рис 6.11. Схема документооборота (внутренних документов) представлена на рис 6.12.
Рис. 6.9. Технологическая схема процесса организации работы с документами
0
Матрица документальных связей – это таблица с изображением структурных подразделений и документальных связей между ними (подразделениями).
По горизонтали показывают на передачу документа из одного подразделения другим подразделениям.
По вертикали показывается получение документов от других подразделений.
Достоинства: возможность показа документальных связей между подразделениями.
Недостатки: отсутствие потока движения документов. Отсутствие операций по работе с документами. Матрица документальных связей представлена на рис. 6.13
Подразделения БУХ | БСП ББ | Отдел маркетинга | ПЭО | ФО | БУХ | Цех основного производства | Цех вспомогательного производства | ОГМ | ГД |
БСП | ОНР ПМ ФМ | SWOT ОЦ | SWOT ОЦ | SWOT ОЦ |
|
|
|
| СП БПР |
Отдел маркетинга | ПМ |
|
|
|
|
|
|
|
|
ПЭО | ПП |
|
|
|
| ПВП | ПОР | ПРО | ГО |
ФО | ФП |
|
|
|
|
|
|
|
|
БУХ | ББ |
|
|
|
|
|
|
| ГО |
Рис. 6.13. Матрица документальных связей (на примере стратегического плана)
Условные обозначения
БСП – бюро стратегического планирования
ОМ – отдел маркетинга
ПЭО – планово-экономический отдел
ФО – финансовый отдел
БУХ – бухгалтерия
ОГМ – отдел главного механика
ГД – генеральный директор
ОНР – основные направления развития
ПМ -
ФМ -
SWOT – SWOT-анализ
ОЦ – основные цели
ПМ – план маркетинга
ПП – план производства
ФП – финансовый план
ББ – бухгалтерский баланс
ПВП – план выпуска продукции
ПОР – план обеспечения ресурсами
ПРО – план ремонта оборудования
СП – стратегический план
БПР – бизнес-план развития
Yandex.RTB R-A-252273-3
- Санкт-Петербургский институт машиностроения (втуз-лмз)
- 1. Основные положения работы с документами
- 1.1. Актуальность проблемы
- 1.2. Основные термины, определения и понятия
- 1.3. Функции документа
- 1.4. Методы документоведческих исследований
- 1.5 История развития документационного обеспечения управления
- 1.6 Правовые основы и нормативно-методическая база подготовки и оформления документов
- 2. Методические и организационные основы обеспечения качества документации.
- 2.1. Качество документационной информации.
- 2.2 Методы обеспечения качества документации
- 2.3. Композиция управленческого документа.
- 2.4. Формуляр-образец как метод моделирования систем документации.
- 2.5. Организационное регламентирование нормирование работ с документальной информацией.
- 3. Системы документации
- 3.1. Общее положение
- 3.1.1. Виды документов
- 3.2. Система управленческой документации
- 3.2.1. Система организационно-распорядительной документации
- 3.2.2. Система плановой документации
- 3.2.3. Система документации по кадровому обеспечению
- 3.2.4. Система финансовой документации
- 3.2.5. Система отчетной документации.
- 4. Общие правила оформления организационно-распорядительных документов
- 4.2. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
- 4.2.1. Состав реквизитов документа
- 4.2.2. Требования к бланкам документов
- 101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7 а
- 4.3. Правила оформления организационно-распорядительных документов
- 4.3.1. Правила оформления организационных документов
- Форма устава
- Форма трудового договора
- Форма положения о структурном подразделении
- Форма должностной инструкции
- Форма документа «Структура и штатная численность предприятия»
- Форма документа «Штатное расписание предприятия»
- Форма правил внутреннего трудового распорядка
- 4.3.2. Правила оформления распорядительных документов
- Образец приказа по основной деятельности
- Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание
- Образец выписки из приказа по основной деятельности
- Образец распоряжения
- Образец указания
- 4.3.3. Правила оформления справочно-информационных документов
- Форма протокола
- Форма сокращённого протокола
- Форма краткого протокола
- Форма выписки из протокола
- Форма докладной записки
- Форма объяснительной записки
- Форма представления
- Форма заявления
- Образец входящего письма
- Образец исходящего письма
- 4.3.4. Правила оформления справочно-аналитической документации
- Форма акта приема-передачи документов в структурном подразделении
- Форма сводки
- 5. Совершенствование состава и форм документов предприятия
- 5.1. Основные направления совершенствования состава и форм документов
- 5.2. Классификатор форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)
- 5.2.1. Назначение классификатора форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)
- 5.2.2. Разработка классификатора форм документов
- Карта документа _________________________________________ (наименование подразделение)
- Пример заполнения классификатора форм документов оао «лмз»
- 5.3. Табель форм управленческих документов
- 5.3.1. Разработка табеля форм документов
- Примерный табель форм документов, применяемых в деятельности организации
- Примерный табель форм документов, применяемых в деятельности оао «Невская Мануфактура»
- 5.4. Альбом форм документов предприятия
- 5.4.1. Назначение альбома форм документов
- 5.4.2. Порядок разработки альбома форм документов
- Общие положения
- 5.5. Разработка структуры классификатора, табеля и альбома форм документов
- 5.5.1. Назначение структуры
- 5.5.2. Разработка структуры классификатора, табеля, альбома форм документов
- Перечень состава (структуры, разделов) классификатора, (табеля, альбома) форм документов оао «лмз»
- 5.6 Ведение классификатора, табеля и альбома форм документов
- 6. Основы документооборота
- 6.1 Понятие документооборота
- 6.2 Характеристики документооборота
- 6.2.1 Направления документооборота
- 6.2.2 Содержание документооборота
- 6.2.3 Объём документооборота
- 6.2.4 Скорость движения документов
- 6.2.5 Стоимость выполняемых типовых операций над документами
- 6.2.6 Понятие операции. Классификация операций
- 6.3 Способы фиксации документооборота
- 6.3.1 Общие положения
- 1. Документооборот для всей организации
- 2. Документооборот для структурного подразделения
- 3. Документооборот для распределения функции (задачи), документов
- 4. Документооборот принятия решения
- 6.4 Совершенствование документооборота
- 6.4.1 Причины роста числа документов и необходимость совершенствования документооборота
- 6.4.2 Принципы совершенствования и проектирования рациональной схемы документооборота
- 6.4.3 Требования к документообороту
- 6.4.4 Виды работ по совершенствованию документооборота
- 6.4.5 Методы совершенствования документопотока
- 6.5 Порядок формирования документооборота
- 6.6 Препятствия на пути внедрения системы разработки документооборота
- 7. Порядок движения документов на предприятии (организация документооборота предприятия в целом)
- 7.1 Общие положения
- 7.2 Обработка входящих (поступающих) документов
- 7.3 Обработка внутренних документов
- 7.4 Обработка исходящих (отправленных) документов
- Лицевая сторона
- Оборотная сторона
- Порядок заполнения регистрационно-контрольной карточки
- Контроль исполнения
- Ведомость Контроля исполнения документации По цеху-отделу № ___________
- 9. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации.
- 9.1. Определение ценности документов и документной информации.
- Положение
- 1. Общие положения
- 2. Основные задачи эк
- 3. Основные функции эк
- Форма акта о выделении документов к уничтожению
- 9.2. Общие требования к систематизации документов.
- Форма номенклатуры дел предприятия
- Номенклатура дел
- Форма итоговой записи к номенклатуре дел
- 9.3 Составление заголовков дел
- Форма обложки дела постоянного и длительного сроков хранения
- Дело № ____________ том № __________
- 9.4. Установление сроков хранения дел.
- 9.5. Хранение документов в оперативной деятельности и формирование дел.
- Форма листа-заверителя дела
- Форма внутренней описи документов дела
- Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения
- Опись №
- 10. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления [Приложение 2]
- 10.1. Общие положения
- 10.2. Компьютеризация операций составления и обработки документов, автоматизация документооборота
- 10.3. Принципы автоматизации делопроизводства и управления документооборотом
- 11. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.
- 11.1. Условия отнесения информации к коммерческой тайне
- Перечень сведений конфиденциального характера.
- Состав Федерального Закона «о коммерческой тайне».
- Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. (Извлечения из Федерального закона «о коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-фз Ст.5)
- 11.2. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
- 11.3. Защита коммерческой тайны предприятия
- 11.4. Меры воздействия на виновных в нарушении законодательства о защите коммерческой тайны
- 11.5. Обеспечение сохранности коммерческой тайны
- 1. Производство.
- 2. Планы.
- 10. Технология.
- 11. Управление (Менеджмент).
- 12. Безопасность.
- Инструкция по охране коммерческой тайны в птк «кая-варион»
- 1. Общие положения.
- 2. Порядок доступа сотрудников в птк к сведениям и документам, содержащим коммерческую тайну.
- 3. Обязанности и ответственность лиц, допущенных к сведениям, содержащим коммерческую тайну.
- 4. Организация учета, хранения и обращения документов, содержащих коммерческую тайну.
- 5. Контроль обеспечения сохранности тайны.
- Договор об оформлении допуска к коммерческой тайне
- Обязательство
- Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны предприятия птк «кая-варион»
- 11.6. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учета и сохранность документов коммерческой тайны
- 12. Экономическая эффективность документационного обеспечения управления
- 13. Организация документационного обеспечения управления
- 13.1. Система документационного менеджмента и ее основные компоненты
- 13.2. Организация службы документационного обеспечения управления
- Примерное положение о службе документационного обеспечения управления
- 1. Общие положения
- 2. Цели и задачи службы доу.
- 3. Функции службы доу
- 4. Права и ответственность службы доу.
- 5. Взаимоотношения службы доу с другими структурными подразделениями.
- 13.3 Состав нормативно-организационных документов по документационному обеспечению управления
- Состав и нормативно-организационных документов по организационному обеспечению управления
- Состав нормативно-организационных документов по делопроизводству
- Перечень нормативных актов по оформлению документов
- 1.Перечень определений
- 2) Приложения , разрабатываемые на базе платформ, как самостоятельные программы или в дополнение к основной платформе
- 2.Выбор автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления
- 3.Критерии выбора платформы автоматизации документооборота
- 4.Варианты выбора платформ автоматизации документооборота