1.1. Актуальность проблемы

Информация является одним из необходимых средств в осуществлении процесса управления. В системе управления преобладает документальная форма представления и использования информации. Объем информации, необходимой для управления растет. Создание «безбумажной технологии управления» не состоялось. Документы являются одним из предметов труда или результатом управленческого труда, а процедуры работы с документами являются неотъемлемыми элементами технологии управления.

Роль документов на отдельных этапах процесса управления неодинакова.На стадии организации документов достаточно много и их применение узаконено и определено законодательством РФ нормативными документами УСОРД.

На стадии планирования также необходимы плановые документы, утверждаемые руководством, либо приказами.

На стадии учета и контроля информация преимущественно выступает в документальной форме: возникает потребность в удостоверении и регистрации конкретных юридических фактов, управленческих действий, обстоятельств, процессов, событий путем составления справок, актов и других документов.

Стадия подготовки и выработки решения сопровождается составлением докладных записок, различных справок, сводок и других документов, разрабатываемых вручную и на ЭВМ. Вместе с тем значительная часть информации на этой стадии поступает в ходе личных бесед, по телефону, факсу.

Стадия принятия решения сопровождается изданием распорядительного документа – приказа, указания, распоряжения, постановления, решения и т.п.

Управленческие решения, принимаемые по вопросам оперативного управления, доводятся до адресатов в недокументированном виде, решениями на совещаниях, переданные по телефону, диспетчерскими установками.

На стадии организации и регулирования исполнения управленческого решения значительное место принадлежит оперативным методам деятельности – инструктирование, обучение и др., которые обусловлены конкретными ситуациями, касаются отдельных участников управленческих отношений и обычно не документируются. Корректировка же решений, принятых в форме документов, требует издания распорядительного документа, например, изменения плана.

Следовательно, отличительным признаком, отделяющим обязательность документирования управленческой деятельности, является необходимость придания форме ее выражения юридической силы. Многие управленческие действия не требуют материализации в виде документов и реализуются путем устных указаний руководителя.

Исследования, проводимые различными западными компаниями в середине 90-х гг. ХХ века, показали, что в мире 80% документов по-прежнему существуют на бумаге.