7. Порядок движения документов на предприятии (организация документооборота предприятия в целом)

Препятствиями на пути внедрения системы разработки документооборота являются:

• Нерешительность

• Недоверие

• Недисциплинированность

• Неудобство

• Неодобрение

• Непрерывность

• Неподготовленность

Разберём каждое из препятствий более подробно

Нерешительность

При мысли о том, какое количество документов необходимо привести в порядок и каких расходов это потребует, те специалисты, которым предстоит этим заниматься, просто теряются.

Недоверие

Многие организации просто не относят документы к разряду информационных ресурсов.

Руководитель фирмы – это, прежде всего человек, обладающий необходимыми знаниями и отвечающие за вложение ресурсов. Документооборот способствует утверждению идей, о том, что информационные ресурсы представляют коммерческую ценность и ими необходимо управлять

Недисциплинированность

Во многих организациях дисциплина не дотягивает до необходимого уровня, когда дело доходит до управления документацией. Одна из причин – обыкновенная халатность, но нередко истинная причина заключается в том, что сотрудникам компании просто не хватает знаний относительно методов работы с документами (хранения, контроля, обеспечения безопасности)

Неудобство

Неудобство возникает в связи с проблемой цейтнота в работе. В наши дни от работников требуют «делать больше меньшими затратами». Поток информации растёт и передвигается всё быстрее, а люди не всегда успевают действовать в таком же ритме.

Неодобрение

Некоторые считают привычной форму представления более удобной. Убедить людей отказаться от этого предпочтения может быть нелегко по той простой причине, что в понимании многих «от добра добра не ищут». Электронный документ, снабжённый электронной подписью, может вызвать возражения с точки зрения закона и просто потребительского восприятия

Непрерывность

В организации происходят какие-либо изменения и реорганизации. Когда сотрудники уходят из организации, бумажные архивы либо остаются на фирме, либо тоже исчезают. Перед теми, кому достанутся в наследство эти архивы, встают не лёгкая задача, просмотреть массу материалов. В результате образуется простой выход в деятельности организации, когда нет доступа к части документов.

Неподготовленность

Пользователи всячески теряют интерес и энтузиазм по поводу введения новой системы, если руководство организации не выделило достаточных средств необходимого для поручения и повышения квалификации. Руководство компании должно внушить каждому из сотрудников о необходимости внедрения системы документации и о том, что от этого зависит выживание их фирмы на рынке и что должно быть проведено переобучение сотрудников и для этого должны быть вложены необходимые ресурсы.