5.1. Основные направления совершенствования состава и форм документов

В каждой организации создаются, кроме организационно-распорядительных документов, документы по обеспечению выполнения функций управления:

• Планирования;

• Снабжения;

• Производство;

• Сбыт;

• Отчёт.

Объём документов зависит от числа сотрудников, работающих в организации и типа организации (выполнения функций данной организацией). Типы организаций представлены на рис. 5.1.

В зависимости количества документов, функционирующих в организации, потребность в разработке документов по совершенствованию состава и форм документов и автоматизации документооборота может быть слабой или сильной.

Рис. 5.1. Типы организаций

«Мини-офис», «Мало сотрудников, мало документов». Малые предприятия, представительства, филиалы крупных предприятий, потребность в разработке документов по совершенствованию состава и форм документов и автоматизации документооборота, выражена весьма слабо.

«КБ, Архив, СМИ» - «Мало сотрудников, много документов» имеет потребность в хранении и поиске документов, а, следовательно, в автоматизации работы с документами.

«Коммерческая фирма» - «Много сотрудников, мало документов», система электронной обработки документов нужна.

«Крупное предприятие» (министерства, холдинги, корпорации) много сотрудников, много документов», система электронной обработки документов крайне необходима.

Направлениями совершенствования состава и форм документов являются унификация и стандартизация.

Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения.

Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, издаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация – это форма юридического закрепления результатов унификации.

В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

• термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;

• организационные структуры организаций, учреждений, и предприятий;

• классификаторы управленческих функций;

• управленческая документация.

Унификация управленческих документов предполагает: унификацию состава и форм документов, применяемых для документирования управленческой деятельности.

Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач.

Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлению единых требований к их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в классификаторе, табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия).