Примерное положение о службе документационного обеспечения управления

Работа по документационному обеспечению управления требует создания на предприятиях (учреждениях, организациях) в рамках структуры управления создания соответствующей службы.

В соответствии с ГСДОУ эта служба носит название служба документационного обеспечения управления. В зависимости от типа и масштабов организации эту службу именуют по-разному:

• отдел документационного обеспечения управления;

• управление делами;

• общий отдел;

• канцелярия;

• секретариат.

ПРИМЕЧАНИЕ.

В настоящее время на некоторых предприятиях (во всяких случаях малых) введены и функционируют должности:

• секретарь;

• секретарь–референт;

• офис-менеджер;

которые не должны и не могут выполнять функции документационного обеспечения управления, а в лучшем случае функции делопроизводства.

В соответствии с Положением о службе документационного обеспечения управления (приложение к ГСДОУ) основной целью службы ДОУ является:

• организация, руководство, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления

Исходя из этой цели, службой ДОУ решаются следующие задачи:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ЕГСДОУ, Гостами и другими действующими нормативами;

• сокращение документооборота, количества форм документов;

• разработка и внедрение нормативных методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации, прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

Одной из основных функций службы ДОУ является:

• разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

Структура ОДОУ (типовая) представлена на рис 13.3.

Примерное положение о службе документационного обеспечения управления представлено на табл.13.1.

Рис. 13.3. Структура ОДОУ (типовая)

Таблица 13.1