13.1. Система документационного менеджмента и ее основные компоненты

«Документационное обеспечение управления – это обеспечение документирования и организацию работы с документами»²⁷

Документационное обеспечение управления состоит из двух подсистем: документационного менеджмента и документирования управленческой деятельности.

Принципиальная схема функционирования подсистемы документационного менеджмента в рамках ДОУ предприятия представлена на рис. 13.1.²⁸

Документационный менеджмент – это система управления документацией предприятия и персоналом, несущим ответственность за работу с документами.

Основными документационного менеджмента являются: организаторы документационного менеджмента, объекты документационного менеджмента, системные связи между организаторами и объектами.

Рис. 13.1. Принципиальная схема функционирования подсистемы документационного менеджмента в рамках ДОУ предприятия

Организаторы документационного менеджмента – это должностные лица и структурные подразделения, несущие ответственность за управление работой с документами предприятия. Ведущая роль, как правило, принадлежит службе ДОУ.

Объекты документационного менеджмента – это:

• документация предприятия

• персонал, несущий ответственность за осуществление непосредственной работы с документами (их исполнение, хранение, перемещение) в процессе функционирования предприятия.

Системные связи документационного менеджмента организуются и реализуются между его участниками посредством повседневной служебно-деловой коммуникации.

Цель, функции и принципы

Целью документационного обеспечения является повышение эффективности ДОУ предприятием в целом, и, в конечном счете, обеспечение эффективности управления предприятием (в процессе его функционирования).

Функции документационного менеджмента:

• административная;

• регулятивная;

• координационная;

• контрольная;

• обучающая.

Принципы документационного менеджмента:

• законность;

• последовательность;

• гибкость;

• технологичность;

• комплексность.

Рис. 13.2. Схема всестороннего обеспечения подсистемы документационного менеджмента предприятия

Обеспечение документационного менеджмента:

• финансовое;

• информационное;

• техническое;

• кадровое;

• правовое.

Правовое обеспечение

Правовое обеспечение документационного менеджмента – это комплекс мероприятий, направленный на разработку законодательных (нормативных, нормативно-правовых) актов и руководящих (организационно-распорядительных, организационно-меточических) документов по вопросам ДОУ и внедрение их требований в практику работы с документами предприятия.

К числу важнейших законодательных (нормативных, нормативно-правовых) актов относятся:

• Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

• Государственный стандарт РФ ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения.

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральной исполнительской власти.

• Основными локальными руководящими документами по вопросам ДОУ на предприятии являются:

- инструкция по документационному обеспечению управления предприятием

- инструкция по документационному обеспечению управления

- инструкция предприятия по делопроизводству

- положение о службе ДОУ предприятия

- должностные инструкции персонала службы ДОУ.

Кадровое обеспечение

Кадровое обеспечение документационного менеджмента – это комплекс мероприятий, направленных на оптимизацию организационной структуры предприятия и его комплектование персоналом, имеющим надлежащую квалификацию для эффективной работы с документами.