9.3 Составление заголовков дел

Заголовок дела важнейший элемент номенклатуры. Основные требования к его составлению – четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

• автор документа (название предприятия, структурного подразделения);

• корреспондент (название организации от которой получают и которой адресуют документы);

• вопрос или краткое содержание документов дела;

• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

• даты (период), к которым относятся документы дела;

• указание на копийность дела.

Форма обложки дела постоянного и длительного сроков хранения представлена в табл.9.6.

Таблица 9.6.