3. Документооборот для распределения функции (задачи), документов

Функции (задачи, документы) выполняют при помощи документограммы, к которым относятся маршрутно-технологические карты, технологические карты, процедуры, оперограммы.

Документограмма – представляет собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям, содержащейся в них информации, так и операциям обработки самого носителя информации.

Пример составления документограммы «Составление производственного плана» представлен в табл. 6.15. Примеры составления документооборота для функций, документов представлены в разделе.

Пример составления документограммы «Составления «»Производственного плана цеха» представлен в табл. 6,17. Схема документограммы «Составление наряда» представлена в табл. 6.18.

Таблица.6.15

Документограмма производственного плана²⁰

Таблица.6.16

Документограмма составления «производственного плана» цеха²¹

Таблица 6.17

Схема документограммы «Составление наряда»²²

32 – кузнечный цех Наименование работы (операций)	Трудоемкость Выполнено (час)	Календарные сроки начала и окончания	ИСПОЛНИТЕЛИ
			ПДБ цеха	Мастер	Кладовщик	ОТК	Нормировщик	ВУ	Бухгалтерия
выписка наряда проставление в наряде табельного номера и других сведений об исполнителе отметка о выдаче деталей и заготовок отметка о приеме обработанных деталей проставление нормы времени и расценок проставление количества отработанных часов контроль правильности заполнения наряды исчисление суммы заработка и количества норма - часов сдача наряда на хранение			1 2 3 4 5 6 7 8 9

«Блок-схема используется, как правило, для укрупнённого описания сложных процессов. Она состоит из блоков, изображаемых в виде геометрических фигур, внутри которой дано краткое описание соответствующей части процесса обработки информации».

Блок-схема составления оформления документов представлена на рис 6.18».²³

Рис. 6.18 Блок-схема процесса составления и оформления документов

Органиграмма представляет собой графическую интерпретацию процесса выполнения управленческих функций, их этапов и входящих в них работ с точки зрения распределения организационных процедур разработки и принятия решений между органами управления и отдельными работниками.²⁴

«Оперограммы применяются для изображения простых первичных процессов управления. Они имеют форму матрицы, каждой строке которой соответствует какая-то операция процесса управления, а каждому столбцу – исполнитель этой операции. Линия, соединяющая клетки матрицы между собой, указывают последовательность выполнения операций и порядок передачи данных от исполнителей к исполнителю»²⁵.

Таблица 6.19

Оперограмма движения листа

Оперограмма – это документ, на котором в графическом виде показаны:

• по вертикали операции над документами

• по горизонтали исполнители этих операций (должностные лица, подразделения)

Оперограмма движения маршрутного листа представлена в табл. 6.19. Оперограмма входящих документов показана в табл. 6.20. Оперограмма процесса принятия решения представлена в табл. 6.21.

Достоинства:

Возможность отображения маршрута движения документов, операций над документами и исполнителей над операциями и их трудоёмкость. Возможность показать существующий и необходимый документ.

Недостатки

Относительная трудоёмкость составления оперограмм.

Таблица 6.20

Оперограмма входящих документов

Таблица 6.21

Оперограмма процесса принятия решения

В кружочках указан срок (дн.) исполнения

Большую группу документов составляют:

• маршрутные (маршрутно-технологические) карты

• процедуры

Маршрутно-технологическая карта – это документ, содержащий описание технологического процесса составления производственного документа по всем операциям в технической последовательности.

Документ (маршрутно-технологическая карта) обычно выполняется в виде таблицы. В таблице указывается подразделение, в котором выполняется работа, лицо, (должность) отвечающее за выполнение работы, вход (документ, информация, подразделение, из которого поступает информация) или выход (документ, информация, конечный результат и подразделение – получатель информации).

Иногда в таблицы указывается также: оснащение рабочего места, норма времени на выполнение операции.

Иногда маршрутно-техническую карту представляют в виде текста, на котором указано: наименование операций, исполнитель, норма времени на операцию, средняя месячная з/п, расчёт величины.

Процедура – это таблица, в которой указывается:

• действие (формирование документа, выполнение функций)

• кто делает (подразделения, специалист)

• что делает (содержание и последовательность операций по формированию документа, выполнению функций)

• когда делает (срок исполнения)

• как делает (используемые документы, информация)

Достоинства

Возможность отображения процесса составления документа по операциям и их исполнителей; возможность сбалансировать входные и выходные документы; возможность рассчитать трудоёмкость составления документов.

Недостатки

Отсутствие потоков (маршрутов движения документов; относительная трудоёмкость составления технологических карт).

Технологическая карта функции управления (форма) представлена в табл. 6.22. Технологическая карта функции управления (пример) представлена в табл. 6.23.

Маршрутно-технологическая карта составления документа (форма) представлена в табл. 6.24. . Маршрутно-технологическая карта (пример заполнения) представлена в табл. 6.25.

Маршрутно-технологическая карта составления письма (форма) представлена в табл. 6.26. Процедура формирования документа (форма) представлена в табл. 6.27. Процедура формирования документа (пример составления) представлена в табл. 6.28.

Таблица 6.22

Технологическая карта функция управления Функция:

(форма) Элемент:

Таблица 6.23

Технологическая карта функция управления Функция: Технико-экономическое планирование

(пример) Элемент: Установление цен на изделие

Таблица 6.24

Маршрутная технологическая карта

Наименование документа(форма)

Таблица 6.25

Маршрутная технологическая карта

Наименование документа: стратегический план

(пример)

Таблица 6.26

Маршрутно-технологическая карта подготовки письма

Таблица 6.27

Маршрутно-технологическая карта подготовки письма

Таблица 6.28

Процедура формирования документа

(форма)

Таблица 6.29

Процедура формирования документа

(пример)