1.2. Основные термины, определения и понятия

В последние десятилетия параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «Документационное обеспечение» (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управления компьютерных систем и их организационным, программным, информационным обеспечением. Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень.

В отличие о делопроизводства, документационное обеспечение управления охватывает всю документационную организацию и в значительной степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами, а делопроизводство, в основном, распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию. Таким образом, это лишь техническая функция управления, а ДОУ – обеспечивающая.

В процессе перехода от делопроизводства к ДОУ усиливается информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счёт включения в информационное поле всей документации организации, но и за счёт более эффективных технологий её обработки.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель документированной информации – материальный, объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Носитель – это всегда результат технических достижений: таблички из глины (Месопотамия), папирус, (Египет) пергамент (Малая Азия, Европа, Русь), береста (Нижний Новгород).

В настоящее время основным носителем является бумага.

Документирование – запись информации на различных носителях. Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи, специфических для каждого типа документа. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.)

Реквизиты документа – обязательный элемент оформления официального документа. Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении. Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк при его заполнении.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр – образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информатизация – организационный, социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного управления.