Состав нормативно-организационных документов по делопроизводству

« Инструкция по ведению общего делопроизводства» включает:

• общие положения;

• система документов;

• общие правила оформления основных видов документов (реквизитов);

• порядок приема и прохождения служебных документов (порядок прохождения входящих документов; порядок прохождения исходящих документов);

• регистрация документов (регистрация входящих документов, регистрация исходящих документов);

• контроль исполнения документов (сроки рассмотрения документов, сроки ис­полнения документов);

• составление номенклатуры дел, формирование дел;

• подготовка и сдача дел в архив организации;

• правила пользования документов, которые хранятся в архиве организации; выдача справок

• порядок работы с письмами, заявлениями и жалобами граждан;

• хранение и использование печатей и штампов;

Приложения:

• образцы бланков организации;

• технологические схемы процессов ведения делопроизводства;

• образцы карточек;

• примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением с ука­занием сроков исполнения;

• формы документов о состоянии исполнительской дисциплины;

• образцы форм составления номенклатуры дел и пример составления номенкла­туры дел;

• образцы форм оформления дел;

• примерный перечень документов, на которых ставиться печать организации;

• примерный перечень документов, которые подлежат утверждению;

«Правила оформления и составления организационно-распорядительных до­кументов» включает:

• общие положения;

• общие требования к составлению и оформлению документов;

• требования к отдельным документам; Приложения:

• образцы бланков организации;

• состав и расположение реквизитов на бланках;

• образцы составления приказов;

• образцы составления указаний;

• образцы составления служебных писем;

• образцы составления протоколов;

• образцы составления телефонограмм;

• образцы составления факсов;

• образцы составления телеграмм;

• образцы составления докладных записок;

• образцы составления объяснительных записок;

• образцы составления заявлений;

• образцы составления представлений;

• образцы составления актов;

• образцы составления справок;

«Правила распределения входящей корреспонденции» включает:

• общие положения;

• общие принципы распределения входящей корреспонденции;

• матриц, на которой по вертикали указываются должности руководителей, а по горизонтали вопросы, по которым корреспонденция направляется непосредст­венно этим руководителям, минуя генерального директора (директора) организации.

«Правила составления и издания решений органов управления» включают:

• общие положения;

• матрицу, на которой по вертикали указываются органы управления, а по гори­зонтали вопросы, по которым органы управления принимают решения^;

• порядок подготовки, издания решений, их рассылку и контроль их исполне­ния

«Правила составления и издания приказов и указаний (распоряжений)» вклю­чает:

• общие положения;

• требования к тексту приказов, указаний и распоряжений;

• подготовка, оформление и согласование приказов, указаний и распоряжений;

• обработка приказов, указаний и распоряжений в канцелярии;

• обработка приказов, указаний и распоряжений в подразделениях;

• классификация приказов, указаний и распоряжений и справочная работа; Приложения:

• бланк приказа;

• бланк указания;

• бланк распоряжения;

• классификатор приказов, указаний и распоряжений.

«Правила пользования печатями и штампами» включают:

• общие положения;

• порядок составления печатей и штампов;

• хранение печатей и штампов;

Приложения:

• классификация печатей;

• классификация штампов;

• порядок проставления печатей и штампов на документах;

• перечень основных документов, на которые ставятся печати организации;

• перечень основных документов, на которых ставятся штампы;

• журнал передачи печатей и штампов в организации;

• журнал учета передачи печатей и штампов в подразделениях;

«Инструкция по контролю исполнения» содержит:

• общие положения;

- организация контроля исполнения распорядительных документов в подразделе­ниях;

Приложения:

• перечень документов, подлежащих контролю;

• состав форм (выходных) контроля;

• регистрация контроля;

• контрольная карта;

• реестр контрольных карт, направленных исполнителю;

• контрольный лист на документ вышестоящей организации;

• контрольный лист на документ организации;

• форма справки об исполнении;

• формы документов (выходных) системы исполнения (примеры);

• классификатор причин нарушения сроков исполнения распорядительных доку­ментов.

«Инструкция по ведению делопроизводства документов, содержащих сведения ограниченного использования (с грифом «КТ»)» содержит:

• общие положения;

• прием и учет документов и изданий ограниченного пользования;

• использование документов и изданий ограниченного пользования;

• размножение документов ограниченного пользования;

• оформление исходящей корреспонденции ограниченного пользования;

• контроль хранения документов и изданий ограниченного пользования.

«Инструкция по оформлению командировок» включает:

• общие положения;

• порядок оформления командировок в пределах РФ;

• порядок оформления командировок в пределах СНГ;

• порядок отчета о командировках.

«Инструкция о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям, письмам и жалобам граждан» содержит:

• общие положения;

• порядок работы с письмами, заявлениям и жалобами граждан;

• порядок ответов на письма, заявления и жалобы;

• порядок приема граждан по личным вопросам;

«Порядок подписания исходящей корреспонденции» включает:

- общие положения;

• принципы подхода к подписанию исходящей корреспонденции;

• матрицу, по вертикали которой указываются руководители, а по горизонтали вопросы, по которым данные руководители могут подписывать корреспонден­цию (письма, факсограммы, телеграммы)²⁹.

«Номенклатура дел» должна содержать:

• общие положения;

• принципы формирования номенклатуры;

• таблицу из 5-и граф, индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, час­тей), срок хранения и № статьи по перечню, примечанию.

Приложение 1