6.4.1 Причины роста числа документов и необходимость совершенствования документооборота

Существует объективные и субъективные причины роста числа документов. К объективным причинам относятся:

1. Увеличение объёма выпускаемой продукции

При увеличении объема выпуска продукции ставятся задача ее продать, что вызывает рост первичных документов таких, как счета, накладные, счета – фактуры, различные акты (все они создаются в двух экземплярах). Продажа товаров часто сопровождается печатью многих документов таких как: лицензии, акты – сверки, бланки заказов и другие документы в нескольких экземплярах.

Увеличение объема выпускаемой продукции может достигаться при создании новых рабочих мест, совершенствовании техники и технологии.

При увеличении объема выпускаемой продукции может достигаться при создании новых рабочих мест, совершенствование техники и технологии.

При увеличении количества рабочих создаются заявления и приеме на работу, трудовые договора, приказы о приеме на работу, личные карточки, различные копии документов сотрудников и т. д. В дальнейшем появляются такие, как командировочные документы, больничные листы, различные справки, приказы на отпуск и т.д.

При создании новых рабочих мест создаются регламенты для них, инструкции, должностные инструкции для сотрудников, различные приказы и распоряжения.

При покупке более совершенной техники или использовании новой технологии появляются различные инструкции по эксплуатации, сертификаты, лицензии, проектная документация и т.д.

При увеличении объемов продукции появляются ежедневно, еженедельно и ежемесячно различные отчеты, планы, расчет эффективности, расходование и т.д. Все эти документы могут составляться в нескольких экземплярах для отчетности перед многими подразделениями, а так же различными руководителями.

2. Рост масштабов организации и увеличение числа структурных подразделений и числа сотрудников

При расширении организации появляется проектная и рабочая документация, составляется исполнительная документация. До этого составляются такие документы, как планирование, расчет эффективности, различные отчеты (ежедневные, еженедельные, ежемесячные) и т.д.

При увеличении структурных подразделений появляются проекты положений о структурном подразделении, сами положения, где определяется порядок его создания, задачи, функции и др. В течение деятельности нового подразделения появляются ежедневные, еженедельные и ежемесячные отчеты перед вышестоящим руководством и другими подразделениями, результаты деятельности, дальнейшее планирование и т.д. Появляется документооборот с другими подразделениями, подписание различных договоров, которые сопровождаются пакетом документов еженедельно при заказах или предоставлении услуг.

При увеличении количества рабочих создаются заявления и приеме на работу, трудовые договора, приказы о приеме на работу, личные карточки, различные копии документов сотрудников и т.д. В дальнейшем появляются такие, как командировочные документы, больничные листы, различные справки, приказы на отпуск и т.д. Также при каждых таких изменениях составляется ежемесячно новый документ «Структура и штатная численность», которая сопровождается различными приказами и распоряжениями.

3. Увеличение числа выполняемых функций

Документооборот может увеличиваться в связи с увеличением выполняемых функций, например:

• Планирование сделки;

• Заказ продукции через тендер;

• Переход на белую бухгалтерию;

• Контролирование процесса протекания сделки, подписания договора;

• Ведение логистических функций;

• Переход в начислении з/п на бонусную систему;

• Работа через оптовых посредников и другие.

4. Расширение связей (производственных, сбытовых, торговых, внешнеэкономических и др.)

Производственные - совместная организация производства конечной продукции на основе специализации и кооперирования производства, разработка и выполнение совместных производственных программ, диверсификация производства.

Сбытовые - увеличение функциональной документации, количества клиентов, увеличение посредников (дистрибьюторов) между конечными потребителями, переход на новый рынок, выбор еще одного канала сбыта и др.

Торговые - увеличение количества партнеров, открытие торговых филиалов, использование частных перевозок, использование различных услуг по перевозки грузов, рост транспорта предприятия.

Внешнеэкономические - валютный контроль, увеличение грузоперевозок, развитие информационных технологий на предприятии.

5. Увеличение потребности в информации при принятии решений руководителями

При принятии решений руководителями требуется большой объем документации, такие как различные планы, еженедельные и ежемесячные отчеты, расчет эффективности, отчетность подразделений. Такими решениями может быть закупка определенного количества товара, оборудования, необходимого транспорта, заключение сделки, подписание договора, расширение производства и т.д.

К субъективным причинам относятся:

1. Дублирование документов вследствие дублирования функций

При дублировании функций полномочий различными сотрудниками утверждаются одни и те же проекты, при этом не только дублируются документы, но и появляются разногласия между сторонами, это затягивает сделки, соглашения и договора, появляются дополнительные письма и поправки.

2. Недостаточное внимание к созданию нормативной базы, т. ч. к унификации и стандартизации

Отсутствие нормативной базы при планировании (системы календарно-плановых нормативов в оперативном производственном планировании или нормативов переменных затрат по группам изделий при среднесрочном экономическом планировании и т.д.) делает процесс планирования более длительным, увеличивает количество итераций, вовлекает в процесс планирования большее количество участников. Следовательно, увеличивается документооборот: количество вариантов документов, маршрутов, документ может затеряться, тем самым они дублируются, создаются невостребованные копии, множество служебных записок, поправок, распоряжений, писем между участниками и т.д.

3. Отсутствие подразделения и специалистов, занимающегося работой по документационному обеспечению управления и несущего ответственность за эту работу

При отсутствии подразделения и специалиста по документообороту возникают запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел и , следовательно, возникают проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки. При этом дублируются ранее созданные документы, появляются невостребованные их копии и размножения, которые не используются вообще или используются крайне редко.

Функциями такого подразделения являются разработка и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений. В результате эта функция не выполняется, в связи с этим увеличивается количество форм документов (создаются однотипные форм, по составу различающиеся на несколько показателей), документооборот в целом. Нет единого порядка в документировании и организации работы с документами, не осуществляется контроль за правильностью оформления документов, следовательно, могут появляться ошибки в них, в результате чего делаются поправки, увеличивается количество служебных записок, создаются исправленные документы и т.д.

4. Отсутствие разработанных нормативных документов по унификации и стандартизации (количества, состава форм документов)

Унификация документов - это установление единообразия состава и форм документов управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач. Из-за отсутствия нормативных документов по унификации и стандартизации создаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, в результате чего состав документов организации значительно увеличивается. Появляются различные документы по согласованию форм, которые будут правильны и приемлемы.

Также это приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей.

При недостаточном внимании к унификации и стандартизации документы могут быть оформлены неправильно, не так, как предписывает Госкомстат, появляются различные претензии с их стороны к бухгалтерам, кадровикам и т.д., что влечет за собой различные нарушения. Это вызывает увеличение различных писем, объяснений, составление новых документов и форм. Появляются различные документы по согласованию форм, которые будут правильны и приемлемы.

5. Несвоевременное или некачественное выполнение поручений и договорных обязательств

Происходит срыв сроков исполнения поручений и договорных обязательств. В результате это порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.

Одним из условий сокращения количества документов является упорядочение документооборота, определение принципов.