9.5. Хранение документов в оперативной деятельности и формирование дел.

Оперативное хранение документов производится в службе ДОУ и других структурных подразделениях до сдачи их в архив.

Документы во время их исполнения хранятся у их исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку» и т.п. на папках проставляется ФИО исполнителя и его телефон.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках. Для документов кратковременного хранения применяются «скоросшиватели». Документы хранятся в обратной хронологической последовательности. Для документов длительных и постоянных сроков хранения применяются папки с мягкой системой крепления (отверстия дырокола прошиваются шнурками). Документы в папках группируются в прямой хронологической последовательности.

Выдача дел другим подразделениям и сторонним организациям производится с разрешения руководителя подразделения. На выданное дело заводится карта-заменитель дела (см. табл. 9.7.).

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Формирование дел включает комплекс работ по их технической обработке.

Технологическая схема процесса формирования дел (единиц хранения) представлена на рис. 9.2.

Формирование дел проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем работников архива предприятия.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению дел подлежат дела постоянного временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу.

Оформление обложки дела по установленной форме (см. табл. 9.8.)

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения, при этом:

• дела допускается хранить в скоросшивателях;

• пересистематизация документов в деле не производится;

• листы не нумеруются;

• заверительные надписи не составляются.

Рис. 9.2. Технологическая схема процесса формирования дел (единиц хранения)

Таблица 9.7.