2.1. Качество документационной информации.

Сущность категории качества документов следует рассматривать как частный случай по отношению к общему понятию качества продукции.

Согласно ГОСТ 15467-70 под качеством продукции понимают совокупность свойств продукции, обуславливающих ее пригодность удовлетворять определенным потребностям в соответствии с ее назначением.

По принятой аналогии под качеством документации мы будем принимать совокупность ее свойств, обуславливающих пригодность документов в соответствии с их назначением удовлетворять потребности управленческого процесса.

Так как, документ, как материальный объект, предстает в единстве групп элементов – информационных, материальных и технических, они и определяют структуру свойств и параметров, характеризующих качество документации. Такими свойствами являются:

• достоверность;

• своевременность (оперативность);

• полнота (оптимальность);

• полезность;

• эстетичность;

• экономичность.

Первые четыре из перечисленных свойств относятся к информационным аспектам, а пятое – к технологическим и материальным, шестое – обобщающего характера.

Примечание 1

Необходимо помнить, что свойствами информации являются:

• объём (полнота)

• достоверность

• ценность

• насыщенность

• открытость

Примечание 2

Система управления для эффективности работы должна обладать свойствами:

• оперативность;

• обоснованность;

• полнота;

• непрерывность;

• адаптивность;

• информационная устойчивость;

• скрытность.