7.2 Обработка входящих (поступающих) документов

Процесс обработки входящих документов включает следующие операции:

• Приём поступающей корреспонденции

• Отбор корреспонденции с пометкой «лично» и передача её работникам

• Вскрытие конвертов и проверка вложений (количество листов, наличие приложений)

• Проставление отметки

• Штампа о поступлении

• Решение судьбы конверта

• Предварительное рассмотрение корреспонденции (сортировка, разметка)

• Регистрация документов (заполнение регистрационных карточек)

• Передача (доклад) документов руководителю с подборкой необходимых материалов

• Передача документов руководителям структурных подразделений

• Рассмотрение документа руководителем (резолюция) и возвращение документов секретарю

• Внесение сведений из резолюции в карточку (журнал) регистрации, в т.ч. отметки о контроле

• Передача документов исполнителю (с распиской в ж/р)

• Контроль исполнения (организации)

• Исполнение документа (м.б. рассмотрение документа руководителем)

• Подшивка документа в дела (в зависимости от принятой системы хранения текущих дел)

• Формирование информационно-справочной карточки

• Формирование и оформление дел

• Определение сроков хранения и ценности документов

• Текущее хранение использование дел

• Составление номенклатуры дел

• Передача дел на архивное хранение

• Дальнейшее хранение и использование дел

• Уничтожение дел (по истечению сроков хранения).

Маршрут движения входящего документа представлен на рис. 7.1..

Рис.7.1 Маршрут движения входящего документа

Технологическая схема процесса организации работ с внутренними документами представлена на рис. 7.2