2.4. Формуляр-образец как метод моделирования систем документации.

В теории и практике совершенствования систем документации применение формуляра-образца в качестве метода моделирования форм документов, входящих в единый комплекс, является относительно новым направлением.

Формуляр-образец в графическом виде отражает главные особенности, присущие документам данной системы, а именно: состав реквизитов и их длину, т.е. число необходимых для записи реквизита документа знаков, а также границы расположения реквизитов на площади носителя – листа бумаги установленного формата. Поэтому по каждой из систем управленческой документации формуляр-образец создается в нескольких модификациях и не только для каждого формата бумаги, но и для каждого варианта расположения реквизита на нем.

Разные модификации на один и тот же формат представляют собой выбор формата-образца с учетом алгоритма последующей обработки документа.

Так, если содержательная часть документа будет представлена в виде таблицы, реквизиты основания которой подлежат суммированию, берется вертикальный вариант; если же включаемые в таблицу реквизиты–основания сопоставляются, предпочтителен горизонтальный вариант.

В соответствие с ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное Дело» формуляр документа: «Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определённой последовательности».

«Формуляр – образец документа, модель построения документа, устанавливающая область примечания, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сети и основные реквизиты». Формуляр-образец на документы, применяемый на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций (кроме организационно-распорядительных документов, документов по капитальному строительству, конструкторскую и технологическую документацию, а также внешнеторговую документацию) определяется Гостом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца». Формуляр-образец на организационно-распорядительные документы представлен в ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».