5.6 Ведение классификатора, табеля и альбома форм документов

Применение и ведение классификатора, табеля и альбома форм документов обеспечивает:

• Соответствие используемых форм документов выполняемым функциям и задачам управления (как по составу форм, так и по их содержанию)

• Юридическую силу документов, действующих на предприятии;

• Исключает возможность неоправданного создания новых форм документов;

• Установить единую классификацию документов в соответствии с функциями и задачами управления;

• Учесть количество видов и форм документов;

• Нормативно закрепить процедуру подготовки и оформления управленческих документов;

• Сократить затраты времени на составление, оформление и обработку документов;

• Обеспечить оперативность, реализацию функций управления и принятия решений, в том числе операций по подписанию, согласованию, визированию.

Ведение классификатора, табеля и альбома форм документов, внесение в них изменений, контроль над их применением осуществляется службой документационного обеспечения управления.

В процессе ведения классификатора и табеля в него включается все вновь утверждённые и введённые в действие формы документов, а также формы документов, в4лючение которых основывается на практической целесообразности.

В этом случае структурное подразделение, предлагающее форму документа должно дать необходимое обоснование. Включение новых форм документов в классификатор и табель даётся только с разрешения руководителя организации, т.е. его приказом, который должен быть согласован со специалистом по документационному обеспечению управления.

В связи с необходимостью периодического обоснования классификатора, табеля и альбома форм документов (включение новых форм, исключение отменённых форм документов). Наиболее целесообразной является электронная форма документов.