9.1. Определение ценности документов и документной информации.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности предприятия (организации), полученных им на различных носителях и с использованием различных средств их доставки, неодинакова.

Некоторые документы необходимы только для оперативной работы в течение организационного времени, другие имеют важное значение, и должны сохраняться.

В связи с этим возникает необходимость экспертизы ценности документов. Для проведения экспертизы создается экспертная комиссия (ЭК).

Объектами рассмотрения комиссии являются:

• ежегодно составляемая номенклатура дел;

• описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

• акты об аннулировании и выделении к уничтожению документов.

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы:

• постоянного хранения в государственных архивах;

• временного хранения в ведомственных архивах (свыше 10 лет)

• временного хранения (до 10 лет)

• подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения

Технологическая схема процесса экспертизы ценности документов представлена на рис. 9.1. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии представлено в табл.9.1. Форма акта о выделении документов к уничтожению представлена в табл. 9.2.

4

2 3

Да

8

5

Рис. 9.1. технологическая схема процесса экспертизы ценности документов.

Таблица 9.1.

УТВЕРЖДЕНО приказом Росархива

от 19.01.95 №2