17.2. Облік особового складу та відпрацьованого часу

Працівники можуть бути зараховані на роботу на підставі трудового договору або цивільно-правових договорів про працю.

За ст. 21 Кодексу законів про працю (КЗпП) трудовий договір — це угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з дотриманням внутрішнього трудового розпорядку, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов 'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором та угодою сторін.

Після укладання трудового договору працівник зараховується до штату підприємства і повинен виконувати правила внутрішнього трудового розпорядку.

Працівник має право укладати трудовий договір одночасно на двох чи кількох підприємствах, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором та угодою сторін.

До умов трудового договору відносять:

1. умови прийняття працівника на роботу;

2. місце роботи;

3. встановлення трудової функції працівника (відповідно да Класифікатора професій, затвердженого наказом Держкомстату України від 27.07.1995);

4. розмір заробітної плати (регулюється Законом України «Про оплату праці», КЗпП, іншими нормативними актами, а також актами соціального партнерства — Генеральною угодою, галузевими, регіональними угодами, колективними і трудовими договорами);

5. термін дії трудового договору (за ст. 24 КЗпП трудовий договір може бути безстроковим, укладеним на визначений строк за погодженням сторін або для виконання певної роботи);

6. час початку роботи;

7. інші умови (дотримання комерційної таємниці, пакту про неконкуренцію з колишнім працедавцем), що не суперечать чинному законодавству.

Трудовий договір укладається в усній чи письмовій формі. Випадки, за яких укладення трудового договору в письмовій формі є обов'язковим, визначено ст. 24 КЗпП.

При укладанні трудового договору сторонами може бути обумовлене випробування для перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Термін такого випробування не може перевищувати 3 місяці, а у випадках, передбачених законодавством за узгодженням із профкомом, — до 6 місяців.

Для окремих категорій працівників зміст їх трудової діяльності має особливий характер. Це — державні службовці, військовослужбовці, судді, прокурори та інші.

При виконанні цивільних договорів про працю її процес не регулюється правом і здійснюється особою самостійно на свій розсуд.

Облік особового складу працівників ведеться відділом кадрів підприємства на підставі таких первинних документів, затверджених наказом Міністерства статистики України від 22.05.1996 № 144:

П-1 Наказ (розпорядження) про приймання на роботу;

П-2 Особова картка;

П-3 Алфавітна картка;

П-4 Особова картка фахівця з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи;

П-5 Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу;

П-6 Наказ (розпорядження) про надання відпустки;

П-7 Список № про надання відпустки;

П-8 Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту);

П-12 Табель обліку робочого часу і розрахунку заробітної плати;

П-13, П-14 Табель обліку використання робочого часу;

П-15 Список осіб, які працювали в понаднормовий час;

П-16 Листок обліку простоїв.

З урахуванням чинного законодавства підприємства також ведуть:

Книгу обліку бланків трудових книжок (форма П-9);

Книгу обліку руху трудових книжок (форма П-10);

Підприємство може вести Книгу протоколів зборів трудового колективу.

На кожного зарахованого за наказом керівника підприємства працівника відкривається особова картка обліку, в якій зазначають дані про нього: вік, освіта, наявність дітей, посада, оклад, розряд та ін.

Щомісяця відділом кадрів, керівництвом виробничих підрозділів чи спеціально уповноваженими особами — табельниками на всіх працівників заповнюється табель обліку робочого часу (в одному примірнику), в жому вказується кількість відпрацьованих ними щодня годин. За відсутності працівника на роботі в табель записуються причини спеціальними символами (наприклад, В — відрядження, Л — через втрату працездатності та ін.). У кінці місяця табель передається в бухгалтерію для нарахування заробітної плати та виплат за невідпрацьований час. При заповненні табеля слід ураховувати, що ст. 50 КЗпП передбачено, що максимальна тривалість робочого тижня для більшості категорій працівників — не більше ніж 40 годин у тиждень. Для окремих категорій працівників — неповнолітніх, лікарів, вчителів та ін. — передбачена скорочена тривалість робочого тижня. Окрім того, перед святковими та неробочими днями тривалість робочого дня скорочується на 1 годину (ст. 53 КЗпП).

Ст. 73 КЗпП визначено, що святковими днями слід вважати: 1 січня, 8 березня, 1—2 травня, 9 травня, 28 червня, 24 серпня, 7 січня, 1 день на Трійцю — всього 10 днів. Якщо ці дні припадають на вихідні, то вихідний переноситься на наступний після святкового день (ст. 67 КЗпП).

На прийнятих на роботу працівників заповнюється особова картка, в якій вказуються основні відомості про працівника: посада, стаж роботи, оклад, тарифний розряд, кількість і вік дітей та ін. Для спеціалістів заповнюється особовий листок з обліку кадрів.

На підставі цих документів бухгалтерія відкриває особовий рахунок, в якому зазначаються оклад, пільги з оподаткування та щомісячно нарахований заробіток.

Кожному прийнятому працівникові присвоюється табельний номер, який зберігається за ним до завершення роботи на даному підприємстві і не присвоюється іншим працівникам.