13.6. Облік запасів на складі в бухгалтерії

Аналітичний облік наявності та змін запасів ведуть на складі підприємства в картках складського обліку матеріалів (форма М-12) у розрізі найменувань запасів або однорідних груп. Якщо номенклатура матеріальних запасів підприємства є незначною та відбувається небагато операцій з їх руху, то замість карток можна вести книгу складського обліку. Основою для побудови аналітичного обліку є номенклатурний список або номенклатура-цінник, який складається виробником запасів або підприємством-власником. У ньому кожному об'єкту запасів присвоюють номенклатурний номер, виходячи з характеристик, властивих об'єкту. За можливості вказують також ціну запасу. На всіх документах, де відображається стан і зміни запасів, окрім назви вказується також їх номенклатурний номер.

Облік запасів на складі ведеться в картках складського обліку в кількісному і кількісно-сумарному виразі. У кінці звітного періоду завідувач складу готує реєстр приймання-здачі документів (форма М-13) і подає його бухгалтеру матеріального відділу разом з документами, які підтверджують оприбуткування запасів на склад та списання їх зі складу під розписку. Лімітно-збірні карти здаються в бухгалтерію після відразу після використання ліміту. Якщо на кінець звітного місяця ліміт за деякими картами не вичерпаний, то вони все одно подаються до бухгалтерії, де здійснюється їх звіряння з другими примірниками карт, що є в цехах.

Бухгалтер приймає реєстр безпосередньо на складі, здійснюючи вибіркову перевірку правильності і повноти заповнення карток і виведення підсумків. У випадку, якщо облік на складі ведеться в кількісному виразі, станом на останній день звітного місяця матеріально відповідальна особа заповнює в кількісному виразі відомість обліку залишків матеріалів на складі (форма № М-14). Бухгалтер проставляє ціни окремих об'єктів обліку запасів, здійснює таксування та виводить обороти (надходження і вибуття запасів за видами) та підсумки залишків на складі за видами запасів (у межах субрахунків та синтетичних рахунків), які звіряє з даними синтетичного обліку.

У бухгалтерії матеріальні звіти з доданими до них документами перевіряються, обробляються, здійснюється контирування (вказується кореспонденція рахунків за господарськими операціями). Після завершення обробки первинних документів інформація з них переноситься до облікових регістрів.

За журнальної форми обліку підсумкові дані щодо надходження і вибуття запасів у розрізі субрахунків заносять у відомість 5.1, яка ведеться за окремими матеріально відповідальними особами, місцями зберігання і використання матеріальних цінностей. У відомості здійснюється розподіл транспортно-заготівельних витрат пропорційно до вартості витрачених матеріальних цінностей, а також визначається фактична собівартість списаних зі складу запасів, якщо застосовується метод оцінки запасів за середньозваженою собівартістю.

Записи у відомість 5.1 заносяться на підставі документів (звітів), в яких узагальнені надходження до матеріально відповідальних осіб (складів, цехів, дільниць) виробничих запасів та їх витрачання, вибуття з відповідних місць зберігання за звітний період (декаду, місяць). У графі 2 видаток показується групуванням за кореспондуючими рахунками (субрахунками, статтями). Суми внутрішнього обороту (надходження, видаток) виробничих запасів (від однієї матеріально відповідальної особи до іншої, зі складу в цех, з цеху в цех, склад тощо) за місяць виділяються окремими сумами і мають бути рівними.