8.2. Облікові регістри

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, система тизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітично го обліку способом подвійного запису на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку. Регістри бухгалтерського обліку відкриваються за всіма операціями, за якими є первинні документи на даному підприємстві, з метою їх узагальнення та систематизації.

Регістри повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізви ща і підпис осіб, що брали участь у їх складанні. Усі господарські операції повинні бути відображені в регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяють на:

Відомості — окремі аркуші визначеного графлення, в які заноситься інформація за певний обліковий період (наприклад місяць). До відомостей відносять журнали та ві домості до них, які складаються на підприємстві щомісяця. Відокремленість відомос тей дозволяє користуватися ними кільком працівникам одночасно (табл. 8.1).

Книги — зброшуровані аркуші визначеного графлення, в які заноситься аналіти чна або систематизована й узагальнена інформація за період, більший від 1 місяця. Бухгалтерські книги відкриваються на один або кілька років. їх сторінки нумеру ються. На останній сторінці вказується кількість пронумерованих сторінок, підпис керівника, головного бухгалтера та гербова печатка підприємства. До бухгалтерсь ких книг відносять: касову книгу, головну книгу тощо.

Картки — тверді аркуші спеціального графлення та розміру, що не скріплюються між собою. Картки зберігаються у спеціальних ящиках — картотеках, наприклад: інве нтарні картки обліку основних засобів, інвентарні картки обліку матеріалів тощо.

Облікова інформація нагромаджується в регістрах із систематизацією залежно від:

• призначення та характеру запису;

• обсягу змісту;

• будови.

За призначенням та характером запису облікові регістри поділяються на: хронологічні; систематичні; комбіновані.

До хронологічних відносять регістри, в яких господарські операції реєстру ють у календарній послідовності їх здійснення. До цієї групи можна віднести: журнал реєстрації господарських операцій, журнал обліку надходження ванта жів та ін.

У систематичних облікових регістрах господарські операції групуються й уза гальнюються на відповідних синтетичних і аналітичних рахунках. До цієї групи відносять регістри синтетичного та аналітичного обліку. Наприклад, у журналі 6 «Облік доходів і результатів діяльності» визначаються доходи підприємства та ре зультати діяльності за звітний період.

Комбіновані — це регістри, в яких поєднується хронологічний та систематичний запис. Прикладом таких регістрів є Головна книга, в якій операції систематизують ся за синтетичними рахунками кожного місяця, та окремі журнали.

За обсягом змісту облікові регістри поділяються на регістри синтетичного облі ку, аналітичного обліку та комбіновані.

У регістрах синтетичного обліку здійснюється систематизація облікової інфор мації в межах окремих синтетичних рахунків. До цієї групи відносять журнали, Го ловну книгу та інші регістри.

У регістрах аналітичного обліку здійснюється нагромадження інформації в ме жах аналітичних рахунків, відкритих підприємством з урахуванням потреб деталі зації об'єктів обліку. До таких регістрів відносять книги та картки. Наприклад, ін вентарна картка обліку основних засобів, картка складського обліку матеріалів, оборотно-сальдова відомість обліку запасів та ін.

Облікові регістри часто поєднують дані синтетичного та аналітичного обліку. У такому випадку вони вважаються комбінованими. Прикладом таких регістрів є відомості 3.1—3.6, та журнал № 3 «Облік розрахунків, довгострокових та поточних зобов'язань».

За будовою облікові регістри поділяються на однобічні, двобічні, шахові.

В однобічних регістрах графи для відображення дебетових і кредитових записів розміщені поряд на одній частині аркуша. Наприклад, це регістри аналітичного об ліку.

Двобічні регістри складаються з двох однакових частин. Ліва частина передба чена, як правило, для відображення дебетових записів, права — кредитових. Вико ристовуються у випадках, коли кількість дебетових і кредитових записів приблизно однакова.

Шахові регістри побудовані таким чином, щоб за одним записом відобража лись дебети і кредити кореспондуючих рахунків. По горизонталі у таких регіст рах відображають кредитові обороти, по вертикалі — дебетові. До цієї групи відносять шахову оборотну відомість та низку журналів за рахунками синтетич ного обліку.

Облікові регістри складаються підприємством помісячно. Послідовність їх запо внення відображена на мал. 8.2.

М

Первинні документи

Господарські операції у відомості або допоміжні аркуші-розшифровки з пер винних документів переносять після їх котирування, тобто складання бухгалтер ських проведень. Однакові за економічним змістом операції нагромаджують у ві домостях або аркушах-розшифровках, підсумки з яких переносяться в журнали. Підсумкові записи в журналах звіряються з даними первинних документів та з ві домостями. На документах, дані яких включені до облікових регістрів, проставля ють номери відповідних облікових регістрів і порядкові номери записів у них. Як що інформація з групи економічно однорідних за змістом документів заноситься у регістри загальним підсумком, то номер регістру і номер запису вказують на окре мому аркуші, який додається до зброшурованих документів.

Після взаємної перевірки правильності записів за окремими рахунками система тизовану інформацію з журналів переносять до Головної книги.

При перенесенні окремих показників з облікових регістрів у Головну книгу чи інші облікові регістри у відповідному рядку регістру роблять відповідну позначку про це.

До Головної книги переносять підсумки оборотів з журналів за кредитом корес пондуючих рахунків. У Головній книзі відображаються за кожним рахунком сальдо на початок і кінець кожного місяця; обороти за поточний місяць за кредитом цього рахунка, які наводяться однією сумою; обороти за поточний місяць за дебетом цьо го рахунка, які наводяться сумами за кореспондуючими рахунками з журналів.

На кожний синтетичний рахунок у Головній книзі відводять окрему сторінку.

Перевірка правильності записів у Головній книзі здійснюється підрахунком су ми оборотів і сальдо за всіма рахунками. Суми дебетових і кредитових оборотів, а також сальдо за дебетом і кредитом повинні бути відповідно рівні. Для перевірки правильності складання облікових регістрів підприємство може складати оборотну відомість за рахунками бухгалтерського обліку.

Головна книга ведеться підприємством протягом календарного року.

Форми журналів, відомостей, Головної книги, таблиць аналітичних даних, ар-кушів-розшифровок визначаються методичними рекомендаціями щодо застосуван ня регістрів бухгалтерського обліку, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 29 січня 2000 р. № 356 (табл. 8.1).

Облікові регістри можуть складатися за рахунками синтетичного (узагальнено го) та аналітичного (деталізованого) обліку. У регістрах аналітичного обліку (на приклад, сальдово-оборотна відомість) реєстрація об'єктів обліку ведеться в нату ральному та грошовому виразі, у регістрах синтетичного обліку — узагальнена інформація лише в грошовому виразі.

На основі даних облікових регістрів складається фінансова звітність підприємства.