8.4. Зберігання документів та регістрів

Первинні документи та облікові регістри зберігаються в бухгалтерії до складання річної звітності. Після завершення її складання та оприлюднення вони передаються в архів підприємства. Архівом є спеціально обладнана кімната, в якій можливе надійне зберігання документів і регістрів до завершення термінів їх зберігання. Документи в архіві зберігаються в терміни, визначені наказом головнбго архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41 окремо для підприємств, що передають їх у державний архів, і для тих, що не передають. Зберігання у встановлені наказом терміни здійснюється за умови, що були проведені перевірки ДПА чи вищих організацій.

Наприклад, для облікових регістрів (Головна книга, журнали, ордери, робочі таблиці), журналів реєстрації рахунків, касових ордерів, інвентарних карток обліку основних засобів — 3 роки; для річних бухгалтерських звітів — 10 років; для осо бових рахунків робітників, службовців, студентів — 75 років тощо.

Після завершення термінів зберігання документи, які не передаються в державний архів, знищуються підприємством, про що складається відповідний акт знищення. Знищення документів здійснюється комісією, визначеною наказом керівника підпри ємства. До складу комісії обов'язково залучається представник Державного архіву.

За документами, інформація з яких використовується для провадження криміна льної справи чи інших суперечок, терміни зберігання можуть бути подовжені до моменту завершення розгляду справи.