13.5. Первинний облік запасів

Усі операції надходження запасів на підприємство повинні бути оформлені первинними документами. Можливі такі напрями надходження запасів на підприємство:

• придбання у постачальника;

• придбання підзвітними особами за готівку;

• виготовлення на даному підприємстві;

• безкоштовне отримання;

• від ліквідації основних засобів та малоцінних необоротних активів;

• виявлення надлишків при проведенні інвентаризації;

• обмін на подібні та неподібні активи;

• інші напрями.

Для отримання запасів від постачальників підприємством виписується довіреність (форма № М-2, М-26). Бланки відомостей є документами суворої звітності і не можуть виготовлятися підприємством самостійно. Воно купує їх із нанесеною друкованим способом нумерацією. Наказом керівника підприємства визначається перелік працівників підприємства, які можуть отримувати довіреності. Видача кожного бланка довіреності реєструється в журналі реєстрації виданих довіреностей (форма М-3). У журналі здійснюється нумерація сторінок, він шнурується та скріплюється підписами керівника та головного бухгалтера. При видачі довіреностей у журналі вказується інформація про дату, місце та підставу їх видачі, а також строк дії довіреності. Строк дії довіреності не може перевищувати 10 днів. У бланку довіреності відображається номенклатура та кількість запасів, які має отримати його представник, та засвідчується його підпис.

Якщо виписана довіреність не використана у визначений термін, то вона повертається в бухгалтерію, анулюється і зберігається разом з журналом протягом трьох років. У журналі робиться відмітка про те, що довіреність невикористана.

Бланки довіреностей обліковуються на субрахунку 209 «Інші матеріали» за собівартістю їх придбання з одночасним обліком на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворої звітності». Списання використаних бланків доручень здійснюється на підставі акта списання бланків-доручень (форма М-2а).

Оприбуткування запасів на складі здійснюється за такими первинними документами: накладна (форма № М-11), товарно-транспортна накладна (форма № М-б), прибуткові ордери (форма № М-4), прийомні акти (форма № М-7), товарні чеки і чеки реєстраторів розрахункових операцій (при придбанні запасів за готівкові кошти). Надходження матеріалів на підприємство реєструються у журналі обліку вантажів, що надійшли (форма М-1). При оприбуткуванні їх на склад перевіряють їх відповідність кількості і якості, відображеної у супровідних документах до фактичних.

Якщо фактична наявність поставлених матеріалів відповідає укладеній угоді та супровідним документам, їх оприбуткування на склад здійснюється за документами постачальника або за прибутковим ордером (форма № М-4). Прибуткові ордери виписуються на кожну партію поставки. У випадку виявлення розбіжності фактичної поставки запасів до вказаної у супровідних документах чи в договорі складається акт про приймання матеріалів (форма № М-7). Акт складається також у випадках невідфактурованих поставок, тобто при надходженні запасів на підприємство без супровідних документів. У разі складання акта прибутковий ордер не виписується.

Після надходження запасів документи на їх оприбуткування відображаються у реєстрі приймання-здачі документів (форма М-13), який передається завідувачем складу в бухгалтерію в одному примірнику разом з первинними документами.

При надходженні на склад запасів, виготовлених власними силами, їх оприбуткування здійснюється на підставі накладної-вимоги (форма М-11). Вона складається матеріально відповідальною особою, що передає запаси у двох примірниках. Перший примірник є основою для списання запасів з матеріально відповідальної особи цеху (комірника, бригадира), другий — передається на склад для оприбуткування запасів.

На підставі перевірених документів постачальників бухгалтерією виписується картка складського обліку матеріалів (форма М-12) (на кожне найменування, вид або номенклатурний номер матеріалів), яка реєструється у реєстрі й отримує реєстраційний номер. Усі надходження і вибуття запасів завідувач складу зобов'язаний відображати в картках, виводячи залишок після кожної операції. На окремі номенклатурні номери (види) матеріалів ним виписується і прикріплюється матеріальний ярлик (форма № М-16).

Вибуття матеріальних запасів зі складу здійснюється за такими напрямками:

• відпуск на виробництво та загальновиробничі потреби;

• відпуск для задоволення адміністративних потреб;

• відпуск для задоволення потреб відділу збуту;

• списання за невідповідності критеріям визнання активом;

• безоплатна передача;

• обмін на подібні та неподібні активи;

• списання через втрати (крадіжки, псування);

• реалізація на сторону;

• інші напрямки.

Відпуск матеріалів для внутрішніх потреб здійснюється за накладними-вимогами на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № М-11) або лімітно-збірними картами (форми М-8, М-9). Лімітно-збірна карта заповнюється в двох примірниках напередодні отримання запасів виходячи з потреби в них, що визначається окремими замовленнями. Факт відпуску запасів зі складу підтверджується підписами завідувача складу й одержувача матеріалів. Завідувач складу підписується у примірнику лімітно-збірної карти, що знаходиться у завідувача складу, завідувач складу — у примірнику одержувача матеріальних цінностей.

При одноразовому відпуску матеріалів для внутрішніх потреб заповнюють акт-вимогу на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів, акт вимогу на заміну (додатковий відпуск) матеріалів.

При реалізації і безкоштовній передачі матеріалів на сторону складають накладну на відпуск товарно-матеріальних цінностей (форма М-20) або товарно-транспортну накладну (форма М-6).

Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей виписується підприємством, що здійснює їх відпуск, у трьох примірниках. У ній вказується така інформація: дата виписки, назва підприємства-постачальника, назва підприємства-покупця, номенклатура і характеристика запасів, що відпускаються, їх ціна, кількість та сума, через кого отримуються цінності, дата і номер довіреності підприємства-покупця. Дозвіл на відпуск підписує уповноважена особа підприємства та головний бухгалтер. Перший примірник накладної отримує підприємство-одержувач товарно-матеріальних цінностей, за яким здійснює їх оприбуткування, другий — залишається на складі підприємства-постачальника як підтвердження факту відвантаження цінностей, третій — залишається на пропускному пункті підприємства-постачальника для контролю за вивезенням матеріальних цінностей з підприємства.

Товарно-транспортна накладна використовується при перевезенні матеріальних цінностей вантажним автотранспортом. У ній відображають перелік усіх матеріальних цінностей, що підлягають перевезенню на даному автомобілі, та наводять їх характеристики. За неможливості переліку в товарно-транспортній накладній усієї номенклатури запасів, що будуть перевозитись, до неї додається товарна накладна, накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № 11), накладна на відпуск матеріалів (форма М-20), сертифікат. Відвантаження матеріалів покупцям здійснюється на підставі їх довіреностей (форма № М-2).

Для зіставлення фактичної наявності матеріалів на складі з їх залишками за даними обліку на підприємстві періодично проводиться інвентаризація запасів. Порядок проведення інвентаризації визначається Інструкцією з інвентаризації № 69. Для фактичного відображення матеріальних цінностей, виявлених під час інвентаризації, використовується інвентаризаційний опис (форма № М-21).

З усіма працівниками, діяльність яких безпосередньо пов'язана зі зберіганням, обробкою, відпуском (продажем) матеріальних цінностей, укладаються договори повної матеріальної відповідальності. Договори можуть бути укладені лише з особами, що досягли віку 18 років. У договорі визначаются зобовязання працівника щодо забезпечення збереження матеріальних цінностей підприємства, необхідність ведення їх обліку та складання звітності про залишки матеріальних цінностей, узяття участі в їх інвентарізації.

П

При-

дбання

за плату

Працівник здійснює відшкодування за нестачі і втрати матеріальних цінностей лише за умови, що вони стались з його вини у розмірах, передбачених чинним законодавством.

Модель руху матеріальних запасів на підприємстві подано на мал. 13.2.