10.2. Кассовые операции

Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств предприятие должно иметь кассу. В понятиях современного бухгалтерского учета касса - это обобщенное подразделение, осуществляющее и оформляющее все операции по наличному денежному обороту. На практике касса чаще всего включает в себя главную кассу и ряд оперативных касс. Главная касса выполняет функции приема, выдачи и хранения всех денежных средств и является держателем основополагающих первичных и отчетных документов по их учету. Оперативные кассы служат для приема наличных денежных средств у населения за реализуемые товары (работы и услуги) с применением контрольно-кассовых машин и/или документов строгой отчетности, а в исключительных случаях без того и другого.

Главная касса должна иметь изолированное специальное помещение, удовлетворяющее требованиям безопасности и надежности в сохранении денежных средств и документов. Она должна быть оснащена техническим оборудованием для работы с денежными купюрами.

Порядок ведения кассовых операций регламентируется Центральным Банком Российской Федерации (ЦБ РФ). Он же устанавливает требования к помещению главной кассы (в дальнейшем просто кассы).

Расчеты наличными деньгами в условиях нестабильных рыночных отношений широко распространены, что обусловлено двумя важными обстоятельствами. Во-первых, они гарантируют оперативное и точное исполнение товарных и/или платежных обязательств. Действительно, покупатель получает товар и тут же за него расплачивается. Во-вторых, поступление и расход наличности контролируется главным бухгалтером и руководством предприятия, что при очень жесткой налоговой системе неизбежно провоцирует их не показывать официально весь свой денежный оборот. В этой связи ЦБ РФ регулярно устанавливает лимит (ограничение) наличных расчетов между юридическими лицами по одной операции в день. В настоящее время, согласно указанию "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" от 14.11.2001 г. N 1050-У, лимит составляет 60 тыс. руб.

Кроме этого, проведение кассовых операций контролируют конкретные коммерческие банки, которые обслуживают данное предприятие. Каждый обслуживающий коммерческий банк и предприятие заключают между собой договор. По этому договору банк устанавливает для своего клиента-предприятия еще один лимит, а именно ограничение на остаток денег, который может находиться в кассе на конец дня. Сверх этого лимита деньги в кассе могут находиться только в дни выплаты зарплаты, пенсий, пособий, командировочных сумм и т.п. в течение 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Предприятия не имеют право накапливать в своих кассах наличные деньги для выдачи заработной платы и выплат социального характера до наступления сроков, установленных и согласованных с обслуживающими банками.

Следует иметь в виду, что, кроме всего прочего, банки заинтересованы в том, чтобы денежные средства организаций хранились бы на расчетных счетах, что позволяет им использовать их для проведения собственных коммерческих операций.

Еще одним важным элементом контроля движения наличных денежных средств в государстве является обязательное применение специальных контрольно-кассовых машин (ККМ) при осуществлении денежных расчетов с населением по торговым операциям или по оказанию бытовых услуг. Эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом. Исключение составляют только предприятия, которые в силу специфики своей работы используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки контрольно-кассовых машин. А также некоторые другие организации в связи с особенностями их местонахождения.

Документы строгой отчетности используют предприятия и организации, осуществляющие свою деятельность в следующих областях:

связь;

общественные организации;

гостиничное хозяйство;

бытовое обслуживание;

общественное питание;

сбыт;

страхование;

транспорт;

отдых и туризм;

ветеринарные учреждения;

лесное хозяйство;

производство вторичных цветных металлов;

некоторые другие.

Документы строгой отчетности составляются с применением специальных бланков, которые называются бланками строгой отчетности. Бланки имеют точно установленную форму и выпускаются специализированными предприятиями. Им присваиваются определенная серия и индивидуальный номер. У материально ответственных лиц (в том числе у кассира) они числятся на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". Экземпляры документов, составленные на этих бланках, хранятся в местах, определенных документооборотом. Один из них поступает в кассу вместе с денежной суммой.

Бланк представляет собой специальный документ, отпечатанный типографским способом, в котором предусмотрены необходимые реквизиты и выходные данные (краткое название типографии, место ее размещения, номер заказа и год его выполнения, тираж). Требования, которые предъявляются к изготовлению бланков строгой отчетности, изложены в письме Министерства финансов Российской Федерации от 23.08.2001 N 16-00-24/70.

Использование бланков не установленных образцов не допускается.

Бланки приобретаются непосредственно у поставщика или через почтовые и посреднические организации. В бухгалтерском учете они отражаются на счете 10 "Материалы" по наименованию, количеству и фактической стоимости покупки. Их учет и расходование должны сопровождаться двойным контролем. Следует обеспечить:

1) количественный складской учет, при котором в приемных ордерах содержатся сведения о количестве, наименовании, серии и номерах;

2) суммовой бухгалтерский учет, при котором в специальной книге учета в кассе организации отражаются сведения о стоимости, наименовании, серии и номерах.

Книга учета документов строгой отчетности должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и подписана руководителем и главным бухгалтером организации.

При выдаче бланков в подразделения предприятия они списываются бухгалтером на счет 25 "Общепроизводственные расходы" и одновременно приходуются на забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности". Механизм их бухгалтерского учета может быть представлен следующей совокупностью проводок:

Д 60 - К 51 - произведена оплата поставщику бланков строгой отчетности;

Д 10 - К 60 - отражена учетная стоимость бланков (без НДС);

Д 19 - К 60 - учтена сумма НДС по приобретенным бланкам;

Д 68-НДС - К 19 - осуществлен зачет с бюджетом по НДС;

Д 25 - К 10 - отражена передача бланков в подразделения;

Д 006 - переведена стоимость выданных бланков на забалансовый счет,

где: забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности", счет 10 "Материалы", счет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", счет 25 "Общехозяйственные расходы", счет 51 "Расчетные счета", счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет 68-НДС "Расчеты по НДС".

Ряд бланков строгой отчетности относится к продукции, не облагаемой НДС.

Для хранения бланков следует выделить несгораемые шкафы или металлические ящики. По окончании работы места их нахождения необходимо опечатать.

Товарные отчеты, книги учета бланков строгой отчетности и прилагаемые к ним документы, относящиеся непосредственно к сфере учета указанных бланков, хранятся в течение 5-ти лет. Затем они списываются по акту и уничтожаются, либо передаются на утилизацию организациям - заготовителям вторсырья.

Любое наличное денежное поступление (выручка от кассира-операциониста ККМ и из палаток розничного товарооборота, суммы от подотчетных лиц и покупателей, займы физических лиц, деньги из банка по чеку и т.п.) оформляется приходным кассовым ордером. Ордер выписывается на основании соответствующих оправдательных документов, на которые кассир ставит штамп с надписью "Получено" и датой. После проверки соответствия записей приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер. В учете это отражается одной из следующих проводок:

Д 50 - К 51, 62, 66, 71, 73, 75, 76 - отражен приход денег в кассу,

где: счет 50 "Касса", счет 51 "Расчетные счета", счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", счет 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", счет 75 "Расчеты с учредителями", счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Выдача денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам, по платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и другим документам, на которых стоят реквизиты расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Выдача оформляется одной из следующих проводок:

Д 20, 26, 44, 51, 60, 66, 70, 71, 73, 75, 76 - К 50 - отражен расход денег из кассы,

где: счет 20 "Основное производство", счет 26 "Общехозяйственные расходы", счет 44 "Расходы на продажу", счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", счет 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", счет 75 "Расчеты с учредителями", счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Примечание. В настоящее время бухгалтерские проводки типа Д 20, 26, 44 - К 50, связанные с выплатами из кассы физическим лицам и представителям других предприятий за услуги, оказанные производственным подразделениям организации, рекомендуется оформлять совокупностью следующих проводок:

Д 60, 76 - К 50 - оплачены из кассы услуги сторонних физических лиц и предприятий;

Д 20, 26, 44 - К 60, 76 - списаны на себестоимость продукции наличные расходы по услугам физических лиц и сторонних предприятий, где: счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". (При незначительных суммах дополнительные учетные записи, на наш взгляд, являются избыточными.)

Разрешительные документы, прилагаемые к расходному кассовому ордеру, погашаются кассиром путем постановки на них штампа с надписью "Оплачено" и датой.

Денежные средства сверх лимита кассы, установленного обслуживающим банком, предприятие обязано сдавать в обслуживающий банк. Перемещение наличных денег из кассы предприятия в дневные и вечерние кассы банка может осуществляться как с помощью сотрудников предприятия, так и через представителей банка - инкассаторов.

В первом случае необходимо разработать комплекс мер по обеспечению безопасности для сотрудников и сохранности для денежных средств при их транспортировке. Автору в свое время приходилось перевозить большие суммы торговой выручки на такси и в городском транспорте (иногда без сопровождения) для сдачи в банк. Впечатление незабываемое и совершенно излишнее для современного главного бухгалтера.

Во втором случае с банком заключается соответствующий договор. Деньги передаются инкассатору в установленное время. До его прибытия кассир готовит их к сдаче, подбирая денежные средства по купюрам, складывая их в пачки по 100 штук одного достоинства и упаковывая (перевязывая) их. Передача оформляется с помощью препроводительной ведомости, первый экземпляр которой укладывается в денежную сумку вместе с подобранными деньгами, а второй передается инкассатору. При этом в бухгалтерском учете делается следующая проводка:

Д 57 - К 50 - денежные средства из кассы сданы инкассатору,

где: счет 57 "Переводы в пути".

Возврат второго экземпляра препроводительной ведомости на предприятие после проверки в кассе банка соответствия переданной суммы записям в препроводительной ведомости, является основанием для оформления следующей проводки:

Д 51 - К 57 - переведены на расчетный счет наличные денежные средства из кассы.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственные и оперативные нужды.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. (Для командированных сотрудников - в трехдневный срок после возвращения из командировки.) Если подотчетное лицо не представило в бухгалтерию в этот срок авансовый отчет, или истратило полученные денежные средства не по назначению, выданная сумма считается доходом физического лица, с которого должен быть удержан соответствующий налог.

При оформлении приобретаемых подотчетными лицами материальных ценностей бухгалтеру следует иметь в виду следующее:

- если ценности закуплены в организации розничной торговли, то приемка их на учет производится без выделения НДС;

- если ценности закуплены в организации-изготовителе продукции или оптовой торговли, то при наличии квитанции к приходному кассовому ордеру и накладной, в которой НДС выделен отдельной строкой, приемка их на учет производится с отражением НДС.

Помарки в кассовых документах не допускаются. Выдача и приемка денег проводится строго в день составления документов.

Предприятие обязано фиксировать любой приход и расход наличных денежных средств в кассовой книге, которая должна быть единственной на предприятии. Кассовая книга шнуруется, нумеруется, опечатывается и подписывается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Записи в ней ведутся в двух экземплярах под копирку. Отрывные листы служат для отчета кассира.

Предприятия, реализующие товары населению, оформляют продажу через контрольные кассовые машины (ККМ) и фиксируют эти продажи дополнительно в журналах кассиров-операционистов данных машин.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность денег в кассе. Руководитель предприятия должен выделить для кассы соответствующее помещение, оснащенное специальным оборудованием и надежной защитой. Только в этом случае он вправе требовать от кассира полной материальной ответственности.

Касса должна проверяться (подвергаться ревизии) ежемесячно. Ревизия кассы проводится без предварительного оповещения кассира. Излишек денег в кассе приходуется в доход предприятия или бюджета (в зависимости от того, откуда исходит инициатива проверки):

Д 50 - К 68, 91 - учтена сумма излишка денежных средств в кассе,

где: счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 91 "Прочие доходы и расходы".

Недостаток денег в кассе относится на счет кассира:

Д 94 - К 50 - установлен факт недостачи денежных средств в кассе;

Д 73-2 - К 94 - отнесена сумма недостачи на кассира;

Д 70 - К 73-2 - удержана сумма недостачи из заработной платы кассира,

где: счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", субсчет 73-2 "Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Наряду с наличными расчетами в настоящее время распространяются также безналичные расчеты через кассы. Они могут производиться посредством чеков, чековых книжек и кредитных карточек. При предъявлении расчетного чека в уплату за товар контролер-кассир после тщательной проверки самого чека и просмотра паспорта предъявителя погашает чек штампом с надписью "Чек принят в уплату за товар" и пробивает сумму, указанную в чеке, через ККМ.

При предъявлении в кассу покупателем вместе с личным паспортом заполненного чека в составе чековой книжки, кассир их проверяет. Затем изымает чек из книжки, ставит на его обороте дату и подпись. Этот чек сдается вместе с денежными средствами в обслуживающий банк.

Покупка товаров при помощи кредитных карточек осуществляется таким образом. Карточка с закодированными параметрами ее владельца вставляется в щель кассового терминала, который имеет связь с банком. По каналу связи производится подтверждение платежеспособности клиента и дается команда на списание с его расчетного счета в банке суммы, набранной на терминале.

В настоящее время расчеты с помощью банковских карточек (карт) получает дальнейшее развитие. Планируется широкий выпуск следующей их номенклатуры:

кредитная карта - для расчетов в пределах установленных банком-эмитентом лимитов с удержанием процентов за предоставленный клиенту кредит;

дебетная карта - для расчетов в пределах суммы, находящейся на счете клиента;

дебетно-кредитная карта, являющаяся комбинацией двух предыдущих;

револьверная карта - для расчетов на принципах возобновляемого без дополнительного соглашения кредита клиенту (в пределах установленного лимита).

В кассе кроме наличных денежных средств могут храниться ценные бумаги (путевки, билеты, чеки, марки и т.п.). Для их учета открывается специальный субсчет 50-3 "Денежные документы" и заводится отдельная книга с выделением на каждый вид документа отдельной строки.